代理記賬合同管理制度一、總則（一）目的為了規范公司代理記賬合同的管理，加強對代理記賬業務的監督與控制，防范財務風險，保障公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與代理記賬機構簽訂的所有代理記賬合同的管理，包括合同的簽訂、履行、變更、終止等全過程。（三）基本原則1.合法性原則：代理記賬合同的簽訂與履行必須符合國家法律法規的規定，確保合同的有效性和合法性。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上簽訂合同，明確雙方的權利和義務。3.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，嚴格履行合同約定，不得擅自變更或解除合同。4.風險防范原則：加強對代理記賬業務的風險評估與控制，采取有效措施防范財務風險。二、合同簽訂管理（一）代理記賬機構的選擇1.公司應通過多種渠道收集代理記賬機構的信息，包括網絡搜索、行業推薦、客戶評價等，對潛在的代理記賬機構進行初步篩選。2.篩選出的代理記賬機構應具備以下條件：具有合法的營業執照和代理記賬許可證。擁有專業的會計團隊，具備豐富的財務知識和實踐經驗。具有良好的信譽和口碑，無不良記錄。具備完善的內部管理制度和質量控制體系。3.公司應組織相關人員對篩選出的代理記賬機構進行實地考察，了解其辦公環境、人員配備、業務流程等情況，并與代理記賬機構的負責人及相關人員進行溝通交流，評估其是否符合公司的要求。4.根據實地考察結果，公司應綜合考慮代理記賬機構的專業能力、服務質量、收費標準等因素，選擇最合適的代理記賬機構，并與其簽訂代理記賬合同。（二）合同條款的擬定1.公司應根據代理記賬業務的特點和要求，擬定詳細的合同條款，明確雙方的權利和義務。合同條款應包括但不限于以下內容：服務內容：明確代理記賬機構為公司提供的具體服務內容，如賬務處理、稅務申報、財務報表編制等。服務期限：約定代理記賬服務的起止時間。收費標準及支付方式：明確代理記賬服務的收費標準，并約定支付方式和支付時間。雙方的權利和義務：詳細規定公司和代理記賬機構在代理記賬業務中的權利和義務，如公司應提供的資料、代理記賬機構應履行的職責等。保密條款：約定雙方對在代理記賬業務中知悉的對方商業秘密和財務信息負有保密義務。違約責任：明確雙方在合同履行過程中如出現違約行為應承擔的違約責任。爭議解決方式：約定雙方在合同履行過程中如發生爭議的解決方式，如協商解決、仲裁或訴訟等。2.合同條款應語言規范、表述清晰、邏輯嚴謹，避免出現模糊不清或歧義的條款。在擬定合同條款時，應充分考慮公司的利益和風險，確保合同條款合理、公平、公正。（三）合同審批1.代理記賬合同擬定完成后，應提交公司相關部門進行審批。審批部門包括財務部門、法務部門等。2.財務部門應重點審核合同條款是否符合公司財務管理制度的要求，收費標準是否合理，支付方式是否安全便捷等。3.法務部門應重點審核合同條款是否符合法律法規的規定，是否存在法律風險，爭議解決方式是否明確等。4.其他相關部門應根據各自的職責對合同條款進行審核，提出意見和建議。5.合同審批通過后，應由公司法定代表人或其授權代表簽字蓋章，并加蓋公司公章。（四）合同簽訂1.合同審批通過后，公司應及時與代理記賬機構簽訂合同。簽訂合同前，應確保代理記賬機構已收到合同文本，并對合同條款進行了充分的理解和確認。2.合同簽訂過程中，應嚴格按照合同審批流程進行操作，確保合同簽訂的合法性和有效性。合同簽訂后，應及時將合同副本分發給相關部門和人員，以便其了解合同內容和履行職責。三、合同履行管理（一）資料交接1.公司應按照合同約定的時間和方式，向代理記賬機構提供開展代理記賬業務所需的資料，包括但不限于原始憑證、發票、銀行對賬單等。2.資料交接過程中，雙方應填寫資料交接清單，明確交接資料的名稱、數量、日期等信息，并由雙方簽字確認。交接清單應一式兩份，雙方各執一份，作為資料交接的憑證。3.公司應確保提供的資料真實、完整、準確，如因提供資料不真實、不完整、不準確導致的一切后果，由公司承擔責任。（二）服務監督1.公司應建立對代理記賬機構服務質量的監督機制，定期對代理記賬機構的服務情況進行檢查和評估。2.監督檢查的內容包括但不限于賬務處理的準確性、稅務申報的及時性、財務報表的編制質量等。3.公司應要求代理記賬機構定期提交財務報表和稅務申報資料，以便及時了解公司的財務狀況和稅務情況。4.如發現代理記賬機構在服務過程中存在問題或違反合同約定的行為，公司應及時與代理記賬機構溝通協商，要求其限期整改。如代理記賬機構拒不整改或整改后仍不符合要求的，公司有權解除合同，并追究其違約責任。（三）溝通協調1.公司與代理記賬機構應建立良好的溝通協調機制，定期召開溝通會議，及時解決代理記賬業務中出現的問題。2.溝通會議應由公司財務部門負責人或其授權代表主持，代理記賬機構的負責人及相關人員參加。溝通會議應形成會議紀要，明確會議討論的內容、達成的共識和下一步的工作安排。3.在日常工作中，公司與代理記賬機構應保持密切的聯系，及時溝通財務信息和業務進展情況。如遇重大問題或緊急情況，雙方應及時溝通協商，共同制定解決方案。四、合同變更管理（一）變更情形1.在代理記賬合同履行過程中，如出現以下情形之一的，雙方可協商變更合同條款：法律法規或政策發生變化，導致合同無法繼續履行或部分條款需要調整。公司業務發生重大變化，需要調整代理記賬服務內容或服務期限。代理記賬機構的服務質量出現問題，需要調整收費標準或服務方式。其他不可抗力或不可預見、不可避免的因素，導致合同無法繼續履行或部分條款需要調整。2.合同變更應遵循協商一致、公平合理的原則，確保雙方的合法權益不受損害。（二）變更程序1.合同變更申請：如需要變更合同條款，應由合同一方提出書面變更申請，并說明變更的原因和內容。2.變更協商：合同另一方收到變更申請后，應及時與申請方進行協商，對變更的內容進行討論和確定。協商過程中，雙方應充分溝通各自的意見和需求，尋求達成一致的解決方案。3.變更協議簽訂：經協商達成一致后，雙方應簽訂書面變更協議，明確變更的內容、生效時間、雙方的權利和義務等。變更協議應作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。4.變更審批：變更協議簽訂后，應按照原合同審批流程進行審批。審批通過后，變更協議方可生效。五、合同終止管理（一）終止情形1.在代理記賬合同履行過程中，如出現以下情形之一的，合同可終止：合同期滿，雙方未續簽合同。雙方協商一致，提前解除合同。因不可抗力或不可預見、不可避免的因素，導致合同無法繼續履行。一方嚴重違反合同約定，另一方有權解除合同。法律法規規定的其他終止情形。2.合同終止應遵循合法、合規、合理的原則，確保雙方的合法權益得到妥善處理。（二）終止程序1.合同終止通知：如需要終止合同，應由合同一方提前[X]天書面通知另一方。通知內容應包括合同終止的原因、終止時間、雙方的權利和義務等。2.工作交接：合同終止后，雙方應按照合同約定和相關法律法規的要求，進行工作交接。工作交接內容包括但不限于賬務資料、稅務資料、財務報表等。工作交接過程中，雙方應填寫工作交接清單，明確交接資料的名稱、數量、日期等信息，并由雙方簽字確認。交接清單應一式兩份，雙方各執一份，作為工作交接的憑證。3.費用結算：合同終止后，雙方應按照合同約定進行費用結算。費用結算內容包括已提供服務的費用、未支付的費用、違約金等。費用結算完成后，雙方應簽訂費用結算協議，明確結算金額、支付方式和支付時間等。4.合同存檔：合同終止后，公司應將合同及相關資料進行整理歸檔，妥善保管。合同存檔期限應按照公司檔案管理制度的規定執行。六、違約責任管理（一）違約情形1.公司或代理記賬機構如出現以下違約情形之一的，應承擔違約責任：未按照合同約定的時間和方式提供資料或履行服務。提供的資料不真實、不完整、不準確，導致對方遭受損失。違反保密條款，泄露對方商業秘密或財務信息。擅自變更或解除合同，給對方造成損失。未按照合同約定支付費用或收取費用。其他違反合同約定的行為。2.違約責任應明確、具體，具有可操作性，以便在合同履行過程中發生違約行為時能夠及時追究違約方的責任。（二）違約責任承擔方式1.違約方應按照合同約定承擔違約責任，違約責任承擔方式包括但不限于以下幾種：繼續履行合同：要求違約方繼續按照合同約定履行義務。采取補救措施：要求違約方采取措施彌補因違約行為給對方造成的損失。賠償損失：要求違約方賠償因違約行為給對方造成的經濟損失。支付違約金：按照合同約定向對方支付違約金。其他違約責任承擔方式：如解除合同、承擔訴訟費、律師費等。2.在確定違約責任承擔方式時，應根據違約行為的性質、情節、給對方造成的損失等因素，綜合考慮選擇最合適的違約責任承擔方式，以充分保護雙方的合法權益。（三）違約處理程序1.違約行為發生后，受損方應及時向違約方發出書面通知，要求其承擔違約責任。通知內容應包括違約行為的事實、造成的損失、要求承擔的違約責任等。2.違約方收到書面通知后，應在規定的時間內回復受損方，說明違約原因和處理意見。如違約方對受