中小企業采購管理制度一、總則（一）目的為規范公司采購管理工作，確保采購活動的高效、有序進行，保證所采購物資和服務的質量，降低采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有采購活動，包括但不限于原材料、設備、辦公用品、服務等的采購。（三）基本原則1.按需采購原則：根據公司生產經營和業務發展的實際需求進行采購，避免盲目采購和重復采購。2.質量優先原則：優先選擇質量可靠、符合公司要求的物資和服務，確保公司生產經營活動的正常開展。3.價格合理原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。4.公平公正原則：采購活動應遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應商都有平等的機會參與競爭，嚴禁任何形式的不正當競爭行為。5.廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔自律的規定，不得接受供應商的賄賂、回扣等不正當利益，維護公司的利益和形象。二、采購組織與職責（一）采購決策機構公司設立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成。采購決策委員會負責審議和批準重大采購項目、采購政策和采購預算等事項，對采購工作進行指導和監督。（二）采購執行部門公司設立采購部，作為采購活動的執行部門。采購部負責具體的采購工作，包括采購計劃的制定、供應商的選擇與管理、采購合同的簽訂與執行、采購物資的驗收與付款等。（三）相關部門職責1.需求部門：負責提出采購需求，提供詳細的采購規格、數量、質量要求等信息，并對采購物資的使用情況進行跟蹤和反饋。2.財務部：負責審核采購預算、采購合同，辦理采購付款手續，對采購成本進行核算和分析。3.質量控制部門：負責對采購物資的質量進行檢驗和驗收，確保采購物資符合公司質量要求。4.法務部門：負責對采購合同進行審核，提供法律咨詢和支持，防范采購法律風險。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據生產經營和業務發展的需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物資的名稱、規格、數量、質量要求、預計到貨時間等信息，并提交部門負責人審核。2.部門負責人對采購申請進行審核，確認采購需求的合理性和必要性后，簽字批準，并提交采購部。（二）采購計劃制定1.采購部收到采購申請后，對采購需求進行匯總和分析，結合庫存情況，制定采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規格、數量、采購時間、采購方式等信息。2.采購計劃經采購部負責人審核后，提交采購決策委員會審批。采購決策委員會根據公司實際情況和市場行情，對采購計劃進行審議和批準。（三）供應商選擇與管理1.采購部根據采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，確定符合要求的供應商名單。2.采購部對入圍供應商進行實地考察和評估，了解供應商的生產能力、質量控制、價格水平、售后服務等方面的情況。根據考察評估結果，建立供應商檔案，對供應商進行分類管理。3.采購部定期對供應商進行考核評價，考核指標包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。根據考核評價結果，對供應商進行獎懲，如增加或減少采購份額、暫停合作等。（四）采購談判與合同簽訂1.采購部與選定的供應商進行采購談判，就采購物資的價格、質量、交貨期、售后服務等條款進行協商，達成一致意見后，簽訂采購合同。2.采購合同應明確雙方的權利和義務，包括物資名稱、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。采購合同經采購部負責人審核后，提交法務部門審核。3.法務部門對采購合同進行審核，確保合同條款合法合規，避免法律風險。采購合同經法務部門審核通過后，由公司法定代表人或授權代表簽字蓋章，并加蓋公司合同專用章。（五）采購訂單下達1.采購部根據采購合同，制作采購訂單，明確采購物資的名稱、規格、數量、交貨期、交貨地點等信息，并發送給供應商。2.供應商收到采購訂單后，應確認訂單內容，并按照訂單要求組織生產和發貨。采購部應跟蹤采購訂單的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保采購物資按時、按質、按量到貨。（六）采購物資驗收1.采購物資到貨前，采購部應通知質量控制部門、需求部門等相關人員做好驗收準備工作。2.采購物資到貨后，質量控制部門按照采購合同和相關標準對采購物資進行檢驗和驗收。驗收合格的物資，由質量控制部門出具驗收報告；驗收不合格的物資，質量控制部門應及時通知采購部與供應商協商處理。3.需求部門對采購物資的數量、規格、型號等進行核對，確認無誤后，在驗收報告上簽字確認。（七）采購付款1.采購物資驗收合格后，采購部應及時整理采購發票、驗收報告、采購合同等相關資料，提交財務部辦理付款手續。2.財務部根據采購合同和公司財務制度，對采購付款申請進行審核。審核通過后，按照合同約定的付款方式和時間，辦理采購付款手續。四、采購預算管理（一）預算編制1.采購部根據公司年度生產經營計劃和采購計劃，編制年度采購預算。采購預算應明確采購項目、采購金額、采購時間等信息，并提交財務部審核。2.財務部對采購預算進行審核，結合公司財務狀況和資金安排，對采購預算進行調整和完善。采購預算經財務部審核通過后，提交采購決策委員會審批。（二）預算執行與控制1.采購部應嚴格按照采購預算執行采購活動，不得超預算采購。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照預算編制程序進行申請和審批。2.財務部對采購預算的執行情況進行監控和分析，定期向采購決策委員會匯報采購預算的執行情況。發現預算執行偏差較大時，應及時采取措施進行調整和糾正。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部應定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如市場風險、質量風險、供應商風險、法律風險等。2.根據風險識別和評估結果，制定相應的風險應對措施，降低采購風險。（二）風險應對措施1.市場風險應對措施：關注市場動態，及時了解市場價格變化和供應情況，通過合理的采購策略和談判技巧，降低市場風險。2.質量風險應對措施：加強對采購物資的質量控制，嚴格按照采購合同和相關標準進行檢驗和驗收，確保采購物資的質量符合要求。3.供應商風險應對措施：建立供應商評估和管理機制，加強對供應商的考察和考核，選擇信譽良好、實力較強的供應商合作。同時，與供應商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，降低供應商風險。4.法律風險應對措施：加強對采購合同的審核和管理，確保合同條款合法合規。同時，定期組織采購人員進行法律法規培訓，提高法律意識，防范法律風險。六、采購績效評估（一）評估指標1.采購成本：包括采購物資的價格、運輸費用、倉儲費用等，評估采購成本是否合理降低。2.采購質量：評估采購物資的質量是否符合公司要求，是否滿足生產經營需要。3.交貨期：評估供應商是否按時交貨，交貨期的準確率。4.售后服務：評估供應商的售后服務質量，包括維修、更換、技術支持等方面。5.供應商管理：評估供應商的選擇、考核、管理等工作的有效性。（二）評估方法1.定期評估：采購部定期對采購績效進行評估，一般每季度或每半年進行一次。2.數據分析：通過對采購數據的統計和分析，如采購金額、采購數量、交貨期等，評估采購績效。3.問卷調查：向需求部門、質量控制部門等相關部門發放問卷調查，了解他們對采購工作的滿意度和意見建議。（三）評估結果應用1.根據采購績效評估結果，對采購部和采購人員進行獎懲。對采購績效優秀的部門和人員給予表彰和獎勵，對采購績效較差的部門和人員進行批評和處罰。2.將采購績效評估結果作為供應商選擇、考核、管理的重要依據，對績效好的供應商給予更多的合作機會，對績效差的供應商進行整改或淘汰。七、監督與檢查（一）內部監督1.公司內部審計部門定期對采購活動進行審計監督，檢查采購流程是否規范、采購合同是否合法合規、采購資金是否使用合理等。2.采購部應定期向公司管理層匯報采購工作情況，接受公司管理層的監督和指導。（二）外部監督1.公司應接受政府有關部門、行業協會