中學外事接待管理制度一、總則（一）目的為規范中學外事接待工作，加強對外交流與合作，展示學校良好形象，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于學校與國外教育機構、學校、團體等開展外事交流活動時的接待工作。（三）基本原則1.熱情友好：以熱情、真誠的態度接待來訪外賓，展現中國中學生的良好風貌。2.規范有序：接待工作要遵循一定的程序和規范，確保各項活動順利進行。3.安全第一：保障外賓在學校期間的人身安全和財產安全。4.注重實效：通過外事接待，促進教育教學交流與合作，提升學校的國際影響力。二、接待組織與職責（一）外事接待工作領導小組成立以校長為組長，分管副校長為副組長，相關部門負責人為成員的外事接待工作領導小組。領導小組負責統籌協調外事接待工作，制定接待方案，審核重要接待事項。（二）各部門職責1.校長辦公室負責外事接待工作的總體協調和安排。審核接待方案，報領導小組審批。協助學校領導做好與外賓的會見、會談等活動。2.國際交流處具體負責外事接待工作的組織實施。與外賓進行前期溝通，了解來訪目的、行程安排等信息。制定詳細的接待計劃，安排接待日程。負責翻譯工作，確保交流順暢。3.教務處協助安排與教學相關的交流活動，如聽課、講座等。提供學校教學成果、課程設置等方面的資料。4.學生處組織學生參與外事接待活動，如歡迎儀式、文化交流等。負責學生的禮儀培訓，展示學生良好形象。5.后勤管理處負責外賓的食宿安排，確保飲食衛生、住宿舒適。做好學校環境衛生和安全保衛工作。6.財務處負責外事接待經費的預算編制和審核。按照規定報銷接待費用。三、接待準備（一）信息溝通1.國際交流處提前與外賓或其所屬機構取得聯系，了解來訪人員的基本情況（姓名、性別、職務、人數等）、來訪目的、行程安排、特殊要求等信息。2.將了解到的信息及時反饋給外事接待工作領導小組，并與各相關部門溝通協調，共同制定接待方案。（二）接待方案制定1.接待方案應包括以下內容：接待背景和目的。來訪外賓基本情況介紹。接待日程安排（詳細到每天的活動時間、地點、內容）。陪同人員安排。活動組織與分工（各部門職責）。安全保障措施。經費預算。2.接待方案經外事接待工作領導小組審核通過后實施。（三）場地安排1.根據接待活動的需要，提前安排好會議室、教室、參觀場所等活動場地。2.對活動場地進行清潔、布置，確保環境整潔、舒適，符合外事接待要求。（四）資料準備1.準備學校宣傳資料，如學校簡介、教學成果、學生作品等，向外賓展示學校的整體形象和辦學特色。2.準備與交流活動相關的資料，如課程介紹、科研成果等，便于外賓深入了解學校情況。（五）人員培訓1.對參與接待工作的人員進行培訓，包括外事禮儀、翻譯技巧、交流內容等方面的培訓，提高接待人員的業務水平和綜合素質。2.對學生進行禮儀培訓，如見面禮儀、交談禮儀、餐桌禮儀等，讓學生了解外事交往的基本規范。（六）經費預算1.財務處根據接待方案編制經費預算，預算內容包括住宿費、餐飲費、交通費、參觀費、禮品費等各項費用。2.經費預算經學校領導審批后執行，嚴格控制接待費用，杜絕鋪張浪費。四、接待流程（一）迎訪1.根據外賓的行程安排，提前安排車輛前往機場、車站等地點迎接。2.迎接人員佩戴標識，在指定地點等候外賓。外賓到達后，迎接人員主動上前迎接，與外賓握手、問候，幫助外賓提取行李。3.安排專人負責外賓的途中引導，向外賓介紹沿途的城市風貌、學校周邊環境等情況。（二）入住1.迎接外賓到達學校后，引導外賓前往住宿地點辦理入住手續。2.后勤管理處安排專人協助外賓熟悉住宿環境，介紹住宿設施的使用方法，確保外賓住宿舒適。（三）歡迎儀式1.根據接待方案安排歡迎儀式，歡迎儀式一般在學校會議室或禮堂舉行。2.學校領導、相關部門負責人、學生代表等參加歡迎儀式。3.歡迎儀式內容包括學校領導致辭、學生表演節目、贈送紀念品等環節，表達對來訪外賓的歡迎和友好之情。（四）交流活動1.根據外賓來訪目的和接待方案，安排豐富多彩的交流活動，如參觀校園、聽課、開展學術講座、組織文化交流活動等。2.在交流活動中，各部門按照職責分工，做好組織協調工作，確保活動順利進行。3.國際交流處安排專人負責翻譯工作，保障交流順暢。同時，安排專人負責活動記錄，如拍照、錄像等，留存資料。（五）宴請1.根據外事接待規定和實際情況，安排宴請活動。宴請一般安排在學校食堂或校外合適的餐廳。2.確定宴請菜單時，要考慮外賓的飲食習慣和宗教信仰，注重飲食衛生和營養搭配。3.宴請過程中，要遵循外事禮儀規范，注意座次安排、交談禮儀等。學校領導與外賓進行友好交流，營造輕松愉快的氛圍。（六）參觀訪問1.根據接待方案，安排外賓參觀學校的教學設施、實驗室、圖書館、學生活動場所等，展示學校的辦學條件和特色。2.安排專人負責講解，向外賓介紹學校的歷史文化、教育教學成果、師資隊伍建設等情況。3.在參觀過程中，要注意維護參觀秩序，確保外賓的安全。（七）送別1.根據外賓的行程安排，提前安排車輛前往機場、車站等地點送行。2.送行人員提前到達指定地點等候外賓，與外賓進行親切交談，再次表達友好之情。3.外賓登機或上車前，送行人員與外賓握手道別，目送外賓離開。五、安全保障（一）安全責任落實1.外事接待工作領導小組負責統籌外事接待活動的安全工作，明確各部門的安全職責。2.各部門按照職責分工，做好本部門負責的接待活動環節的安全保障工作，確保外賓人身安全和財產安全。（二）安全措施制定1.制定外事接待安全應急預案，針對可能出現的突發事件，如火災、地震、交通事故、食品安全事故等，制定詳細的應對措施和處置流程。2.對活動場地進行安全檢查，確保消防設施、電氣設備等安全設施完好有效。3.加強對外賓的安全教育，提醒外賓注意人身和財產安全，遵守學校的規章制度。（三）安全檢查與監控1.在接待活動前，對活動場地、車輛等進行全面安全檢查，排除安全隱患。2.在接待活動期間，加強對活動現場的安全監控，安排專人負責巡邏，及時發現和處理安全問題。（四）應急處置1.如發生突發事件，現場工作人員應立即采取應急措施，并及時報告學校領導和相關部門。2.學校按照安全應急預案，迅速組織力量進行處置，確保外賓的生命安全和學校的正常秩序。3.事件處理完畢后，及時總結經驗教訓，對應急預案進行修訂和完善。六、禮品管理（一）禮品選擇原則1.禮品應具有中國文化特色和學校特色，能夠體現學校的辦學理念和文化底蘊。2.禮品要注重實用性，避免選擇過于昂貴或華而不實的物品。3.禮品的選擇要符合外事禮儀規范，避免出現不當或敏感的內容。（二）禮品采購與審批1.由國際交流處負責禮品的采購工作，采購過程中要嚴格遵守學校的采購制度，確保禮品質量和價格合理。2.禮品采購計劃報外事接待工作領導小組審批后實施，審批內容包括禮品種類、數量、預算等。（三）禮品贈送1.在合適的場合，如歡迎儀式、送別儀式等，由學校領導或相關人員向外賓贈送禮品。2.贈送禮品時，要注意禮儀規范，向外賓介紹禮品的文化內涵和特色，表達友好情誼。七、保密工作（一）保密責任1.參與外事接待工作的所有人員要嚴格遵守國家保密法律法規和學校保密制度，履行保密義務。2.明確各部門在保密工作中的職責，對涉及學校機密信息、外賓隱私等內容要嚴格保密。（二）保密措施1.對涉及外事接待的文件、資料、信息等進行嚴格管理，妥善保管，防止泄露。2.在交流活動中，涉及學校機密信息的內容要謹慎交流，未經學校批準，不得向外賓透露。3.加強對參與接待工作的人員的保密教育，提高保密意識，防止因疏忽或不當行為導致泄密事件發生。八、經費管理（一）經費預算編制1.財務處根據接待方案和實際需要，編制外事接待經費預算。預算要詳細列出各項費用的支出項目、金額和計算依據。2.經費預算要合理、準確，既要滿足接待工作的需要，又要嚴格控制經費支出，杜絕浪費。（二）經費審批1.外事接待經費預算經學校領導審批后執行。審批過程中，要對預算的合理性、必要性進行審核。2.接待活動結束后，相關部門要及時辦理經費報銷手續，報銷憑證要真實、合法、有效，經財務處審核后報學校領導審批報銷。（三）經費使用監督1.財務處要加強對外事接待經費使用的監督管理，定期對經費使用情況進行檢查和統計分析。2.發現經費