業務傳遞發票管理制度總則目的為加強公司業務傳遞發票的管理，規范發票開具、傳遞、接收、保管等流程，確保公司財務信息的準確、完整，維護公司合法權益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內部各部門之間涉及業務傳遞發票的相關活動，包括但不限于銷售業務、采購業務、費用報銷等。基本原則1.合法性原則：業務傳遞發票的各項活動必須遵守國家稅收法律法規及相關財務制度的規定。2.真實性原則：發票內容應真實反映業務實際情況，不得虛開發票。3.準確性原則：發票開具的信息應準確無誤，包括發票抬頭、金額、稅率、商品或服務名稱等。4.及時性原則：業務發生后應及時開具和傳遞發票，確保財務核算的及時性。發票開具開具要求1.銷售業務發票銷售部門在與客戶簽訂銷售合同或協議后，應根據合同約定的付款方式、結算時間等信息，及時通知財務部門開具發票。發票開具應按照實際銷售金額、稅額等準確填寫，發票抬頭應與合同簽訂方一致。如客戶有特殊要求，需提供準確的開票信息，并經相關負責人審核確認。對于增值稅專用發票，應確保客戶提供的開票資料準確無誤，包括納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等。2.采購業務發票采購部門在收到供應商提供的貨物或服務并驗收合格后，應及時催促供應商開具發票。采購人員應審核發票的真實性、準確性和完整性，如發現發票有誤，應及時與供應商溝通更正。采購業務發票的開具應符合公司采購合同的約定，發票內容應與采購的貨物或服務相符。開具流程1.銷售業務發票開具流程銷售業務員填寫《發票開具申請單》，詳細注明客戶名稱、開票金額、發票類型（增值稅專用發票或普通發票）、商品或服務名稱、規格型號、數量、單價等信息，并提交部門負責人審核。部門負責人審核申請單內容是否與銷售合同一致，確認無誤后簽字批準。將審核通過的《發票開具申請單》交至財務部門。財務人員根據申請單內容開具發票，并在發票管理系統中進行登記。發票開具完成后，財務人員應在發票聯和抵扣聯（如有）加蓋發票專用章，并按照規定的傳遞方式將發票交給銷售部門或直接交付給客戶。2.采購業務發票開具流程采購人員收到供應商開具的發票后，應首先核對發票信息與采購合同是否一致，包括發票抬頭、金額、貨物或服務名稱等。采購人員填寫《發票審核登記表》，記錄發票號碼、開票日期、供應商名稱、發票金額等信息，并附上發票復印件，提交部門負責人審核。部門負責人審核發票的真實性、合法性及與采購業務的相關性，確認無誤后簽字批準。將審核通過的發票及《發票審核登記表》交至財務部門。財務人員再次審核發票后，辦理入賬手續。發票傳遞傳遞方式1.專人傳遞：對于重要或緊急的發票，可安排專人進行傳遞。傳遞人員應確保發票的安全，避免丟失或損壞。2.內部郵件：通過公司內部郵件系統傳遞發票電子掃描件或照片，同時附上發票開具申請單或審核登記表等相關說明文件。郵件主題應注明“發票傳遞[發票號碼][業務類型]”，以便收件人快速識別。3.快遞郵寄：對于需要郵寄給客戶或供應商的發票，應選擇正規的快遞公司，并確保發票在郵寄過程中的安全。在快遞單上應注明發票號碼、業務類型等信息，以便跟蹤查詢。傳遞流程1.銷售業務發票傳遞流程財務人員開具發票后，將發票聯和抵扣聯（如有）交給銷售部門。銷售部門根據發票的交付方式進行傳遞：若采用專人傳遞，銷售業務員應在收到發票后立即將其傳遞給客戶，并要求客戶在《發票簽收單》上簽字確認。《發票簽收單》應包括發票號碼、開票日期、發票金額、客戶名稱等信息。銷售業務員將客戶簽字后的《發票簽收單》交回財務部門存檔。若采用內部郵件傳遞，銷售業務員應將發票電子掃描件或照片發送給客戶，并在郵件中說明發票的相關信息。同時，將郵件發送記錄截圖保存，交回財務部門作為傳遞憑證。客戶收到發票后，應通過郵件或其他方式回復確認已收到發票。若采用快遞郵寄，銷售部門應填寫《發票郵寄申請表》，注明發票號碼、收件人信息、郵寄地址等內容，提交部門負責人審核。審核通過后，將申請表交至行政部門安排快遞郵寄。行政部門在快遞發出后，將快遞單號告知銷售部門，銷售部門及時通知客戶查收發票。客戶收到發票后，應在《發票簽收單》上簽字并寄回公司，銷售部門將簽收單交回財務部門存檔。2.采購業務發票傳遞流程采購人員收到供應商開具的發票后，按照發票傳遞方式進行傳遞：若采用專人傳遞，采購人員應立即將發票傳遞給財務部門，并在《發票交接單》上簽字確認。財務人員在收到發票后，對發票進行審核，如發現問題及時與采購人員溝通。若采用內部郵件傳遞，采購人員將發票電子掃描件或照片發送給財務部門，并在郵件中注明發票的相關信息及采購業務情況。同時，將郵件發送記錄截圖保存，作為傳遞憑證。財務人員收到郵件后進行審核，并回復確認已收到發票。若采用快遞郵寄，采購人員填寫《發票郵寄申請表》，注明發票號碼、供應商信息、郵寄地址等內容，提交部門負責人審核。審核通過后，將申請表交至行政部門安排快遞郵寄。行政部門在快遞發出后，將快遞單號告知采購人員，采購人員及時通知供應商發票已寄出。供應商收到發票后，應在《發票簽收單》上簽字并寄回公司，采購人員將簽收單交回財務部門存檔。發票接收接收要求1.財務部門在接收發票時，應仔細核對發票的真實性、合法性、完整性和準確性。檢查發票是否為國家稅務機關統一監制的正規發票，發票監制章、發票專用章等印章是否清晰、齊全。核實發票開具的內容是否與實際業務相符，包括發票抬頭、金額、稅率、商品或服務名稱等信息是否準確無誤。查看發票的字跡是否清晰，有無涂改、刮擦等痕跡。2.對于增值稅專用發票，還應進行以下特殊審核審核發票密碼區的密碼是否清晰、完整，是否可通過認證系統進行認證。檢查發票抵扣聯的格式是否符合規定，與發票聯內容是否一致。接收流程1.銷售業務發票接收流程財務部門收到銷售部門傳遞的發票后，按照接收要求進行審核。若發票審核無誤，財務人員在發票管理系統中進行登記，并將發票按照類別和時間順序進行整理歸檔。若發現發票存在問題，如信息錯誤、發票真偽存疑等，財務人員應及時與銷售部門溝通，要求銷售部門與客戶聯系更正或重新開具發票。2.采購業務發票接收流程財務部門收到采購部門傳遞的發票后，進行認真審核。審核通過后，財務人員根據發票金額和業務性質，按照公司財務核算要求進行賬務處理。同時，在發票管理系統中登記發票信息，并將發票及相關附件整理歸檔。如發票不符合要求，財務人員應及時通知采購部門，采購部門負責與供應商協商解決，如要求供應商重新開具發票或補充相關證明材料等。發票保管保管責任1.財務部門負責公司發票的統一保管，設立專門的發票保管崗位或指定專人負責發票的日常管理工作。2.發票保管人員應具備高度的責任心，嚴格遵守發票保管制度，確保發票的安全、完整。保管要求1.發票應存放在安全、干燥、防火、防盜的專用場所，配備必要的保險柜、文件柜等保管設備。2.按照發票種類、號碼順序進行分類存放，并建立發票登記臺賬，詳細記錄發票的購入、開具、使用、作廢、庫存等情況。3.定期對發票進行盤點清查，確保賬實相符。如發現發票丟失、被盜等情況，應立即報告公司領導，并按照規定向稅務機關等相關部門報告，采取相應的補救措施。保管期限1.已開具的發票存根聯和發票登記簿，應當保存五年。保存期滿，報經稅務機關查驗后銷毀。2.其他與發票相關的資料，如發票開具申請單、發票審核登記表、發票簽收單等，應按照公司檔案管理規定進行保管，保管期限根據公司實際情況確定，但不得少于三年。發票作廢與紅沖作廢條件1.銷售業務發票作廢發票開具錯誤，如發票抬頭、金額、稅率、商品或服務名稱等信息有誤。銷售業務終止或取消，且發票尚未交付給客戶。經客戶同意，需要對已開具的發票進行更換。2.采購業務發票作廢供應商開具的發票信息錯誤，如發票抬頭、金額、貨物或服務名稱等與實際采購情況不符。采購業務終止或取消，且發票尚未入賬。作廢流程1.銷售業務發票作廢流程銷售業務員發現發票需要作廢時，填寫《發票作廢申請單》，詳細說明作廢原因及發票號碼、開票日期、金額等信息，并提交部門負責人審核。部門負責人審核申請單內容，確認無誤后簽字批準。將審核通過的《發票作廢申請單》交至財務部門。財務人員在發票管理系統中對相應發票進行作廢操作，并在紙質發票上加蓋“作廢”章。作廢的發票應與《發票作廢申請單》一起保存，按照發票保管要求進行歸檔。2.采購業務發票作廢流程采購人員發現供應商開具的發票需要作廢時，及時與供應商溝通，要求供應商開具紅字發票沖銷原發票，并取得供應商出具的《紅字發票開具證明》。采購人員填寫《發票作廢申請單》，注明發票號碼、開票日期、供應商名稱、作廢原因等信息，提交部門負責人審核。部門負責人審核通過后，將申請單交至財務部門。財務人員根據供應商開具的紅字發票及《紅字發票開具證明》，在公司財務系統中進行相應的賬務處理，并對原發票進行作廢登記。作廢的發票及相關證明材料應妥善保管，按照檔案管理規定進行歸檔。紅沖流程1.銷售業務發票紅沖當發生銷售退回、折讓等情況需要開具紅字發票時，銷售部門應填寫《紅字發票開具申請單》，詳細說明紅沖原因、原發票號碼、開票日期、金額等信息，并附上相關證明材料，如銷售退回協議、折讓說明等，提交部門負責人審核。部門負責人審核申請單及證明材料，確認無誤后簽字批準。將審核通過的《紅字發票開具申請單》及證明材料交至財務部門。財務人員審核后，向稅務機關申請開具紅字發票通知單。收到稅務機關批準的紅字發票通知單后，財務人員根據通知單內容開具紅字發票，并在發票管理系統中進行相應登記。紅字發票開具完成后，按照發票傳遞流程將紅字發票交給客戶，并在相關業務記錄中注明紅沖情況。2.采購業務發票紅沖采購業務發生退貨、折讓等需要紅沖發票時，采購人員應及時與供應商協商，取得供應商開具的紅字發票及相關證明材料。采購人員填寫《紅字發票接收登記表》，記錄紅字發票號碼、開票日期、供應商名稱、紅沖金額等信息，并附上紅字發票復印件及證明材料，提交部門負責人審核。部門負責人審核通過后，將登記表及相關材料交至財務部門。財務人員審核后，在公司財務系統中進行相應的賬務處理，并將紅字發票及證明材料按照發票保管要求進行歸檔。監督與檢查內部審計監督1.公司內部審計部門定期對業務傳遞發票的管理情況進行審計檢查，重點檢查發票開具、傳遞、接收、保管等環節是否符合本制度規定，發票的真實性、合法性、準確性是否得到有效保障。2.審計人員通過查閱相關憑證、文件、記錄，實地盤點發票庫存等方式進行審計工作，并對發現的問題提出整改意見和建議，督促相關部門及時整改。財務部門自查1.財務部門每月對發票管理工作進行自查，檢查發票開具、傳遞、接收、保管等流程的執行情況，確保財務核算的準確性和合規性。2.自查內容包括發票開具信息的準確性、發票傳遞的及時性和完整性、發票接收的審核情況、發票保管的安全性等。對自查中發現的問題，財務部門應及時進行整改，并記錄整改情