企業(yè)現(xiàn)金采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范企業(yè)現(xiàn)金采購行為，加強現(xiàn)金采購管理，確保采購活動的合法性、合規(guī)性、合理性和有效性，保障企業(yè)資金安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)所有涉及現(xiàn)金采購的部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：現(xiàn)金采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部規(guī)定。2.合規(guī)性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和審批權(quán)限進行采購操作。3.合理性原則：根據(jù)實際需求進行采購，避免盲目采購和浪費。4.安全性原則：確保現(xiàn)金在采購過程中的安全，防止出現(xiàn)現(xiàn)金丟失、被盜等情況。二、采購申請與審批（一）采購需求提出1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《現(xiàn)金采購申請表》，詳細注明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、用途等信息。2.對于緊急采購需求，應(yīng)在申請表中注明緊急原因，并盡可能提前提交申請。（二）部門負責(zé)人審核1.部門負責(zé)人對采購申請的必要性、合理性進行審核。2.審核內(nèi)容包括采購需求是否與部門業(yè)務(wù)相符、預(yù)算是否合理、是否有替代方案等。3.如審核通過，部門負責(zé)人在申請表上簽字確認；如審核不通過，應(yīng)注明原因并退回申請。（三）財務(wù)部門審核1.財務(wù)部門對采購申請的預(yù)算金額進行審核，確保采購資金在預(yù)算范圍內(nèi)。2.檢查是否有足夠的現(xiàn)金余額用于本次采購。3.審核通過后，財務(wù)部門在申請表上簽字蓋章。（四）審批權(quán)限1.采購金額在[X]元以下的，由部門負責(zé)人和財務(wù)部門負責(zé)人審批。2.采購金額在[X]元至[X]元之間的，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購金額在[X]元以上的，由總經(jīng)理審批。三、采購實施（一）采購人員確定1.根據(jù)采購申請，由采購部門指定專人負責(zé)現(xiàn)金采購工作。2.采購人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)能力，熟悉采購流程和相關(guān)法律法規(guī)。（二）采購詢價1.采購人員通過多種渠道進行詢價，包括市場調(diào)研、供應(yīng)商報價、招標(biāo)等方式。2.至少向三家以上供應(yīng)商獲取報價，并對報價進行比較和分析。3.記錄詢價過程和結(jié)果，填寫《采購詢價記錄單》。（三）供應(yīng)商選擇1.根據(jù)詢價結(jié)果，綜合考慮供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、信譽、交貨期等因素，選擇合適的供應(yīng)商。2.與選定的供應(yīng)商簽訂《現(xiàn)金采購合同》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.合同內(nèi)容應(yīng)包括采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、付款方式等條款。（四）現(xiàn)金支付1.采購人員按照合同約定的付款方式，準(zhǔn)備好現(xiàn)金。2.在支付現(xiàn)金前，應(yīng)再次核對采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與合同一致。3.采購人員和財務(wù)人員共同前往供應(yīng)商處進行現(xiàn)金支付，并要求供應(yīng)商出具收款收據(jù)。4.收款收據(jù)應(yīng)注明收款日期、金額、用途、供應(yīng)商名稱等信息，并加蓋供應(yīng)商公章。（五）采購驗收1.采購物品或服務(wù)到貨后，由采購申請部門負責(zé)組織驗收。2.驗收人員應(yīng)根據(jù)合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對采購物品或服務(wù)的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等進行檢驗。3.如驗收合格，驗收人員在《采購驗收單》上簽字確認；如驗收不合格，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并記錄相關(guān)情況。四、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.企業(yè)內(nèi)部審計部門定期對現(xiàn)金采購活動進行監(jiān)督檢查。2.檢查內(nèi)容包括采購申請與審批流程是否合規(guī)、采購詢價與供應(yīng)商選擇是否合理、采購合同是否履行、現(xiàn)金支付是否安全等。3.對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）外部審計1.企業(yè)應(yīng)接受外部審計機構(gòu)的審計，配合審計工作。2.外部審計機構(gòu)對企業(yè)現(xiàn)金采購管理制度的執(zhí)行情況進行審計，并出具審計報告。3.根據(jù)審計報告，及時改進和完善現(xiàn)金采購管理制度。五、財務(wù)處理與記錄（一）財務(wù)入賬1.財務(wù)人員根據(jù)采購合同、收款收據(jù)、采購驗收單等原始憑證，及時進行賬務(wù)處理。2.按照財務(wù)會計準(zhǔn)則，將采購支出準(zhǔn)確記錄到相應(yīng)的會計科目中。（二）檔案管理1.采購部門負責(zé)收集、整理采購過程中的相關(guān)文件和資料，包括采購申請表、采購詢價記錄單、采購合同、收款收據(jù)、采購驗收單等。2.定期將采購檔案移交企業(yè)檔案管理部門進行歸檔保存，確保檔案的完整性和安全性。六、風(fēng)險防范與控制（一）現(xiàn)金安全風(fēng)險1.加強對采購人員的現(xiàn)金安全培訓(xùn)，提高安全意識。2.在現(xiàn)金支付過程中，采取必要的安全防范措施，如兩人以上同行、使用安全交通工具等。3.如發(fā)生現(xiàn)金丟失或被盜等情況，應(yīng)及時報警，并向企業(yè)相關(guān)部門報告。（二）供應(yīng)商風(fēng)險1.建立供應(yīng)商評估和管理機制，定期對供應(yīng)商進行評估和考核。2.關(guān)注供應(yīng)商的經(jīng)營狀況和信譽變化，及時調(diào)整合作策略。3.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)及時采取措施，維護企業(yè)合法權(quán)益。（三）合規(guī)風(fēng)險1.加強對采購人員的法律法規(guī)培訓(xùn)，確保采購活動合法合規(guī)。2.定期對現(xiàn)金采購管理制度進行審查和修訂，及時發(fā)現(xiàn)和解決制度執(zhí)行過程中存在的問題。3.積極配合監(jiān)管部門的檢查和監(jiān)督，主動整改存在的問題。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按照規(guī)定的流程和審批權(quán)限進行采購申請和審批的。2.在采購過程中存在舞弊行為，如收受供應(yīng)商賄賂、謀取私利等。3.未按照合同約定支付現(xiàn)金或未及時進行賬務(wù)處理的。4.違反現(xiàn)金采購管理制度的其他行為。（二）處理措施1.對于輕微違規(guī)行為，給予警告、批評教育等處理。2.對于嚴(yán)重違規(guī)行為，視情節(jié)輕重給予罰款、降職、撤職等處理；構(gòu)成違法犯罪的，依法追究法律責(zé)任。八、附則（一）解釋權(quán)本制度由企業(yè)[具體部門]負責(zé)解