hse文件化管理制度一、總則（一）目的為加強公司健康、安全與環境（HSE）管理，規范HSE文件化管理工作，確保HSE管理體系有效運行，保障員工生命健康、企業財產安全和環境保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、各項目的HSE文件化管理工作。（三）引用文件1.《中華人民共和國安全生產法》2.《中華人民共和國環境保護法》3.《企業安全生產標準化基本規范》4.相關行業HSE管理標準和規范（四）術語和定義1.HSE文件：是指公司為實施HSE管理而制定的各類文件，包括管理手冊、程序文件、作業文件、記錄等。2.管理手冊：闡述公司HSE方針、目標、承諾及HSE管理體系要素的綱領性文件。3.程序文件：規定完成某項HSE活動所應遵循的途徑和方法的文件。4.作業文件：為指導具體作業活動而制定的文件，如操作規程、作業指導書、檢查表等。5.記錄：為證明HSE管理體系的運行、活動或結果而留下的憑證。二、職責（一）HSE管理部門1.負責HSE文件化管理工作的歸口管理，制定HSE文件化管理的相關規定和流程。2.組織編制、修訂和審核HSE管理手冊、程序文件。3.指導、監督各部門編制和管理作業文件及記錄。4.負責HSE文件的發放、回收、歸檔和保管。5.定期對HSE文件進行評審和更新，確保文件的有效性和適用性。（二）各部門1.負責本部門作業文件的編制、修訂和審核，并報HSE管理部門備案。2.組織本部門員工學習和執行相關HSE文件。3.負責本部門HSE文件的收集、整理和保管，按要求及時向HSE管理部門移交記錄。4.根據實際工作需要，提出HSE文件修訂的建議。（三）員工1.嚴格遵守公司HSE文件的規定，正確執行各項HSE作業要求。2.及時反饋HSE文件執行過程中存在的問題。3.參與HSE文件的學習和培訓，不斷提高自身的HSE意識和技能。三、文件分類與編號（一）文件分類1.管理手冊：公司級HSE管理體系的核心文件，以“QMHSE”表示。2.程序文件：以“QPHSEXX”表示，其中“XX”為程序文件的順序號。3.作業文件：操作規程：以“SOPHSEXXXX”表示，第一個“XX”為部門代碼，第二個“XX”為操作規程順序號。作業指導書：以“WIHSEXXXX”表示，第一個“XX”為部門代碼，第二個“XX”為作業指導書順序號。檢查表：以“CLHSEXXXX”表示，第一個“XX”為部門代碼，第二個“XX”為檢查表順序號。4.記錄：以“RHSEXXXX”表示，第一個“XX”為部門代碼，第二個“XX”為記錄順序號。（二）編號規則1.文件編號由文件類別代碼、年份、順序號組成。例如：QPHSE012023，表示2023年發布的第01號程序文件。2.記錄編號中的年份采用四位數字表示，順序號為三位數字。例如：RHSE010012023，表示2023年第001號部門（代碼為01）的記錄。四、文件編制與修訂（一）編制原則1.符合國家法律法規、行業標準和公司實際情況。2.內容完整、準確、清晰，具有可操作性。3.與公司其他管理體系文件相協調。（二）編制流程1.管理手冊和程序文件：HSE管理部門根據公司HSE方針、目標和管理要求，確定編制計劃。組織相關人員進行編寫，編寫過程中充分征求各部門意見。編寫完成后，由HSE管理部門審核，公司主管領導批準發布。2.作業文件：各部門根據本部門工作內容和流程，確定作業文件編制計劃。組織本部門人員編寫，編寫完成后報部門負責人審核。審核通過后，報HSE管理部門備案。（三）修訂要求1.當國家法律法規、行業標準發生變化，公司HSE方針、目標調整，或文件執行過程中發現問題時，應及時對文件進行修訂。2.文件修訂的流程與編制流程相同。3.修訂后的文件應注明修訂日期和修訂內容。五、文件發放與回收（一）發放范圍1.管理手冊發放至公司領導、各部門負責人。2.程序文件發放至相關部門和崗位人員。3.作業文件發放至本部門相關崗位人員。4.記錄根據實際需要發放至相關部門和崗位。（二）發放方式1.文件以紙質版和電子版兩種形式發放。紙質版文件由HSE管理部門統一印刷，電子版文件通過公司內部網絡共享平臺發布。2.發放時應填寫《文件發放登記表》，注明文件名稱、編號、發放部門、發放日期、領取人等信息。領取人應簽字確認。（三）回收要求1.當文件作廢或修訂后，原文件需要回收。2.回收時，HSE管理部門應填寫《文件回收登記表》，注明回收文件的名稱、編號、回收部門、回收日期等信息。回收人應簽字確認。3.作廢文件應進行標識和妥善保管，防止誤用。六、文件培訓與學習（一）培訓計劃1.HSE管理部門每年制定HSE文件培訓計劃，明確培訓內容、培訓對象、培訓時間和培訓方式等。2.培訓計劃應根據公司HSE管理需求和員工實際情況進行制定。（二）培訓方式1.集中培訓：針對通用性較強的HSE文件，組織全體員工進行集中培訓。2.部門培訓：各部門根據本部門工作特點，組織本部門員工進行專項培訓。3.現場培訓：結合實際工作現場，對員工進行操作技能和HSE文件應用的培訓。（三）培訓記錄1.每次培訓應填寫《培訓記錄表》，記錄培訓時間、培訓地點、培訓內容、培訓講師、參加人員等信息。2.培訓記錄應妥善保管，作為員工培訓檔案的一部分。七、文件使用與保管（一）使用要求1.員工應妥善保管所領取的HSE文件，不得丟失、損壞或擅自轉借他人。2.在工作中應嚴格按照HSE文件的規定進行操作，確保工作符合HSE要求。3.當發現文件存在疑問或不明確的地方時，應及時向文件編制部門或HSE管理部門咨詢。（二）保管職責1.HSE管理部門：負責管理手冊、程序文件的保管，建立文件保管臺賬，定期對文件進行清查和核對。2.各部門：負責本部門作業文件和記錄的保管，建立相應的保管臺賬，確保文件和記錄的完整性和可追溯性。（三）保管環境文件應存放在干燥、通風、防火、防潮的場所，防止文件損壞或丟失。電子版文件應定期進行備份，防止數據丟失。八、文件評審與更新（一）評審周期1.管理手冊和程序文件每年進行一次全面評審。2.作業文件根據實際情況適時進行評審，一般每兩年至少評審一次。（二）評審內容1.文件的適用性、有效性和充分性。2.與國家法律法規、行業標準的符合性。3.與公司其他管理體系文件的協調性。4.文件執行過程中存在的問題及改進建議。（三）更新流程1.根據評審結果，由HSE管理部門或相關部門提出文件更新申請。2.申請經審核批準后，按照文件編制與修訂流程進行更新。3.更新后的文件應及時發放至相關部門和人員，并做好記錄。九、記錄管理（一）記錄的分類與標識1.記錄分為質量記錄、環境記錄和職業健康安全記錄。2.記錄應進行標識，標識內容包括記錄名稱、編號、日期、填寫人等。（二）記錄的填寫要求1.記錄應及時、準確、完整地填寫，不得漏填、錯填或偽造。2.填寫應使用鋼筆、中性筆或計算機打印，字跡應清晰、工整。3.記錄如有修改，應在修改處簽字或蓋章，并注明修改日期。（三）記錄的收集與整理1.各部門應定期收集本部門的記錄，按照類別和時間順序進行整理。2.整理后的記錄應裝訂成冊或采用電子文檔形式保存，便于查閱和管理。（四）記錄的保存期限1.質量記錄的保存期限按照質量管理體系要求執行。2.環境記錄和職業健康安全記錄的保存期限一般為三年，但法律法規有特殊要求的除外。（五）記錄的查閱與銷毀1.因工作需要查閱記錄時，應填寫《記錄查閱申請表