企業外協外購管理制度總則目的為加強公司外協外購管理，規范外協外購行為，確保外協外購產品和服務符合公司要求，保障公司生產經營活動的順利進行，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司所有外協外購活動，包括但不限于原材料采購、零部件加工、設備維修、技術服務等。基本原則1.質量優先原則：外協外購產品和服務的質量應符合公司規定的質量標準和技術要求，確保公司產品質量穩定可靠。2.成本控制原則：在保證質量的前提下，合理控制外協外購成本，降低公司運營成本，提高經濟效益。3.供應商管理原則：建立科學合理的供應商評估和選擇機制，加強與供應商的合作與溝通，確保供應商提供優質的產品和服務。4.合規合法原則：外協外購活動應遵守國家法律法規和公司內部規章制度，確保各項業務活動合法合規。職責分工采購部門1.負責制定采購計劃，根據公司生產經營需求，及時準確地采購所需的原材料、零部件等物資。2.尋找、篩選、評估和選擇合格的供應商，建立供應商檔案，并定期進行考核評價。3.與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，確保合同的有效履行。4.跟蹤采購訂單的執行情況，協調解決采購過程中出現的問題，確保物資按時、按質、按量供應。5.負責采購成本的控制和核算，進行采購價格分析和談判，降低采購成本。需求部門1.根據公司生產經營計劃，提出準確的外協外購需求，包括物資名稱、規格型號、數量、質量要求、交貨時間等。2.參與供應商的評估和選擇工作，提供技術支持和質量要求方面的意見。3.負責對外協外購產品和服務進行驗收，確保符合公司要求，并及時反饋驗收結果。4.協助采購部門處理采購過程中出現的問題，協調解決與供應商之間的糾紛。質量部門1.制定外協外購產品和服務的質量檢驗標準和檢驗流程，負責對外協外購物資進行檢驗和驗證。2.對供應商的質量管理體系進行評估和審核，確保供應商具備穩定的質量保證能力。3.參與供應商的選擇和評價工作，提供質量方面的專業意見。4.負責處理外協外購產品和服務的質量問題，跟蹤整改措施的落實情況，確保質量問題得到有效解決。財務部門1.負責審核采購合同的付款條款，確保付款方式和時間符合公司財務規定。2.對外協外購費用進行核算和報銷，監督采購資金的使用情況，確保資金安全。3.協助采購部門進行采購成本分析和控制，提供財務數據支持和建議。供應商管理供應商選擇1.供應商篩選采購部門通過多種渠道收集供應商信息，包括網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等，建立供應商信息庫。根據公司的采購需求和供應商的經營范圍、生產能力、產品質量、價格水平、服務質量等因素，對供應商進行初步篩選，確定潛在供應商名單。2.供應商評估采購部門組織相關部門（如質量部門、需求部門等）對潛在供應商進行實地考察和評估，評估內容包括供應商的生產設備、工藝流程、質量管理體系、人員資質、環保情況等。質量部門對供應商提供的樣品進行檢驗和測試，確保其質量符合公司要求。需求部門根據供應商的產品質量、交貨期、價格等方面的表現，對供應商進行綜合評價。3.供應商選擇采購部門根據供應商評估結果，選擇合格的供應商，并與其簽訂合作協議，明確雙方的權利和義務。對于重要物資的供應商，應簽訂年度框架協議，約定采購價格、交貨期、質量標準等條款，確保采購活動的穩定性和連續性。供應商考核1.考核指標質量指標：包括產品合格率、退貨率、質量投訴率等。交貨指標：包括按時交貨率、交貨準確率等。價格指標：包括采購價格的合理性、價格波動情況等。服務指標：包括售后服務響應時間、服務質量等。2.考核周期采購部門每月對供應商進行一次月度考核，每季度進行一次季度綜合考核，每年進行一次年度全面考核。3.考核方式采購部門收集供應商的相關數據，如質量檢驗報告、交貨記錄、發票等，作為考核依據。質量部門、需求部門等相關部門根據實際情況對供應商進行評價和打分，采購部門匯總各部門的考核結果，計算供應商的綜合得分。4.考核結果應用根據供應商的考核結果，采購部門對供應商進行分類管理。對于考核優秀的供應商，給予優先采購、增加采購量、延長合作期限等獎勵；對于考核不合格的供應商，發出整改通知，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，減少采購量直至終止合作。供應商淘汰1.對于出現以下情況之一的供應商，采購部門應及時予以淘汰：連續兩次季度考核不合格，且整改無效的。提供的產品或服務出現嚴重質量問題，給公司造成重大損失的。違反法律法規或公司規章制度，嚴重損害公司利益的。經營狀況惡化，無法正常履行合同義務的。2.采購部門在淘汰供應商后，應及時更新供應商信息庫，并通知相關部門停止與該供應商的合作。同時，對淘汰供應商的相關資料進行整理歸檔，以備查閱。外協外購流程采購申請1.需求部門根據公司生產經營計劃和實際需求，填寫《采購申請表》，詳細注明物資名稱、規格型號、數量、質量要求、交貨時間、用途等信息，并提交給采購部門。2.《采購申請表》應經需求部門負責人審核簽字后生效，確保申請內容真實、準確、合理。采購審批1.采購部門收到《采購申請表》后，對申請內容進行審核，核實需求的合理性和必要性。2.根據采購金額的大小，按照公司的審批權限規定，將《采購申請表》提交給相應的領導進行審批。3.審批通過后，采購部門方可開展采購活動；審批不通過的，采購部門應及時與需求部門溝通，說明原因，并根據領導意見進行調整或重新申請。采購實施1.采購部門根據審批通過的《采購申請表》，選擇合適的供應商進行采購。對于金額較大、采購周期較長或技術復雜的項目，應采用招標、詢價、競爭性談判等方式進行采購，確保采購過程公平、公正、公開。2.采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資名稱、規格型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式、違約責任等條款。3.采購部門跟蹤采購訂單的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保物資按時、按質、按量供應。如因供應商原因導致交貨延遲或質量問題，采購部門應及時要求供應商采取補救措施，并承擔相應的責任。到貨驗收1.物資到貨前，采購部門應提前通知需求部門和質量部門做好驗收準備工作。2.質量部門按照既定的質量檢驗標準和檢驗流程，對到貨物資進行檢驗和驗證。檢驗內容包括物資的外觀、數量、規格型號、質量證明文件等。3.需求部門根據采購合同和實際需求，對物資的功能、性能等進行驗收。4.驗收合格的物資，質量部門和需求部門應在《驗收單》上簽字確認；驗收不合格的物資，質量部門應出具《不合格報告》，采購部門應及時與供應商協商解決，如退貨、換貨、補貨等，并跟蹤處理結果。付款結算1.采購部門收到供應商開具的發票后，應進行審核，確保發票內容與采購合同一致，發票金額準確無誤。2.采購部門將審核通過的發票提交給財務部門，財務部門根據采購合同的付款條款和公司的財務制度進行付款審批。3.審批通過后，財務部門按照規定的付款方式和時間向供應商支付貨款，并進行賬務處理。風險管理風險識別1.采購部門、質量部門、財務部門等相關部門應定期對公司的外協外購活動進行風險識別，分析可能存在的風險因素，如供應商違約風險、質量風險、價格波動風險、法律風險等。2.針對識別出的風險因素，應進行詳細的記錄和分析，評估其發生的可能性和影響程度。風險評估1.根據風險識別的結果，采用定性或定量的方法對風險進行評估，確定風險等級。2.對于高風險等級的風險因素，應制定相應的風險應對措施，優先進行處理；對于低風險等級的風險因素，可進行適當的監控和管理。風險應對1.供應商違約風險加強供應商管理，選擇信譽良好、實力雄厚的供應商，并與其簽訂詳細的采購合同，明確違約責任。建立供應商信用檔案，定期對供應商進行信用評估，及時發現和預警供應商違約風險。在采購合同中約定適當的保證金條款或擔保措施，以降低供應商違約給公司造成的損失。2.質量風險嚴格供應商選擇和評估程序，確保供應商具備穩定的質量保證能力。加強對采購物資的質量檢驗和驗收工作，嚴格按照質量標準進行檢驗，確保不合格物資不進入公司。與供應商簽訂質量保證協議，明確質量責任和賠償方式，要求供應商對質量問題負責到底。3.價格波動風險關注市場價格動態，建立價格預警機制，及時掌握價格波動情況。在采購合同中約定價格調整條款，根據市場價格變化情況，合理調整采購價格。與供應商協商采用套期保值、簽訂長期合同等方式，鎖定采購價格，降低價格波動風險。4.法律風險加強對采購法律法規的學習和研究，確保采購活動合法合規。在采購合同簽訂前，由法務部門對合同條款進行審核，避免合同中存在法律漏洞和風險。對于重大采購項目，可聘請專業律師提供法律咨詢和服務，保障公司的合法權益。監督與檢查內部審計1.公司內部審計部門定期對外協外購活動進行審計，檢查采購流程的執行情況、合同的簽訂與履行情況、供應商管理情況、采購成本控制情況等。2.審計部門應出具審計報告，對審計中發現的問題提出整改意見和建議，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。日常監督1.采購部門應建立健全采購臺賬，詳細記錄采購活動的全過程，包括采購申請、審批、采購實施、到貨驗收、付款結算等環節的相關信息。2.質量部門、需求部門等相關部門應定期對采購物資的質量和使用情況進行跟蹤檢查，及時反饋問題，協助