商場尾款室管理制度一、總則1.目的為加強商場尾款室的管理，規(guī)范尾款的收取、核算、管理及相關工作流程，確保商場資金安全，提高資金使用效率，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于商場內所有涉及尾款收取、管理的部門及工作人員。3.基本原則依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關財務制度，確保尾款收取、管理工作合法合規(guī)。準確及時原則：準確記錄和核算尾款信息，及時收取尾款，避免逾期和壞賬。安全保密原則：確保尾款資金安全，對涉及的客戶信息、財務數(shù)據等嚴格保密。責任明確原則：明確各部門及人員在尾款管理工作中的職責，做到責任到人。二、組織架構與職責1.尾款室管理小組組長：由商場財務經理擔任，全面負責尾款室的管理工作，協(xié)調各部門之間的工作關系，審核尾款收取、核算等相關業(yè)務。成員：包括商場運營部門負責人、法務人員、財務核算人員等。運營部門負責人負責與商戶溝通協(xié)調尾款事宜，提供相關業(yè)務支持；法務人員負責審核涉及尾款的合同、協(xié)議等法律文件，提供法律風險防范建議；財務核算人員負責尾款的具體核算、賬務處理及資金管理等工作。2.各部門職責財務部門負責制定尾款室的財務管理制度和操作流程，并監(jiān)督執(zhí)行。負責尾款的收取、核算、入賬及資金管理，定期編制尾款收支報表。與商戶進行尾款對賬工作，及時解決賬務差異問題。協(xié)助其他部門處理與尾款相關的財務事宜，提供財務數(shù)據支持。運營部門負責與商戶簽訂合同，明確尾款支付條款和結算方式，并跟蹤商戶經營情況。在商戶經營出現(xiàn)異常時，及時通知財務部門，協(xié)助財務部門做好尾款催收工作。配合財務部門與商戶進行溝通協(xié)調，解決尾款收取過程中出現(xiàn)的問題。法務部門審核涉及尾款的合同、協(xié)議等法律文件，確保其合法性和有效性。為尾款管理工作提供法律支持，處理與尾款相關的法律糾紛。對商場在尾款管理過程中的法律風險進行評估和防范。三、尾款收取管理1.合同約定在與商戶簽訂合同時，應明確約定尾款的支付金額、支付時間、支付方式等條款。尾款支付時間應合理確定，一般不超過合同履行期限的一定比例，如[X]%。對于大型項目或長期合作商戶，可根據項目進度或合作階段分階段收取尾款，但應在合同中詳細約定各階段尾款的支付條件和金額。2.通知提醒在尾款到期前[X]個工作日，財務部門應通過郵件、短信或書面通知等方式提醒商戶按時支付尾款。通知內容應包括尾款金額、支付時間、支付方式及逾期后果等。運營部門應協(xié)助財務部門做好通知提醒工作，對于重點商戶或逾期風險較高的商戶，運營部門應安排專人進行溝通提醒。3.逾期催收如商戶逾期未支付尾款，財務部門應在逾期后的[X]個工作日內再次向商戶發(fā)送催收通知，并電話溝通了解逾期原因。根據逾期情況，財務部門可會同運營部門采取不同的催收措施。對于逾期時間較短的商戶，可通過友好協(xié)商解決；對于逾期時間較長或惡意拖欠的商戶，可采取發(fā)函催收、上門催收、法律訴訟等措施。在催收過程中，應注意保留相關證據，如催收通知、溝通記錄、函件等，以備后續(xù)可能出現(xiàn)的法律糾紛使用。四、尾款核算管理1.賬務處理財務核算人員應按照財務制度和相關會計準則，及時、準確地對尾款進行賬務處理。收到商戶支付的尾款后，應及時入賬，并注明款項來源和對應的合同編號。對于尾款的減免、調整等情況，應根據相關審批文件進行賬務處理，并確保賬務記錄與實際業(yè)務相符。2.對賬管理每月末，財務部門應與商戶進行尾款對賬工作。對賬內容包括合同金額、已支付金額、未支付尾款金額等。對賬方式可采用紙質對賬單或電子對賬單，由商戶簽字或蓋章確認。如發(fā)現(xiàn)賬務差異，應及時與商戶溝通核實，查明原因并進行調整。財務部門應建立尾款對賬臺賬，記錄每次對賬的情況，包括對賬時間、對賬金額、差異原因及處理結果等，以備查詢和追溯。五、尾款風險管理1.風險評估財務部門應定期對尾款風險進行評估，分析影響尾款回收的各種因素，如商戶經營狀況、市場環(huán)境、法律風險等。根據風險評估結果，將尾款分為不同風險等級，如低風險、中風險、高風險，并采取相應的風險管理措施。2.風險應對對于低風險尾款，可按照正常流程進行管理，定期跟蹤催收情況。對于中風險尾款，應加強催收力度，密切關注商戶經營動態(tài)，及時調整催收策略。對于高風險尾款，應制定專項催收方案，必要時啟動法律程序，以降低風險損失。建立尾款風險預警機制，當發(fā)現(xiàn)尾款風險指標出現(xiàn)異常變化時，及時發(fā)出預警信號，提醒相關部門采取措施防范風險。六、尾款室安全管理1.人員管理尾款室工作人員應具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素質，經過嚴格的背景審查和崗位培訓后上崗。限制尾款室工作人員的訪問權限，明確不同人員的工作職責和操作權限，防止未經授權的人員進入尾款室或進行相關操作。定期對尾款室工作人員進行職業(yè)道德教育和風險防范培訓，提高其安全意識和業(yè)務水平。2.設施設備管理尾款室應配備必要的安全設施設備，如防盜門、保險柜、監(jiān)控攝像頭、報警裝置等，并確保其正常運行。定期對安全設施設備進行檢查、維護和更新，確保其性能可靠，能夠有效防范安全風險。對尾款室的計算機系統(tǒng)和網絡進行安全防護，設置防火墻、安裝殺毒軟件等，防止數(shù)據泄露和網絡攻擊。3.現(xiàn)金管理尾款室收取的現(xiàn)金應及時存入銀行，不得在尾款室留存大量現(xiàn)金過夜。如因特殊情況需要留存少量現(xiàn)金，應存入保險柜，并采取相應的安全措施。嚴格執(zhí)行現(xiàn)金收付制度，確?，F(xiàn)金收付過程的安全、準確?，F(xiàn)金收付時應當面清點，核對金額無誤后開具收款收據或支付憑證。定期對現(xiàn)金庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點結果應記錄在案，并由相關人員簽字確認。七、尾款室檔案管理1.檔案內容尾款室檔案包括與尾款相關的合同、協(xié)議、支付憑證、催收記錄、對賬資料、法律文件等。合同檔案應包括合同原件、補充協(xié)議、變更記錄等，確保檔案資料完整、準確。2.檔案整理財務核算人員應定期對尾款室檔案進行整理，按照類別、時間順序進行分類歸檔，建立檔案目錄，便于查詢和檢索。對于電子檔案，應進行備份存儲，并做好文件命名和存儲路徑管理，確保電子檔案的安全性和可訪問性。3.檔案保管尾款室檔案應妥善保管，存放于專門的檔案柜或檔案室，確保檔案不受損壞、丟失或泄露。檔案保管期限應按照國家法律法規(guī)和公司財務制度的要求執(zhí)行，一般為[X]年。保管期滿后，經審批同意方可進行銷毀處理。八、監(jiān)督與檢查1.內部監(jiān)督商場內部審計部門應定期對尾款室的管理工作進行審計監(jiān)督，檢查尾款收取、核算、管理等各項工作是否符合制度規(guī)定，是否存在風險隱患。審計部門應出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實情況