固定采購及管理制度一、總則（一）目的為規范公司固定采購行為，加強采購管理，提高采購效率，降低采購成本，確保公司生產經營活動的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有涉及固定采購的部門和人員，包括但不限于生產部門、行政部門、財務部門等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和公司的相關規定。2.效益原則：在保證采購質量的前提下，追求采購成本的最小化，提高公司的經濟效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應透明，確保所有符合條件的供應商都有平等的機會參與競爭。4.誠實守信原則：采購人員和供應商應誠實守信，履行合同約定。二、采購計劃與預算（一）采購計劃的制定1.各需求部門應根據公司的生產經營計劃、設備維護計劃、項目進度等，提前制定年度、季度和月度采購計劃。2.采購計劃應詳細列出所需采購的物品或服務的名稱、規格、數量、預計采購時間等信息。3.需求部門負責人應對采購計劃進行審核，確保計劃的合理性和準確性。（二）采購預算的編制1.財務部門應根據采購計劃，結合公司的財務狀況和資金安排，編制年度采購預算。2.采購預算應明確各項采購項目的預算金額，并報公司管理層審批。3.采購預算一經批準，應嚴格執行，不得隨意調整。如因特殊情況需要調整，應按照規定的程序進行審批。三、供應商管理（一）供應商的選擇1.采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數據庫。2.對潛在供應商進行評估，評估內容包括供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等。3.根據評估結果，選擇合格的供應商，并與其簽訂合作協議。（二）供應商的考核與評價1.采購部門應定期對供應商進行考核與評價，考核內容包括交貨期、產品質量、售后服務、價格等方面。2.建立供應商考核檔案，記錄供應商的考核結果。對考核不合格的供應商，應及時采取措施，如警告、暫停合作、終止合作等。3.根據供應商的考核與評價結果，對供應商進行分類管理，優先選擇優質供應商進行合作。四、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據采購計劃，填寫采購申請表，詳細說明采購物品或服務的名稱、規格、數量、用途、預算金額等信息。2.采購申請表經需求部門負責人審核簽字后，提交給采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，對其進行初步審核，審核內容包括采購申請的合理性、合規性、預算金額等。2.對于金額較大或重要的采購項目，采購部門應組織相關部門進行會審，并報公司管理層審批。3.經審批通過的采購申請，采購部門方可進行采購操作。（三）采購實施1.采購部門根據審批通過的采購申請，選擇合適的供應商進行采購。2.采購人員應與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括采購物品或服務的名稱、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式等。3.采購人員應跟蹤采購合同的執行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。如發現問題，應及時與供應商溝通協商解決。（四）驗收與付款1.采購物品或服務到貨后，需求部門應組織相關人員進行驗收。驗收內容包括數量、規格、質量等方面。2.驗收合格后，需求部門應填寫驗收報告，并簽字確認。3.財務部門根據驗收報告和采購合同，辦理付款手續。付款方式應按照合同約定執行，確保資金支付的安全和準確。五、采購合同管理（一）合同的簽訂1.采購合同應采用書面形式，明確雙方的權利和義務。2.采購合同的內容應包括合同編號、簽訂日期、雙方當事人名稱、地址、聯系方式、采購物品或服務的名稱、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。3.采購合同簽訂前，應進行審核，確保合同條款的合法性、合理性和完整性。（二）合同的履行1.采購人員和供應商應按照合同約定履行各自的義務，確保合同的順利執行。2.在合同履行過程中，如發生爭議或變更事項，雙方應及時協商解決，并簽訂補充協議。（三）合同的歸檔與保管1.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本歸檔保存，以便查閱和管理。2.合同檔案應妥善保管，防止丟失、損壞或泄露。合同保管期限應按照公司的相關規定執行。六、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險等。2.根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施。（二）風險應對措施1.對于市場風險，應加強市場調研，及時掌握市場動態，合理安排采購計劃，避免因市場波動導致采購成本增加。2.對于供應商風險，應加強供應商管理，選擇優質供應商，建立供應商考核與評價機制，降低供應商違約的風險。3.對于質量風險，應加強采購物品或服務的驗收管理，確保所采購的物品或服務符合質量標準。4.對于合同風險，應加強合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同的合法性、合理性和完整性，避免因合同糾紛給公司造成損失。七、監督與檢查（一）內部審計1.公司內部審計部門應定期對采購活動進行審計，檢查采購制度的執行情況、采購流程的合規性、采購合同的履行情況等。2.審計部門應出具審計報告，對發現的問題提出整改建議，并跟蹤整改情況。（二）紀檢監察1.公司紀檢監察部門應加強對采購活動的監督，嚴肅查處采購過程中的違規違紀行為。2.對違反采購制度的單位和個人，應依法依規追究責任。八、附則（一）解釋權本制度由公司采購部門負責解釋。