會議推廣宣傳管理制度總則目的為規范公司會議推廣宣傳工作，確保會議信息準確傳達，提升會議影響力和參與度，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司組織的各類對內、對外會議的推廣宣傳活動，包括但不限于業務研討會、產品發布會、行業峰會等。基本原則1.準確性原則：宣傳內容必須真實、準確、客觀，不得夸大或虛假宣傳。2.及時性原則：及時發布會議相關信息，確保參會人員及相關受眾能夠提前做好準備。3.針對性原則：根據會議性質、目標受眾等因素，制定有針對性的宣傳方案。4.一致性原則：宣傳內容與公司整體形象、會議主題保持一致。職責分工會議組織部門1.負責會議的策劃與組織，明確會議的目標、內容、議程等。2.提供會議相關的基礎信息，如會議主題、時間、地點、演講嘉賓、主要議題等，作為宣傳素材。3.協助宣傳部門制定宣傳方案，審核宣傳內容，確保宣傳信息與會議實際情況相符。宣傳部門1.制定會議推廣宣傳計劃，包括宣傳渠道、宣傳內容、宣傳時間節點等。2.設計制作會議宣傳資料，如海報、宣傳單頁、電子邀請函等，確保宣傳資料的設計風格與會議主題一致，內容簡潔明了、富有吸引力。3.負責會議宣傳信息的發布，通過公司官網、社交媒體平臺、郵件、短信等渠道進行廣泛傳播。4.收集整理會議宣傳效果數據，分析評估宣傳效果，及時調整宣傳策略。其他相關部門1.根據會議組織部門的要求，配合提供相關業務信息或專業資料，用于會議宣傳。2.在各自的工作范圍內，協助宣傳部門進行會議宣傳推廣，如向本部門員工傳達會議信息、邀請相關人員參會等。宣傳內容管理宣傳資料設計制作1.海報設計海報內容應突出會議主題、時間、地點、主要亮點等關鍵信息，使用簡潔明了的語言和吸引人的視覺元素，如圖片、圖表、色彩搭配等，確保海報在短時間內能夠吸引受眾的注意力。海報設計要遵循公司的視覺識別系統（VIS）規范，保持公司品牌形象的一致性。設計完成后，需經會議組織部門和宣傳部門審核，確保海報內容準確無誤、設計風格符合會議要求。2.宣傳單頁制作宣傳單頁應詳細介紹會議的背景、目的、議程安排、演講嘉賓簡介、參會收益等內容，為潛在參會人員提供全面的會議信息。宣傳單頁的排版要清晰、易讀，避免內容過于擁擠。同時，要合理運用圖片、文字等元素，增強宣傳單頁的可讀性和吸引力。宣傳單頁的制作數量應根據會議規模和宣傳需求合理確定，避免浪費。制作完成后，同樣需經相關部門審核。3.電子邀請函發送電子邀請函應包含會議的基本信息、議程安排、參會方式等內容，并設置簡潔明了的回復按鈕，方便參會人員進行確認和回復。電子邀請函的設計要注重用戶體驗，確保在不同的電子設備上都能正常顯示和操作。發送電子邀請函時，要確保收件人的郵箱地址準確無誤。同時，要根據會議的時間節點，合理安排發送時間，提前提醒潛在參會人員。宣傳文案撰寫1.官網新聞稿新聞稿應按照新聞寫作規范，突出會議的核心內容和亮點，如會議的重要成果、行業趨勢分析、嘉賓觀點等。新聞稿的語言要簡潔流暢、邏輯清晰，避免使用過于專業或生僻的詞匯。同時，要注重標題的吸引力，能夠準確概括新聞稿的主要內容，吸引讀者點擊閱讀。新聞稿撰寫完成后，需經會議組織部門和宣傳部門審核，確保內容真實、準確、客觀，符合公司的宣傳口徑。2.社交媒體文案根據不同社交媒體平臺的特點和受眾群體，撰寫有針對性的宣傳文案。例如，在微信公眾號上可以發布圖文并茂的文章，結合會議亮點和相關行業熱點，引發讀者的興趣和討論；在微博上可以發布簡潔明了的短文案，并搭配相關話題標簽，提高文案的曝光度。社交媒體文案要注重互動性，鼓勵用戶點贊、評論、分享，及時回復用戶的留言和提問，增強與用戶的溝通和互動。定期對社交媒體文案的發布效果進行分析，根據數據分析結果調整文案的撰寫策略和發布時間，提高宣傳效果。宣傳渠道管理公司官網1.在公司官網首頁設置會議專題頁面，集中展示會議的相關信息，包括會議海報、新聞稿、報名鏈接等。2.定期更新會議專題頁面的內容，如會議議程的調整、演講嘉賓的變動等，確保頁面信息的及時性和準確性。3.通過官網的搜索引擎優化（SEO）技術，提高會議專題頁面在搜索引擎中的排名，增加頁面的曝光度，吸引更多潛在參會人員訪問。社交媒體平臺1.根據會議的目標受眾和宣傳重點，選擇合適的社交媒體平臺進行宣傳，如微信公眾號、微博、LinkedIn、抖音等。2.在各社交媒體平臺上創建官方賬號，完善賬號信息，確保賬號形象與公司品牌一致。3.制定社交媒體平臺的內容發布計劃，按照一定的時間頻率發布會議宣傳信息，保持賬號的活躍度。同時，要根據不同平臺的特點和用戶喜好，調整發布內容的形式和風格，提高用戶的關注度和參與度。4.利用社交媒體平臺的廣告投放功能，如微信朋友圈廣告、微博粉絲通等，擴大會議宣傳的覆蓋面，精準定位目標受眾，提高宣傳效果。郵件營銷1.收集整理潛在參會人員的郵箱地址，建立郵件列表。郵件列表的建立要遵循合法、合規的原則，確保收件人的信息安全和隱私。2.設計制作個性化的會議郵件邀請函，根據收件人的身份和興趣，定制郵件內容，提高郵件的針對性和吸引力。3.按照郵件營銷的規范，定期向郵件列表中的潛在參會人員發送會議宣傳郵件。郵件發送時間要合理安排，避免在收件人不方便的時間段發送，以免引起反感。同時，要注意郵件的發送頻率，避免過度騷擾收件人。4.跟蹤郵件營銷的效果，分析郵件的打開率、點擊率、轉化率等指標，根據數據分析結果優化郵件內容和發送策略，提高郵件營銷的效果。短信通知1.在會議臨近時，向已報名參會人員發送短信通知，提醒參會人員會議的時間、地點、注意事項等信息。2.短信內容要簡潔明了、語言規范，避免使用過于復雜或生僻的詞匯。同時，要注意短信的發送時間，確保在合適的時間段內發送，不會對收件人造成干擾。3.記錄短信發送的情況，包括發送時間、收件人號碼、短信內容等信息，以便后續進行跟蹤和統計分析。宣傳效果評估評估指標設定1.曝光量：指宣傳信息在各個渠道上的展示次數，反映宣傳的覆蓋面。2.點擊量：指宣傳信息被用戶點擊的次數，反映用戶對宣傳內容的興趣程度。3.報名人數：指通過宣傳渠道成功報名參加會議的人數，直接體現宣傳對會議參與度的影響。4.互動量：指在社交媒體平臺上，宣傳信息的點贊數、評論數、分享數等互動數據，反映用戶與宣傳內容的互動情況和傳播效果。5.媒體報道量：指會議相關信息在媒體上的報道次數和報道質量，體現會議的媒體關注度和影響力。評估周期與方法1.評估周期對于短期會議，在會議結束后一周內進行宣傳效果評估。對于長期會議或系列會議，根據會議的不同階段，定期進行宣傳效果評估，如每兩周或每月評估一次。2.評估方法利用各宣傳渠道提供的數據分析工具，收集曝光量、點擊量、互動量等數據，并進行整理和分析。統計會議報名系統中的報名人數，與宣傳渠道的引流數據進行對比分析，評估宣傳對報名人數的貢獻。監測媒體報道情況，收集媒體報道的鏈接、報道內容等信息，分析報道的媒體類型、報道角度、報道影響力等。結果反饋與改進1.根據宣傳效果評估結果，撰寫評估報告，詳細分析各項評估指標的完成情況，總結宣傳工作的優點和不足之處。2.將評估報告及時反饋給會議組織部門和宣傳部門，共同討論分析宣傳效果不佳的原因，制定針對性的改進措施。3.根據改進措施，調整后續會議的宣傳策略和宣傳內容，優化宣傳渠道的選擇和使用，不斷提高會議推廣宣傳的效果。會議現場宣傳管理現場布置1.根據會議主題和風格，設計會議現場的宣傳布置方案，包括海報張貼、展架擺放、資料發放等。2.確保會議現場的宣傳布置與會議整體氛圍相協調，突出會議的重點和亮點，為參會人員提供良好的視覺體驗。3.在會議現場設置咨詢臺，安排專人負責解答參會人員的疑問，提供會議相關資料和服務。資料發放1.準備充足的會議宣傳資料，如會議手冊、宣傳單頁、名片夾等，并按照參會人員的座位安排或簽到順序進行有序發放。2.確保宣傳資料的內容準確、完整，發放過程中要注意禮貌和秩序，避免出現資料短缺或混亂的情況。3.收集參會人員對宣傳資料的反饋意見，及時記錄并反饋給相關部門，以便對宣傳資料進行改進和優化。互動環節1.在會議現場設置適當的互動環節，如抽獎、問答、合影等，增加參會人員的參與度和積極性。2.利用互動環節進行會議宣傳，如在抽獎環節中宣傳會議的后續活動或下一次會議的信息，在問答環節中引導參會人員關注會議的重點內容和亮點。3.對互動環節的效果進行評估，收集參會人員的反饋意見，為后續會議的互動環節設計提供參考。保密管理宣傳內容保密1.對于會議中涉及的敏感信息、商業機密、未公開的研究成果等，在宣傳過程中要嚴格保密，不得泄露給無關人員。2.宣傳部門在設計制作宣傳資料和撰寫宣傳文案時，要對涉及保密內容的部分進行特殊處理，確保信息安全。3.加強對宣傳人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密協議，明確保密責任。宣傳渠道安全1.確保宣傳渠道的安全性，防止宣傳信息被惡意篡改或泄露。定期對宣傳渠道進行安全檢查和維護，及時發現并解決安全隱患。2.在使用社交媒體平臺進行宣傳時，要注意遵守平臺的規定和政策，保護公司的賬號安全