酒店設備采購審批流程規定

酒店設備采購審批流程規定一、總則1.目的本規定旨在建立一套規范、嚴謹且高效的酒店設備采購審批流程，確保酒店采購的設備符合經營管理需求，保證設備質量，控制采購成本，提高資金使用效率，同時加強采購過程的監督與管理，防止違規操作。2.適用范圍本規定適用于酒店內所有設備的采購審批活動，包括但不限于客房設備（如床、衣柜、電視等）、餐飲設備（如爐灶、烤箱、洗碗機等）、工程設備（如電梯、空調機組、發電機等）、辦公設備（如電腦、打印機、復印機等）以及其他各類用于酒店運營的設備。3.職責分工-使用部門：負責提出設備采購需求，對所需采購設備的功能、規格、數量等技術參數進行詳細說明，并對設備的使用和維護負責。-采購部門：負責根據使用部門的需求，尋找合適的供應商，進行詢價、比價、議價等采購談判工作，擬定采購合同，并跟進采購訂單的執行情況。-財務部門：負責對采購預算進行審核，對采購資金的支付進行審批和監控，參與采購合同的審核，確保采購活動符合財務制度和預算安排。-行政部門：負責對采購申請進行初步審核，確保申請流程的規范性，同時參與重大采購項目的供應商評估和合同審核，對采購文件進行歸檔管理。-審批領導：根據采購金額和重要性，按照既定的審批權限對采購申請和合同進行審批，確保采購決策的科學性和合理性。二、采購需求提出1.需求分析使用部門應根據酒店的經營發展規劃、實際業務需求以及設備的使用狀況，定期對設備需求進行分析。例如，隨著酒店客房數量的增加或服務標準的提升，可能需要采購新的高端客房設備；餐飲部門根據新菜品的推出或客流量的變化，可能需要采購新型的烹飪設備。2.填寫采購申請表使用部門確定設備采購需求后，需填寫詳細的《酒店設備采購申請表》。申請表應包含以下內容：-基本信息：申請部門、申請人、申請日期、預計使用日期等。-設備信息：設備名稱、品牌、型號、規格、數量、技術參數（如功率、尺寸、性能要求等）、用途說明等。-預算信息：預估單價、總價、資金來源（如年度預算、專項經費等）。-供應商信息（如有）：建議的供應商名稱、聯系方式、以往合作情況（若有）。-需求說明：闡述采購該設備的必要性、對酒店業務的影響以及預期達到的效果等。三、初步審核1.部門內部審核使用部門負責人收到采購申請表后，應對申請內容進行詳細審核。審核要點包括：-采購需求是否與部門工作目標和酒店整體戰略相符，是否存在重復采購或不合理采購的情況。-設備技術參數是否準確、完整，是否符合實際使用要求，是否有更合適的替代方案。-預算金額是否合理，是否在部門預算范圍內，如有超出預算情況，需說明原因和解決方案。審核通過后，部門負責人在申請表上簽字確認。2.行政部門初審行政部門收到使用部門提交的采購申請表后，進行初步審核。主要審核內容如下：-申請表填寫是否規范、完整，各項信息是否清晰、準確。-申請流程是否符合規定，是否有使用部門負責人簽字。-對采購需求的合理性進行初步評估，從酒店整體資源配置和管理角度出發，判斷是否有必要進行此次采購。行政部門初審通過后，將申請表流轉至采購部門。四、采購部門詢價與評估1.供應商選擇與詢價采購部門收到經初步審核的采購申請表后，根據設備類型和需求，從酒店合格供應商名錄中選取合適的供應商進行詢價。如合格供應商名錄中無合適供應商，采購部門應通過多種渠道尋找新的供應商，如網絡搜索、行業推薦、參加展會等。采購部門向供應商發出詳細的詢價函，詢價函應包含設備詳細規格、數量、交貨期、付款方式等要求。同時，要求供應商提供書面報價單，報價單應包含設備單價、總價、含稅情況、運輸費用、售后服務條款等內容。采購部門應在規定時間內收集至少三家不同供應商的報價單，以確保能夠進行充分的比價。2.供應商評估采購部門對參與報價的供應商進行綜合評估，評估內容包括：-供應商資質：審核供應商的營業執照、稅務登記證、生產許可證、經營許可證等相關證件，確保供應商具備合法經營資格。-產品質量：查看供應商提供的產品樣本、檢測報告、質量認證等文件，了解其產品質量標準和質量控制體系。如有必要，可要求供應商提供樣品進行檢驗。-價格比較：對各供應商的報價進行詳細分析，比較價格的合理性，不僅要考慮設備本身的價格，還要綜合考慮運輸費、安裝調試費、稅費、售后服務費等所有相關費用。-售后服務：了解供應商的售后服務承諾，包括質保期期限、售后服務響應時間、維修保養服務內容、配件供應情況等。良好的售后服務能夠保障設備的正常運行，降低后期使用成本。-信譽和業績：通過查詢供應商的信用記錄、客戶評價、行業口碑等方式，了解其商業信譽。同時，了解供應商過往的類似項目業績，評估其供貨能力和項目實施經驗。采購部門根據評估結果，撰寫《供應商評估報告》，推薦最合適的供應商，并將評估報告和報價單一并提交給使用部門和財務部門。五、財務部門預算審核1.預算匹配審核財務部門收到采購部門提交的資料后，首先對采購預算進行審核。對照酒店年度預算計劃和各部門預算分配情況，檢查此次采購申請的資金是否已在預算中安排。如果采購金額在預算范圍內，財務部門進一步審核預算明細，確保各項費用的計算準確合理，不存在預算高估或低估的情況。2.成本效益分析財務部門對采購項目進行成本效益分析，評估采購該設備可能帶來的經濟效益和成本支出。例如，對于新采購的餐飲設備，分析其投入使用后對菜品質量、出餐效率的提升以及由此可能帶來的營業收入增長，同時考慮設備的采購成本、運營成本（如能耗、維護保養費用等）。根據成本效益分析結果，財務部門提出專業意見，判斷采購項目是否具有經濟可行性。3.付款方式審核財務部門對采購合同中擬定的付款方式進行審核，確保付款條款符合酒店財務制度和資金管理要求。審核要點包括付款周期、預付款比例、驗收款比例、質保金比例等，避免不合理的付款安排給酒店帶來資金風險。財務部門完成審核后，在采購申請表上簽署審核意見，并將資料流轉至審批領導。六、審批流程1.分級審批權限根據采購金額大小和設備重要性，設定不同的審批權限：-一般采購項目（金額在[X]元以下）：由使用部門負責人、采購部門負責人、財務部門負責人依次審批后即可執行采購。-中等采購項目（金額在[X+1]元至[Y]元之間）：在上述部門負責人審批的基礎上，需經分管副總經理審批。-重大采購項目（金額在[Y+1]元以上）：需經過使用部門負責人、采購部門負責人、財務部門負責人、分管副總經理審批后，最終由總經理審批。對于涉及酒店核心業務或關鍵運營環節的重要設備采購，無論金額大小，均需經過總經理審批。2.審批內容審批領導主要從以下幾個方面進行審批：-采購必要性：判斷采購項目是否符合酒店的戰略規劃和業務發展需求，是否是解決當前業務問題或提升服務水平的必要舉措。-預算合理性：審核采購預算是否合理，是否存在超預算或預算浪費的情況，成本效益分析是否充分、準確。-供應商選擇：審查供應商的選擇是否經過充分的評估和比較，推薦的供應商是否具備良好的信譽、供貨能力和售后服務保障。-合同條款：對采購合同條款進行審核，確保合同條款清晰、明確，雙方權利義務對等，不存在法律風險和對酒店不利的條款。重點審核價格、交貨期、質量標準、售后服務、違約責任等關鍵條款。審批領導在充分了解相關信息后，在采購申請表和合同草案上簽署審批意見。如審批通過，采購申請進入采購執行階段；如審批不通過，審批領導應說明理由，采購申請將退回相關部門進行調整或重新評估。七、采購合同簽訂1.合同起草采購部門根據審批通過的采購申請和供應商評估結果，與選定的供應商進行合同條款的進一步洽談。在充分協商達成一致后，起草《酒店設備采購合同》。合同應包含以下主要條款：-合同雙方信息：包括酒店和供應商的名稱、地址、聯系方式等。-設備信息：詳細描述設備的名稱、品牌、型號、規格、數量、技術參數等。-價格條款：明確設備單價、總價、含稅情況、運輸費、安裝調試費等各項費用的明細及支付方式。-交貨條款：約定交貨時間、交貨地點、運輸方式、包裝要求等。-質量條款：規定設備應達到的質量標準、驗收方式、質保期期限及質保期內的售后服務內容。-付款條款：明確預付款、驗收款、質保金等各階段款項的支付比例、支付時間和支付條件。-違約責任：詳細列出雙方在合同履行過程中如出現違約行為應承擔的責任和賠償方式。-爭議解決條款：約定合同履行過程中如發生爭議的解決方式，如協商、仲裁或訴訟，并明確仲裁機構或訴訟法院的選擇。2.合同審核采購合同起草完成后，采購部門將合同草案提交給行政部門、財務部門和法務部門（如有）進行審核。-行政部門審核合同格式是否規范、條款是否完整，確保合同符合酒店行政管理要求。-財務部門審核合同付款條款是否符合財務制度和預算安排，成本核算是否準確，資金風險是否可控。-法務部門（如有）從法律專業角度審核合同條款是否合法合規，是否存在法律漏洞和風險，對合同中的法律術語、違約責任、爭議解決條款等進行重點審查，并提出修改意見。各部門審核通過后，將合同草案提交給審批領導進行最終審核。審批領導審核無誤后，授權采購部門代表酒店與供應商簽訂合同。八、采購執行與跟蹤1.采購訂單下達采購部門與供應商簽訂合同后，根據合同內容下達《采購訂單》。采購訂單應明確訂單編號、設備信息、價格、交貨期、交貨地點等關鍵信息，并發送給供應商確認。同時，采購部門將采購訂單副本分發給使用部門、財務部門和行政部門，以便各部門做好相關準備工作。2.采購跟蹤與進度反饋采購部門負責對采購訂單的執行情況進行跟蹤，定期與供應商溝通，了解設備生產進度、運輸安排等情況。如出現可能影響交貨期的問題，采購部門應及時協調供應商解決，并將相關情況反饋給使用部門和其他相關部門。供應商在設備發貨前，應提前通知采購部門預計到貨時間、運輸方式等信息。采購部門應根據這些信息，組織相關部門做好接貨準備工作。九、設備驗收1.驗收準備在設備預計到貨前，采購部門通知使用部門、工程技術人員（如有需要）等組成驗收小組。驗收小組應熟悉設備的技術參數、質量標準和驗收方法，準備好驗收所需的工具和文件。同時，采購部門應確保供應商提供設備的相關資料，如產品說明書、質量檢驗報告、合格證等。2.到貨驗收設備到貨時，驗收小組按照合同要求對設備的數量、規格、型號、外觀等進行檢查。核對設備與采購合同、采購訂單及相關資料是否一致，檢查設備包裝是否完好，有無破損、變形等情況。如發現設備數量短缺、規格不符或外觀有損壞等問題，驗收小組應及時與供應商溝通，并做好記錄。供應商應根據實際情況采取補貨、換貨或其他解決方案。3.安裝調試與性能驗收對于需要安裝調試的設備，由供應商安排專業技術人員進行安裝調試。驗收小組在安裝調試過程中進行監督，確保安裝調試工作按照規范進行。安裝調試完成后，驗收小組按照設備技術參數和質量標準對設備的性能進行測試和驗收。測試內容包括設備的運行穩定性、各項功能是否正常、生產效率是否達到要求等。如設備性能驗收不合格，驗收小組應要求供應商進行整改，直至設備達到驗收標準。4.驗收報告出具驗收工作完成后，驗收小組出具《設備驗收報告》。報告應詳細記錄驗收過程、驗收結果、存在的問題及整改情況等內容。驗收小組成員在報告上簽字確認，驗收報告一式多份，分別由采購部門、使用部門、財務部門和行政部門存檔。十、付款與結算1.付款申請設備驗收合格后，采購部門根據合同付款條款，填寫《付款申請表》，并附上采購合同、驗收報告、供應商發票等相關資料，提交給財務部門審核?！陡犊钌暾埍怼窇鞔_付款金額、付款方式、收款單位信息等內容。2.財務審核與付款財務部門收到付款申請表后，對相關資料進行審核。審核內容包括發票的真實性、合法性、有效性，合同付款條款的執行情況，驗收報告的完整性等。審核無誤后，財務部門按照酒店財務流程進行付款處理。付款完成后，財務部門將付款憑證副本分發給采購部門和行政部門，作為財務入賬和采購結算的依據。3.采購結算與檔案管理采購部門在完成付款后，對采購項目進行結算。核對采購過程中的各項費用支出，確保賬目清晰、準確。同時，采購部門將采購過程中的所有文件資料，包括采購申請表、供應商報價單、評估報告、采購合同、驗收報告、付款憑證等進行整理歸檔，以便日后查閱和審計。十一、監督與管理1.內部審計酒店內部審計部門定期對設備采購審批流程進行審計監督。審計內容包括采購需求的合理性、審批流程的合規性、供應商選擇的公正性、采購合同的執行情況、資金使用的合法性等。內部審計部門通過查閱文件資料、訪談相關人員、實地檢查等方式開展審計工作，并出具審計報告。對于審計中發現的問題，提出整改建議，督促相關部門及時整改。2.投訴處理酒店建立投訴處理機制，接受員工、供應商和客戶對設備采購審批過程中違