企業外包審批管理制度一、總則（一）目的為規范公司外包業務的審批流程，確保外包活動符合公司戰略目標、法律法規要求，保障公司利益，提高外包業務的質量和效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有外包項目，包括但不限于信息技術外包（ITO）、業務流程外包（BPO）、知識流程外包（KPO）等各類外包業務。（三）基本原則1.合法性原則：外包業務必須符合國家法律法規和政策的規定。2.效益性原則：確保外包業務能夠為公司帶來經濟效益，提高公司的運營效率和競爭力。3.風險可控原則：對外包業務可能產生的風險進行充分評估和控制，保障公司的業務安全和穩定。4.監督管理原則：建立健全的監督管理機制，對外包業務的全過程進行監督和管理。二、外包業務分類及定義（一）信息技術外包（ITO）指企業將信息技術相關的工作，如軟件開發、系統維護、數據處理等，委托給外部專業機構完成。（二）業務流程外包（BPO）企業將部分或全部業務流程，如采購、物流、客服等，外包給第三方進行管理和運作。（三）知識流程外包（KPO）涉及知識密集型的業務流程外包，如市場調研、數據分析、知識產權管理等，由專業的知識服務提供商完成。三、外包審批流程（一）需求提出1.業務部門：各業務部門根據工作需要，結合公司戰略規劃和業務目標，提出外包業務需求。需求應明確外包業務的內容、范圍、期限、預算等關鍵信息。2.填寫申請表：業務部門填寫《外包業務申請表》，詳細描述外包業務的背景、目的、具體要求以及預期效果等，并經部門負責人簽字確認。（二）初步評估1.歸口管理部門：申請表提交至歸口管理部門，歸口管理部門根據業務性質和職責范圍，對申請進行初步評估。評估內容包括外包業務的必要性、可行性、合規性等。2.組織論證：對于復雜或重大的外包項目，歸口管理部門可組織相關部門和專家進行論證，從技術、經濟、法律等方面進行綜合分析，提出評估意見。（三）審批環節1.部門審批歸口管理部門：歸口管理部門負責人對初步評估通過的申請進行審批，簽署審批意見。財務部門：財務部門對項目預算進行審核，確保預算合理、合規，并簽署意見。法務部門：法務部門對合同條款等法律事項進行審查，防范法律風險，簽署法律意見。2.高層審批：經部門審批通過的申請，提交至公司高層領導進行最終審批。高層領導根據公司整體戰略和資源狀況，做出審批決策。（四）合同簽訂1.確定供應商：審批通過后，業務部門負責按照公司采購管理相關規定，通過招標、詢價、談判等方式確定外包供應商。2.合同起草與審核：業務部門與選定的供應商起草外包合同，合同內容應明確雙方的權利義務、服務標準、價格條款、保密條款、違約責任等。合同初稿提交法務部門進行法律審核，審核通過后提交公司領導審批。3.簽訂合同：合同經公司領導審批同意后，由業務部門與供應商簽訂正式合同。（五）項目實施與監控1.項目啟動：合同簽訂后，業務部門組織召開項目啟動會議，明確項目團隊成員職責，制定項目實施計劃，確保項目順利開展。2.過程監控：項目實施過程中，業務部門負責對外包項目進行日常監控，定期檢查項目進度、質量、成本等情況。歸口管理部門可根據需要進行不定期抽查。如發現問題，及時與供應商溝通協調，督促其采取措施解決。3.溝通協調：建立有效的溝通協調機制，業務部門與供應商之間應保持密切溝通，及時解決項目實施過程中出現的問題。涉及跨部門的問題，由業務部門牽頭組織相關部門進行協調解決。（六）驗收與結算1.項目驗收：項目完成后，業務部門按照合同要求組織驗收。驗收內容包括工作成果的質量、數量、進度等方面。驗收合格后，業務部門填寫《外包項目驗收報告》。2.費用結算：財務部門根據合同約定和驗收報告，辦理費用結算手續。結算金額應與合同約定相符，如有差異，需查明原因并按規定處理。四、外包業務風險管理（一）風險識別與評估1.風險識別：在項目啟動階段，業務部門、歸口管理部門、法務部門等相關人員共同參與，對外包業務可能面臨的風險進行全面識別，包括但不限于供應商違約風險、質量風險、安全風險、法律風險、信息泄露風險等。2.風險評估：對識別出的風險進行評估，分析其發生的可能性和影響程度。根據風險評估結果，確定風險等級，為制定風險應對措施提供依據。（二）風險應對措施1.風險規避：對于高風險且無法有效控制的外包業務，應考慮放棄外包，選擇其他方式完成相關工作。2.風險降低：通過加強供應商管理、完善合同條款、建立質量監控體系等措施，降低風險發生的可能性和影響程度。3.風險轉移：對于部分風險，可通過購買保險、要求供應商提供擔保等方式進行風險轉移。4.風險接受：對于一些發生可能性較小且影響程度較低的風險，在經過充分評估后，可選擇接受風險，但需制定相應的監控措施，及時發現并處理風險事件。（三）風險監控與預警1.風險監控：建立風險監控機制，定期對已識別的風險進行跟蹤監控，及時掌握風險狀態的變化情況。2.預警設置：根據風險評估結果，設定風險預警指標和閾值。當風險指標接近或達到預警閾值時，及時發出預警信號，提醒相關部門采取應對措施。五、供應商管理（一）供應商選擇1.供應商篩選：建立供應商庫，業務部門根據外包業務需求，從供應商庫中篩選符合條件的潛在供應商。對于新的供應商，應進行嚴格的資質審查和信用評估。2.綜合評估：對篩選出的供應商進行綜合評估，評估內容包括供應商的技術能力、服務水平、價格競爭力、信譽狀況、管理能力等方面。可采用打分法等方式進行評估，選擇得分較高的供應商作為合作對象。（二）供應商考核1.考核指標：制定供應商考核指標體系，包括服務質量、項目進度、成本控制、客戶滿意度等方面。考核指標應明確、具體、可量化。2.考核周期：定期對供應商進行考核，考核周期可根據項目特點和實際情況確定，一般為季度或年度考核。3.考核結果應用：根據考核結果，對供應商進行相應的獎懲。對于考核優秀的供應商，可給予更多的合作機會和獎勵；對于考核不達標或出現嚴重問題的供應商，應及時采取措施，如警告、暫停合作、終止合同等。（三）供應商關系管理1.溝通協調：建立與供應商的定期溝通機制，及時了解供應商的工作進展和需求，協調解決合作過程中出現的問題。2.合作培訓：為供應商提供必要的培訓和指導，幫助其更好地理解公司的業務需求和標準，提高服務質量。3.合作發展：與優質供應商建立長期穩定的合作關系，共同探討合作發展機會，實現互利共贏。六、保密管理（一）保密責任1.公司員工：公司所有員工都有保守公司商業秘密和外包業務相關信息的義務。在參與外包項目過程中，應嚴格遵守公司保密制度，不得泄露任何涉及公司機密和供應商機密的信息。2.供應商：與公司簽訂外包合同的供應商，應在合同中明確保密條款，承諾對在合作過程中知悉的公司機密信息予以保密。如因供應商原因導致公司機密信息泄露，供應商應承擔相應的法律責任。（二）保密措施1.信息分類：對外包業務涉及的信息進行分類管理，明確不同級別信息的保密要求和訪問權限。2.物理隔離：對于涉及公司核心機密的信息，應采取物理隔離措施，防止信息被非法獲取。3.網絡安全：加強網絡安全防護，采取防火墻、加密技術等手段，保障信息傳輸的安全性。4.人員管理：對接觸機密信息的人員進行背景審查和培訓，提高其保密意識和技能。（三）保密監督與檢查1.定期檢查：公司定期對外包業務的保密情況進行檢查，發現問題及時整改。2.違規處理：對于