會展行業合同管理制度一、總則1.目的為加強公司合同管理，規范合同的簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司的合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司在會展業務活動中所涉及的各類合同，包括但不限于展會場地租賃合同、參展商合作合同、服務商委托合同、展品運輸合同等。3.基本原則依法簽訂原則：合同的簽訂必須遵守國家法律法規的規定，確保合同的合法性和有效性。平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上協商一致，明確各自的權利和義務。公平公正原則：合同條款應體現公平公正，不得損害任何一方的合法權益。誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，嚴格履行合同約定的各項義務。二、合同管理部門及職責1.法務部門負責合同文本的合法性審查，確保合同內容符合法律法規的要求。參與重大合同的談判，提供法律意見和建議。處理合同糾紛，維護公司的合法權益。2.業務部門負責合同的起草、洽談、簽訂等具體業務操作。對合同履行情況進行跟蹤和監督，及時解決合同履行過程中出現的問題。收集、整理合同履行過程中的相關資料，并及時歸檔。3.財務部門負責審核合同中的財務條款，確保合同的財務風險可控。按照合同約定及時辦理款項收付手續，并對合同執行情況進行財務監督。協助處理合同糾紛中的財務問題。4.行政部門負責合同印章的保管和使用，嚴格按照規定程序用印。對合同檔案進行統一管理，確保合同資料的完整性和安全性。三、合同簽訂流程1.合同起草業務部門根據業務需求，起草合同文本。合同文本應明確合同雙方的基本信息、合同標的、數量、質量、價格、履行期限、地點、方式、違約責任等主要條款。合同文本應使用規范的語言文字，避免模糊不清、歧義或容易引起爭議的表述。2.合同審核業務部門將起草好的合同文本提交給法務部門進行合法性審查。法務部門應在收到合同文本后的[X]個工作日內完成審查，并出具審查意見。業務部門根據法務部門的審查意見，對合同文本進行修改完善。如雙方對審查意見存在爭議，應及時溝通協商解決。合同文本修改完善后，提交給財務部門進行財務條款審核。財務部門應在收到合同文本后的[X]個工作日內完成審核，并出具審核意見。業務部門根據財務部門的審核意見，對合同文本進行再次修改完善。3.合同審批業務部門將經過法務和財務審核的合同文本提交給公司領導進行審批。公司領導應根據合同的性質、金額、風險等因素進行綜合審批，并簽署審批意見。對于重大合同或涉及公司重要利益的合同，應提交公司董事會或股東會進行審議批準。4.合同簽訂合同經審批通過后，由業務部門負責與合同對方當事人進行簽訂。簽訂合同時，應確保合同雙方當事人的簽字（或蓋章）真實有效，合同份數符合公司規定。行政部門負責合同印章的保管和使用。合同簽訂后，業務部門應及時將合同文本提交給行政部門，由行政部門按照規定程序用印。四、合同履行管理1.履行計劃制定業務部門應根據合同約定，制定詳細的合同履行計劃，明確各階段的工作任務、責任人、時間節點等。合同履行計劃應報公司領導審批后實施，并抄送法務、財務等相關部門。2.履行跟蹤與監督業務部門應按照合同履行計劃，對合同履行情況進行跟蹤和監督，及時掌握合同履行進度。如發現合同履行過程中出現問題或風險，應及時采取措施加以解決，并向公司領導匯報。法務部門應對合同履行情況進行法律監督，確保合同履行符合法律法規的要求。財務部門應對合同款項的收付情況進行監督，確保款項收付及時、準確。3.變更與解除合同履行過程中，如需變更合同內容，業務部門應及時與合同對方當事人協商一致，并簽訂書面變更協議。變更協議應作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。如需解除合同，業務部門應按照合同約定或法律法規的規定，及時通知合同對方當事人，并辦理相關解除手續。解除合同應簽訂書面解除協議，明確雙方的權利和義務。合同變更或解除后，業務部門應及時將相關情況通知法務、財務等部門，并對合同檔案進行相應調整。五、合同檔案管理1.檔案收集合同簽訂后，業務部門應及時將合同文本及相關資料（如合同審批表、審查意見、補充協議等）提交給行政部門進行歸檔。合同履行過程中產生的各類文件、資料（如往來信函、會議紀要、驗收報告等）也應及時提交給行政部門歸檔。2.檔案整理行政部門應按照合同類別、時間順序等對合同檔案進行整理，確保檔案資料的完整性和系統性。對合同檔案進行編號、編目，建立電子和紙質檔案索引，便于查詢和利用。3.檔案保管行政部門應設立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設備，確保合同檔案的安全保管。合同檔案應按照國家有關檔案管理的規定進行保管，保管期限根據合同性質和重要程度確定。4.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經所在部門負責人和行政部門負責人批準后，方可查閱。查閱合同檔案時，應在行政部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱人員不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞檔案。如需復印合同檔案資料，應經行政部門負責人批準，并按照規定辦理復印手續。六、合同風險防范1.風險識別與評估法務部門應定期對公司合同進行風險識別和評估，分析合同可能存在的法律風險、財務風險、市場風險等。根據風險識別和評估結果，制定相應的風險防范措施，并及時向公司領導匯報。2.風險防控措施加強合同審查：在合同簽訂前，嚴格按照本制度的規定進行合同審查，確保合同條款合法、合規、合理。完善合同條款：在合同條款中明確雙方的權利和義務、違約責任、爭議解決方式等，避免模糊不清或容易引起爭議的表述。加強合同履行監督：在合同履行過程中，密切跟蹤合同履行情況，及時發現和解決問題，防范合同風險。建立風險預警機制：對可能出現的合同風險進行實時監測和預警，及時采取措施加以防范和化解。加強員工培訓：定期組織員工進行合同管理知識培訓，提高員工的合同風險防范意識和能力。七、合同糾紛處理1.糾紛協商合同履行過程中如發生糾紛，業務部門應及時與合同對方當事人進行溝通協商，了解對方的意見和訴求，尋求解決方案。在協商過程中，應注意收集相關證據，為后續的糾紛處理做好準備。2.糾紛調解如協商不成，可根據合同約定或雙方協商一致，選擇第三方調解機構進行調解。調解機構應具備相應的資質和信譽，能夠公正、公平地處理糾紛。在調解過程中，應積極配合調解機構的工作，提供相關證據和資料，爭取達成調解協議。3.糾紛仲裁或訴訟如調解不成，可根據合同約定或法律法規的規定，選擇仲