企業檔案現場管理制度一、總則（一）目的為加強企業檔案現場管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業內各部門及涉及檔案管理工作的所有人員。（三）基本原則1.集中統一管理原則企業檔案實行集中統一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用等工作，確保檔案管理的規范化和標準化。2.真實性原則檔案應如實反映企業各項活動的真實情況，不得篡改、偽造檔案內容。3.完整性原則全面收集企業在生產經營、行政管理等活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.安全性原則采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.方便利用原則在確保檔案安全的前提下，充分考慮檔案利用的需求，簡化手續，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，制定企業檔案管理制度并組織實施。2.負責企業各類檔案的集中統一管理，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用等工作。3.指導和監督各部門的檔案工作，對兼職檔案員進行培訓和業務指導。4.定期對檔案進行清理和鑒定，銷毀過期或無保存價值的檔案。5.參與企業重大活動和項目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整收集。6.負責檔案信息化建設，建立和維護檔案管理信息系統，實現檔案的數字化管理和網上查詢利用。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的真實、完整、準確。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案工作的日常管理，配合檔案管理部門做好檔案的移交、接收等工作。3.按照檔案管理部門的要求，定期對本部門檔案進行自查自糾，及時整改存在的問題。4.在開展各項業務活動時，同步做好檔案資料的積累和整理工作，保證檔案與業務工作的緊密銜接。（三）兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理、分類、裝訂等基礎工作，確保檔案資料的規范有序。2.按照檔案管理部門規定的時間和要求，及時將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協助檔案管理部門開展檔案的查詢、借閱等利用工作，做好相關登記記錄。4.對本部門檔案的保管情況進行定期檢查，發現問題及時報告并采取措施解決。5.參加檔案管理部門組織的業務培訓，不斷提高自身的檔案管理業務水平。三、檔案收集（一）收集范圍1.企業行政管理類檔案，包括企業設立、變更、注銷等相關文件，股東會、董事會、監事會會議記錄，企業規章制度，工作計劃與總結，各類請示與批復等。2.企業經營管理類檔案，如市場營銷方案、合同協議、財務報表、審計報告、稅務資料等。3.企業生產技術類檔案，涵蓋產品研發資料、生產工藝文件、設備圖紙與技術資料、質量檢驗報告等。4.企業人力資源類檔案，包含員工招聘、培訓、考核、薪酬福利、勞動合同等方面的資料。5.企業基本建設類檔案，涉及工程項目的立項審批文件、設計圖紙、施工資料、竣工驗收報告等。6.企業黨群工作類檔案，如黨組織建設文件、黨員檔案、工會活動資料、共青團工作記錄等。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集的責任人，按照檔案形成的規律和特點，及時收集本部門在工作中產生的各類檔案資料。2.收集的檔案應內容完整、字跡清晰、格式規范，簽字蓋章等手續齊全。3.對于重要的會議記錄、合同協議等檔案，應收集原件或與原件核對無誤的復印件，并確保復印件的真實性和完整性。4.電子文件應按照規定的格式和存儲要求進行收集，確保其可讀性和可利用性。（三）收集時間1.日常工作中形成的檔案，應在工作完成后的一個月內收集整理完畢，并移交至本部門兼職檔案員。2.對于重大活動、項目等形成的檔案，應在活動結束或項目完成后的兩個月內完成收集整理和移交工作。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和信息檢索。（二）分類標準1.采用年度機構（問題）保管期限分類法。2.先按年度將檔案分為不同年份，再按機構（問題）進行分類，最后根據保管期限分為永久、長期（30年）、短期（10年）。（三）整理方法1.文書檔案按照文件的來源、時間、內容和形式等特征，進行分類、排列、編號、編目、裝訂。每份文件應編制頁號，頁號編寫位置符合規范要求。填寫卷內文件目錄，包括文號、責任者、題名、日期、頁號等項目。編寫備考表，注明卷內文件的缺損、補充、移出、銷毀等情況。裝訂應牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。2.科技檔案按照項目、專業等進行分類，如工程項目可分為前期文件、設計文件、施工文件、竣工驗收文件等。對每份文件進行編號，建立文件目錄和索引。圖紙應折疊成A4幅面，并在右下角加蓋檔號章，注明圖號、張數等信息。3.會計檔案按照會計憑證、會計賬簿、財務報告等類別進行分類整理。會計憑證應按月裝訂成冊，封面注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖號碼等信息。會計賬簿應按年度整理，加具封面和扉頁，注明賬簿名稱、年度、冊數等。財務報告應按年度裝訂，編寫目錄。（四）整理要求1.整理工作應在兼職檔案員的指導下，由各部門相關人員共同完成，確保整理質量。2.整理后的檔案應符合規范要求，做到分類科學、排列有序、編號準確、編目清晰。3.對于不符合整理要求的檔案，應及時進行補充、修正或重新整理。五、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.庫房內應配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，檔案裝具應符合標準要求，便于檔案的存放和查找。（二）檔案上架1.檔案整理完畢后，應及時上架存放，上架時應按照分類編號順序排列，確保檔案存放有序。2.同一類別的檔案應集中存放，不同保管期限的檔案應分開存放。3.檔案上架后，應在檔案裝具上標明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于查找利用。（三）檔案保管期限1.永久保管的檔案企業設立、變更、注銷的文件材料。企業章程、股東會、董事會、監事會決議等重要文件。企業年度財務決算報告。涉及企業重大權益的合同協議。企業重要的人事任免文件。企業榮獲的省部級以上榮譽證書、獎杯等。2.長期保管的檔案（保管期限為30年）企業年度工作計劃與總結。企業各類規章制度。企業一般性的合同協議。企業員工的人事檔案（除永久保存的部分）。企業的會計憑證、會計賬簿等會計檔案。3.短期保管的檔案（保管期限為10年）企業臨時性的文件材料。企業一般性的業務報表。企業一般性的會議記錄。（四）檔案保管檢查1.檔案管理部門應定期對檔案保管情況進行檢查，檢查內容包括檔案的存放狀況、保管環境、裝具是否完好等。2.每年至少進行一次全面檢查，對發現的問題應及時采取措施進行整改，確保檔案的安全保管。3.檢查過程中應做好記錄，對檢查結果進行分析總結，不斷完善檔案保管工作。六、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門人員和檔案專家組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標準1.根據檔案的保管期限規定，結合企業實際情況，對檔案進行鑒定。2.對于已超過保管期限的檔案，應重點審查其是否仍具有查考利用價值。3.對于涉及企業重大權益、法律糾紛等重要檔案，即使超過保管期限，也應適當延長保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期清理庫存檔案，列出超過保管期限的檔案清單。2.將檔案清單提交給檔案鑒定工作小組，由工作小組對檔案進行逐一審查鑒定。3.工作小組根據鑒定結果，提出檔案的存毀意見，報企業分管領導審批。4.經審批同意銷毀的檔案，應按照規定的程序進行銷毀處理；同意繼續保存的檔案，應重新確定保管期限，并調整檔案存放位置。七、檔案統計（一）統計內容1.檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況。2.檔案的數量、種類、保管期限分布等情況。3.檔案裝具的使用情況。（二）統計方法1.建立檔案統計臺賬，由檔案管理部門專人負責記錄檔案的各項統計數據。2.定期對檔案統計數據進行匯總分析，形成檔案統計報表，向上級主管部門和企業領導匯報。（三）統計要求1.統計數據應準確、及時、完整，不得虛報、瞞報、漏報。2.檔案統計報表應按照規定的格式和時間要求報送，確保統計信息的有效傳遞和利用。八、檔案利用（一）利用范圍1.企業內部各部門因工作需要查閱檔案。2.企業員工因個人權益維護等原因查閱本人相關檔案。3.外單位因工作需要，經企業批準查閱相關檔案。（二）利用手續1.企業內部查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容等，經部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.企業員工查閱本人檔案，需攜帶有效身份證件，填寫查閱登記表，經檔案管理部門核實身份后查閱。3.外單位查閱檔案，需持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內容等，經企業分管領導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（三）利用方式1.檔案查閱一般應在檔案管理部門指定的場所進行，如需借出檔案，應嚴格履行借閱手續，明確借閱期限和歸還時間。2.檔案管理部門應根據利用者的需求，提供檔案原件、復印件或電子文檔等。3.利用者查閱檔案時，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。（四）利用登記1.檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、單位、查閱時間、查閱內容、利用方式等。2.利用登記記錄應妥善保存，以便日后查詢和統計分析。九、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案管理信息系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，降低管理成本，提升檔案服務水平。（二）數字化掃描1.對企業重要的紙質檔案進行數字化掃描，掃描分辨率應符合檔案管理要求，確保圖像清晰可讀。2.掃描后的電子文件應進行分類存儲，建立相應的索引目錄，便于快速檢索。（三）信息系統功能1.檔案管理信息系統應具備檔案錄入、查詢、借閱、統計、鑒定等功能，實現檔案管理工作的信