商品樓財(cái)物管理制度總則1.目的本制度旨在規(guī)范商品樓財(cái)物的管理，確保財(cái)物的安全、完整與合理使用，提高財(cái)物使用效益，保障公司正常運(yùn)營。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及商品樓的財(cái)物管理活動，包括但不限于商品樓的建設(shè)、裝修、設(shè)備設(shè)施購置與維護(hù)、銷售與租賃過程中的財(cái)物管理等。3.基本原則合法性原則：財(cái)物管理活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。安全性原則：確保財(cái)物的安全，防止財(cái)物被盜、損壞、丟失等情況發(fā)生。效益性原則：合理配置財(cái)物資源，提高財(cái)物使用效率，降低運(yùn)營成本。權(quán)責(zé)明確原則：明確各部門及人員在財(cái)物管理中的職責(zé)與權(quán)限，做到責(zé)任到人。財(cái)物管理職責(zé)分工1.財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)制定和完善商品樓財(cái)物管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。負(fù)責(zé)商品樓財(cái)物的賬務(wù)核算，確保賬目清晰、準(zhǔn)確。定期組織財(cái)物清查，編制財(cái)物報表，為公司決策提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。審核財(cái)物采購、維修、處置等費(fèi)用支出，嚴(yán)格控制財(cái)務(wù)風(fēng)險。2.行政部負(fù)責(zé)商品樓固定資產(chǎn)的實(shí)物管理，包括資產(chǎn)的購置、驗(yàn)收、登記、保管、調(diào)配、清查等工作。制定商品樓設(shè)備設(shè)施的維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，并監(jiān)督實(shí)施，確保設(shè)備設(shè)施正常運(yùn)行。負(fù)責(zé)商品樓辦公用品、耗材等低值易耗品的采購、發(fā)放與管理。參與商品樓財(cái)物的采購招標(biāo)工作，協(xié)助財(cái)務(wù)部進(jìn)行財(cái)物驗(yàn)收。3.工程部負(fù)責(zé)商品樓建設(shè)、裝修工程中的財(cái)物管理，包括工程材料的采購、驗(yàn)收、使用、保管等。對商品樓的建筑結(jié)構(gòu)、水電設(shè)施、消防系統(tǒng)等進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。負(fù)責(zé)編制工程預(yù)算和結(jié)算，控制工程成本，確保工程質(zhì)量和進(jìn)度。4.銷售部在商品樓銷售過程中，負(fù)責(zé)客戶財(cái)物的安全管理，如定金、房款等的收取與保管。配合財(cái)務(wù)部做好銷售款項(xiàng)的核對與結(jié)算工作，確保銷售資金及時、足額入賬。負(fù)責(zé)商品樓樣板房的財(cái)物管理，包括樣板房的布置、物品配備與維護(hù)等。5.租賃部負(fù)責(zé)商品樓租賃業(yè)務(wù)中的財(cái)物管理，如租賃房屋的設(shè)施設(shè)備檢查、租金收取與催繳等。建立租賃客戶財(cái)物檔案，記錄客戶租賃期間的財(cái)物使用情況及費(fèi)用繳納情況。定期對租賃房屋進(jìn)行巡查，及時發(fā)現(xiàn)并處理財(cái)物損壞等問題，確保租賃房屋財(cái)物完好。財(cái)物采購管理1.采購計(jì)劃各部門根據(jù)工作需要，提前編制財(cái)物采購計(jì)劃，明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額等。采購計(jì)劃應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部根據(jù)公司資金狀況進(jìn)行綜合平衡，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.采購流程招標(biāo)采購：對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜的財(cái)物采購項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)方式進(jìn)行。行政部負(fù)責(zé)組織招標(biāo)工作，制定招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評標(biāo)等活動。財(cái)務(wù)部參與招標(biāo)過程，對投標(biāo)單位的資質(zhì)、報價等進(jìn)行審核。詢價采購：對于金額較小、通用性較強(qiáng)的財(cái)物采購項(xiàng)目，可采用詢價方式進(jìn)行。行政部向至少三家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，收集報價信息，進(jìn)行比較分析，選擇性價比最高的供應(yīng)商。直接采購：對于緊急需要的財(cái)物或獨(dú)家供應(yīng)的物品，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可采用直接采購方式。采購人員應(yīng)選擇信譽(yù)良好、價格合理的供應(yīng)商進(jìn)行采購。3.采購合同采購人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、采購物品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。采購合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本交財(cái)務(wù)部備案。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)監(jiān)督合同的執(zhí)行情況，確保公司按照合同約定支付款項(xiàng)。4.驗(yàn)收與付款財(cái)物到貨后，采購部門應(yīng)及時通知行政部、工程部等相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)按照合同要求對采購物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行仔細(xì)檢查，填寫驗(yàn)收報告。驗(yàn)收合格后，采購人員應(yīng)及時辦理付款手續(xù)。財(cái)務(wù)部根據(jù)驗(yàn)收報告和采購合同，審核付款申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后支付款項(xiàng)。固定資產(chǎn)管理1.固定資產(chǎn)的定義與分類固定資產(chǎn)是指使用期限超過一年，單位價值較高，并且在使用過程中保持原有物質(zhì)形態(tài)的資產(chǎn)，包括房屋及建筑物、機(jī)器設(shè)備、運(yùn)輸工具、電子設(shè)備等。固定資產(chǎn)按照用途分為辦公設(shè)備、生產(chǎn)設(shè)備、運(yùn)輸設(shè)備、電子設(shè)備等類別；按照使用部門分為行政部門固定資產(chǎn)、銷售部門固定資產(chǎn)、工程部門固定資產(chǎn)等。2.固定資產(chǎn)購置各部門根據(jù)工作需要提出固定資產(chǎn)購置申請，填寫《固定資產(chǎn)購置申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報行政部。行政部根據(jù)公司固定資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)際情況，對購置申請進(jìn)行審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，行政部按照采購流程進(jìn)行采購，采購?fù)瓿珊蠼M織相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收。3.固定資產(chǎn)登記與入賬行政部負(fù)責(zé)對驗(yàn)收合格的固定資產(chǎn)進(jìn)行登記，建立固定資產(chǎn)臺賬，記錄固定資產(chǎn)的名稱、型號、規(guī)格、購置日期、使用部門、原值、折舊等信息。財(cái)務(wù)部根據(jù)固定資產(chǎn)臺賬和購置發(fā)票等憑證，進(jìn)行賬務(wù)處理，將固定資產(chǎn)入賬。4.固定資產(chǎn)折舊財(cái)務(wù)部按照國家規(guī)定的折舊方法和折舊年限，對固定資產(chǎn)計(jì)提折舊。折舊方法一經(jīng)確定，不得隨意變更。固定資產(chǎn)折舊應(yīng)計(jì)入相關(guān)成本費(fèi)用科目，確保公司成本核算的準(zhǔn)確性。5.固定資產(chǎn)保管與使用行政部負(fù)責(zé)將固定資產(chǎn)分配到具體使用部門，并明確保管責(zé)任人。保管責(zé)任人應(yīng)妥善保管固定資產(chǎn)，確保資產(chǎn)安全完好。使用部門應(yīng)按照操作規(guī)程正確使用固定資產(chǎn)，定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，延長資產(chǎn)使用壽命。行政部定期對固定資產(chǎn)進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。發(fā)現(xiàn)固定資產(chǎn)盤盈、盤虧或毀損等情況，應(yīng)及時查明原因，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行處理。6.固定資產(chǎn)處置固定資產(chǎn)處置包括出售、報廢、毀損等。固定資產(chǎn)處置應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行審批。行政部負(fù)責(zé)組織固定資產(chǎn)處置工作，填寫《固定資產(chǎn)處置申請表》，說明處置原因、處置方式、處置價格等信息。財(cái)務(wù)部對固定資產(chǎn)處置申請進(jìn)行審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，行政部按照審批意見進(jìn)行處置，并及時辦理賬務(wù)核銷手續(xù)。低值易耗品管理1.低值易耗品的定義與分類低值易耗品是指單位價值較低，使用期限較短，不能作為固定資產(chǎn)核算的各種用具物品，如辦公用品、耗材、工具等。低值易耗品按照用途分為辦公類低值易耗品、生產(chǎn)類低值易耗品、生活類低值易耗品等類別；按照使用部門分為行政部門低值易耗品、銷售部門低值易耗品、工程部門低值易耗品等。2.低值易耗品采購各部門根據(jù)工作需要提出低值易耗品采購申請，填寫《低值易耗品采購申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報行政部。行政部根據(jù)公司低值易耗品庫存情況和采購計(jì)劃，對采購申請進(jìn)行審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，行政部按照采購流程進(jìn)行采購，采購?fù)瓿珊蠼M織相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收。3.低值易耗品登記與入賬行政部負(fù)責(zé)對驗(yàn)收合格的低值易耗品進(jìn)行登記，建立低值易耗品臺賬，記錄低值易耗品的名稱、型號、規(guī)格、購置日期、使用部門、數(shù)量、金額等信息。財(cái)務(wù)部根據(jù)低值易耗品臺賬和購置發(fā)票等憑證，進(jìn)行賬務(wù)處理，將低值易耗品入賬。4.低值易耗品發(fā)放與使用行政部按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和流程，向使用部門發(fā)放低值易耗品，并填寫《低值易耗品發(fā)放登記表》。使用部門應(yīng)妥善保管和使用低值易耗品，不得隨意浪費(fèi)或轉(zhuǎn)借他人。5.低值易耗品攤銷財(cái)務(wù)部按照一次攤銷法或五五攤銷法對低值易耗品進(jìn)行攤銷。攤銷方法一經(jīng)確定，不得隨意變更。低值易耗品攤銷應(yīng)計(jì)入相關(guān)成本費(fèi)用科目，確保公司成本核算的準(zhǔn)確性。6.低值易耗品盤點(diǎn)行政部定期對低值易耗品進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。發(fā)現(xiàn)低值易耗品盤盈、盤虧或毀損等情況，應(yīng)及時查明原因，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行處理。工程財(cái)物管理1.工程預(yù)算編制工程部在工程建設(shè)或裝修項(xiàng)目啟動前，應(yīng)根據(jù)工程設(shè)計(jì)圖紙和施工要求，編制詳細(xì)的工程預(yù)算。工程預(yù)算應(yīng)包括工程材料、設(shè)備、人工、機(jī)械等費(fèi)用，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。財(cái)務(wù)部參與工程預(yù)算的審核，對預(yù)算的合理性、準(zhǔn)確性進(jìn)行把關(guān)，確保工程成本控制在預(yù)算范圍內(nèi)。2.工程材料管理工程部負(fù)責(zé)工程材料的采購計(jì)劃制定，明確材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。采購計(jì)劃應(yīng)報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。工程材料到貨后，工程部應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，填寫驗(yàn)收報告。驗(yàn)收合格的材料應(yīng)及時入庫，并辦理入庫手續(xù)。工程材料的領(lǐng)用應(yīng)按照工程進(jìn)度和實(shí)際需要進(jìn)行，填寫《工程材料領(lǐng)用申請表》，經(jīng)工程部負(fù)責(zé)人審核后發(fā)放。領(lǐng)用人員應(yīng)在領(lǐng)用登記表上簽字確認(rèn)。工程部應(yīng)定期對工程材料進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。發(fā)現(xiàn)材料短缺、浪費(fèi)等情況，應(yīng)及時查明原因，采取措施進(jìn)行處理。3.工程設(shè)備管理工程部負(fù)責(zé)工程設(shè)備的選型、采購、安裝調(diào)試等工作。設(shè)備采購應(yīng)按照公司采購流程進(jìn)行，簽訂采購合同。工程設(shè)備到貨后，工程部應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，填寫驗(yàn)收報告。驗(yàn)收合格的設(shè)備應(yīng)及時投入使用，并建立設(shè)備臺賬，記錄設(shè)備的名稱、型號、規(guī)格、購置日期、使用部門、維護(hù)保養(yǎng)記錄等信息。工程部應(yīng)制定設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，定期對設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。設(shè)備發(fā)生故障時，應(yīng)及時組織維修，填寫維修記錄。工程結(jié)束后，工程部應(yīng)及時對工程設(shè)備進(jìn)行清理和移交，辦理設(shè)備移交手續(xù)。4.工程款項(xiàng)支付財(cái)務(wù)部根據(jù)工程合同和工程進(jìn)度，審核工程款項(xiàng)支付申請。支付申請應(yīng)包括工程進(jìn)度報告、驗(yàn)收報告、發(fā)票等相關(guān)資料。財(cái)務(wù)部審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，財(cái)務(wù)部按照合同約定支付工程款項(xiàng)。銷售與租賃財(cái)物管理1.銷售財(cái)物管理定金收取：銷售部在收取客戶定金時，應(yīng)開具收款收據(jù)，并及時將定金交財(cái)務(wù)部保管。財(cái)務(wù)部應(yīng)設(shè)立專門的定金臺賬，記錄定金的收取、退還等情況。房款收取：銷售部按照銷售合同約定，及時收取客戶房款。房款應(yīng)通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式匯入公司指定賬戶，不得現(xiàn)金收取。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)核對房款到賬情況，并與銷售部進(jìn)行對賬。銷售資料管理：銷售部負(fù)責(zé)收集、整理和保管銷售過程中的各種資料，如銷售合同、客戶檔案、宣傳資料等。銷售資料應(yīng)妥善保管，不得丟失或損壞。2.租賃財(cái)物管理租金收取：租賃部按照租賃合同約定，及時收取客戶租金。租金應(yīng)通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式匯入公司指定賬戶，不得現(xiàn)金收取。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)核對租金到賬情況，并與租賃部進(jìn)行對賬。租賃押金管理：租賃部在收取客戶租賃押金時，應(yīng)開具收款收據(jù)，并及時將押金交財(cái)務(wù)部保管。財(cái)務(wù)部應(yīng)設(shè)立專門的租賃押金臺賬，記錄押金的收取、退還等情況。租賃房屋財(cái)物檢查：租賃部定期對租賃房屋進(jìn)行財(cái)物檢查，確保房屋設(shè)施設(shè)備完好。如發(fā)現(xiàn)財(cái)物損壞，應(yīng)及時通知客戶進(jìn)行維修或賠償。財(cái)物清查與盤點(diǎn)1.清查盤點(diǎn)計(jì)劃財(cái)務(wù)部每年制定財(cái)物清查盤點(diǎn)計(jì)劃，明確清查盤點(diǎn)的范圍、時間、人員、方法等。清查盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。2.清查盤點(diǎn)實(shí)施行政部、財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門按照清查盤點(diǎn)計(jì)劃，組織人員對商品樓財(cái)物進(jìn)行清查盤點(diǎn)。清查盤點(diǎn)過程中，應(yīng)如實(shí)記錄財(cái)物的實(shí)際情況，包括數(shù)量、規(guī)格、型號、使用狀況等。清查盤點(diǎn)結(jié)束后，清查人員應(yīng)填寫清查盤點(diǎn)報告，說明清查盤點(diǎn)結(jié)果，包括賬實(shí)相符情況、盤盈盤虧原因等。3.清查盤點(diǎn)結(jié)果處理財(cái)務(wù)部根據(jù)清查盤點(diǎn)報告，對盤盈盤虧情況進(jìn)行賬務(wù)處理。盤盈的財(cái)物應(yīng)按照同類或類似財(cái)物的市場價格入賬；盤虧的財(cái)物應(yīng)查明原因，屬于責(zé)任人賠償?shù)模韶?zé)任人賠償；屬于自然災(zāi)害等不可抗力造成的，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行核銷。行政部對清查盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的財(cái)物管理問題進(jìn)行分析總結(jié)，提出改進(jìn)措施，完善財(cái)物管理制度。財(cái)物檔案管理1.檔案內(nèi)容商品樓財(cái)物檔案包括采購合同、驗(yàn)收報告、發(fā)票、固定資產(chǎn)臺賬、低值易耗品臺賬、工程預(yù)算與結(jié)算資料、銷售與租賃合同及相關(guān)財(cái)務(wù)資料等。2.檔案整理與歸檔各部門負(fù)責(zé)收集、整理本部門涉及的財(cái)物檔案資料，并按照檔案管理要求進(jìn)行分類、編號、裝訂。檔案整理完成后，應(yīng)及時移交財(cái)務(wù)部統(tǒng)一歸檔保管