基建科采購管理制度一、總則1.目的為加強基建科采購工作的管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證基建項目的順利進行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司基建科所有采購活動，包括工程建設所需的設備、材料、構配件等物資的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定。效益性原則：在滿足基建項目需求的前提下，追求采購成本的最小化和采購效益的最大化。公正性原則：采購過程應公正透明，確保所有供應商享有平等的競爭機會。誠信原則：采購人員應誠實守信，嚴格履行采購合同，維護公司利益和形象。二、采購組織與職責1.采購決策機構成立基建科采購領導小組，由基建科科長擔任組長，成員包括相關技術人員、財務人員等。采購領導小組負責對重大采購項目進行決策，審議采購計劃、采購預算、采購合同等重要事項。2.采購執(zhí)行部門基建科負責具體采購工作的組織實施，指定專人擔任采購專員，負責采購項目的具體操作，包括采購計劃的制定、供應商的選擇、采購合同的簽訂與執(zhí)行、采購物資的驗收等工作。3.各部門職責基建科負責編制基建項目采購計劃，明確采購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質量要求等。組織開展供應商的調查、評估和選擇工作，建立供應商檔案。負責采購合同的起草、審核、簽訂與執(zhí)行，跟蹤采購合同的履行情況。組織采購物資的驗收工作，確保物資符合要求。定期向采購領導小組匯報采購工作進展情況。技術部門參與采購計劃的編制，提供技術支持，明確采購物資的技術標準和質量要求。協(xié)助對供應商提供的技術方案進行評審，參與采購物資的驗收工作，對物資的技術性能進行檢驗。財務部門參與采購預算的編制和審核，提供財務方面的建議和支持。負責采購資金的審核與支付，監(jiān)督采購資金的使用情況。對采購合同進行財務審核，確保合同條款符合財務規(guī)定。三、采購計劃管理1.采購計劃的編制依據(jù)基建項目的可行性研究報告、初步設計文件等相關文件。項目建設進度計劃，明確各階段所需采購物資的時間節(jié)點。庫存物資情況，優(yōu)先利用庫存物資，減少重復采購。2.采購計劃的編制流程基建科采購專員根據(jù)項目需求和庫存情況，初步擬定采購計劃草案，明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預計采購時間等內容。將采購計劃草案提交技術部門審核，技術部門對采購物資的技術標準和質量要求進行審核，提出修改意見。采購專員根據(jù)技術部門的意見對采購計劃草案進行修改完善后，提交財務部門審核采購預算。財務部門對采購預算進行審核，確保采購資金的合理性和可行性。采購計劃經(jīng)技術部門、財務部門審核通過后，報采購領導小組審批。采購領導小組根據(jù)項目實際情況對采購計劃進行審批，批準后的采購計劃作為采購工作的依據(jù)。3.采購計劃的調整在采購計劃執(zhí)行過程中，如因項目變更、設計調整、不可抗力等原因需要調整采購計劃的，由基建科采購專員提出調整申請，說明調整原因、調整內容及對項目的影響。按照采購計劃編制流程，經(jīng)技術部門、財務部門審核，采購領導小組審批后進行調整。四、供應商管理1.供應商的選擇標準具有合法經(jīng)營資格，具備良好的商業(yè)信譽和財務狀況。具有與采購物資相適應的生產(chǎn)能力、技術水平和質量保證能力。產(chǎn)品質量符合國家相關標準和行業(yè)規(guī)范，滿足基建項目的要求。價格合理，具有較強的價格競爭力。售后服務良好，能夠及時響應公司的需求，提供優(yōu)質的售后服務。2.供應商的調查與評估采購專員通過多種渠道收集供應商信息，包括供應商自薦、行業(yè)推薦、網(wǎng)絡搜索等，建立供應商信息庫。對潛在供應商進行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質量管理體系、技術水平、生產(chǎn)能力等情況。組織相關部門對供應商進行評估，評估內容包括供應商的資質、業(yè)績、產(chǎn)品質量、價格、售后服務等方面。根據(jù)評估結果，對供應商進行分級管理，分為A、B、C三級，A級為優(yōu)質供應商，B級為合格供應商，C級為待改進供應商。3.供應商的選擇與確定根據(jù)采購物資的類別和重要程度，從合格供應商中選擇若干家作為候選供應商。向候選供應商發(fā)出詢價通知書，要求其提供報價、產(chǎn)品規(guī)格、質量標準、交貨期等信息。采購專員對候選供應商的報價進行比較分析，結合技術、質量、服務等因素，選擇最優(yōu)供應商。對于重大采購項目，可采用招標、競爭性談判等方式確定供應商。將選定的供應商報采購領導小組審批，審批通過后與供應商簽訂采購合同。4.供應商的動態(tài)管理建立供應商定期評價機制，每年對供應商進行一次全面評價。評價內容包括供應商的合同履行情況、產(chǎn)品質量、價格、售后服務等方面。根據(jù)供應商的評價結果，對供應商進行動態(tài)調整。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，可給予更多的合作機會；對于表現(xiàn)不佳的供應商，可減少合作份額或取消合作資格。加強與供應商的溝通與合作，定期召開供應商會議，及時反饋公司的需求和意見，共同解決合作過程中出現(xiàn)的問題。五、采購方式與程序1.采購方式招標采購：適用于金額較大、技術復雜、潛在供應商較多的采購項目。通過公開招標或邀請招標的方式，選擇最優(yōu)供應商。競爭性談判采購：適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的項目；技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的項目；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的項目；不能事先計算出價格總額的項目。詢價采購：適用于采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。向多家供應商發(fā)出詢價通知書，比較報價后選擇成交供應商。單一來源采購：適用于只能從唯一供應商處采購的；發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目。2.招標采購程序編制招標文件：基建科采購專員根據(jù)采購項目的需求和特點，編制招標文件。招標文件應包括招標公告、投標人須知、技術規(guī)格、評標標準、合同條款等內容。發(fā)布招標公告：通過公司官網(wǎng)、行業(yè)媒體、政府采購網(wǎng)等渠道發(fā)布招標公告，邀請潛在投標人參加投標。招標公告應明確招標項目的名稱、內容、要求、投標截止時間、開標時間和地點等信息。發(fā)售招標文件：向購買招標文件的潛在投標人發(fā)售招標文件，并收取招標文件費用。開標：按照招標文件規(guī)定的時間和地點開標，由采購專員主持，邀請所有投標人參加。開標時，當眾宣讀投標人名稱、投標價格、投標文件的主要內容等信息。評標：組建評標委員會，評標委員會由技術、經(jīng)濟、法律等方面的專家組成。評標委員會按照招標文件規(guī)定的評標標準和方法，對投標文件進行評審，推薦中標候選人。定標：采購領導小組根據(jù)評標委員會的推薦意見，確定中標人。向中標人發(fā)出中標通知書，并同時將中標結果通知所有未中標的投標人。簽訂合同：中標人在收到中標通知書后，按照招標文件規(guī)定的時間和要求與基建科簽訂采購合同。3.競爭性談判采購程序成立談判小組：談判小組由基建科采購專員、技術人員、財務人員等組成，成員人數(shù)應為三人以上單數(shù)。制定談判文件：談判文件應明確談判項目的名稱、內容、要求、談判程序、評定成交的標準等內容。確定邀請參加談判的供應商名單：從符合相應資格條件的供應商中隨機邀請三家以上供應商參加談判，并向其發(fā)出談判邀請書。談判：談判小組與供應商進行談判，在談判過程中，談判小組可以根據(jù)談判文件和談判情況實質性變動采購需求中的技術、服務要求以及合同草案條款，但不得變動談判文件中的其他內容。對談判文件作出的實質性變動是談判文件的有效組成部分，談判小組應當及時以書面形式同時通知所有參加談判的供應商。確定成交供應商：談判結束后，談判小組要求所有參加談判的供應商在規(guī)定時間內進行最后報價，采購人從談判小組提出的成交候選人中根據(jù)符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商，并將結果通知所有參加談判的未成交的供應商。簽訂合同：成交供應商在收到成交通知書后，按照談判文件規(guī)定的時間和要求與基建科簽訂采購合同。4.詢價采購程序成立詢價小組：詢價小組由基建科采購專員、技術人員、財務人員等組成，成員人數(shù)應為三人以上單數(shù)。確定被詢價的供應商名單：從符合相應資格條件的供應商中隨機邀請三家以上供應商，并向其發(fā)出詢價通知書。詢價：詢價小組向被詢價的供應商發(fā)出詢價通知書，要求其在規(guī)定時間內報價。供應商應一次報出不得更改的價格。確定成交供應商：詢價小組對供應商的報價進行比較，根據(jù)符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商，并將結果通知所有被詢價的未成交的供應商。簽訂合同：成交供應商在收到成交通知書后，按照詢價通知書規(guī)定的時間和要求與基建科簽訂采購合同。5.單一來源采購程序提出申請：基建科采購專員根據(jù)采購項目的實際情況，提出單一來源采購申請，說明采用單一來源采購方式的原因、采購項目的名稱、內容、要求、擬采購的供應商等內容。論證：采購領導小組組織相關部門和專家對單一來源采購申請進行論證，論證內容包括采購項目的必要性、采用單一來源采購方式的合理性、擬采購供應商的唯一性等方面。審批：采購申請經(jīng)論證通過后，報公司領導審批。公司領導根據(jù)論證意見和項目實際情況進行審批，批準后的采購申請作為單一來源采購的依據(jù)。談判：與擬采購的供應商進行談判，談判內容包括采購價格、質量標準、交貨期、售后服務等方面。談判結果應形成談判記錄，由雙方簽字確認。簽訂合同：談判達成一致后，與供應商簽訂采購合同。六、采購合同管理1.采購合同的簽訂采購合同應采用書面形式，由基建科采購專員根據(jù)采購談判結果或中標通知書起草合同文本。合同文本應明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質量標準、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、違約責任等條款。采購合同簽訂前，應提交技術部門、財務部門進行審核，審核通過后報采購領導小組審批。采購合同經(jīng)審批通過后，由基建科采購專員與供應商簽訂。2.采購合同的執(zhí)行采購專員負責跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時掌握供應商的生產(chǎn)進度、質量控制、交貨期等信息。供應商應按照采購合同約定的時間、地點、質量標準等要求交付采購物資。基建科采購專員應組織相關人員對采購物資進行驗收，驗收合格后方可辦理入庫手續(xù)。如供應商未能按照采購合同約定履行義務，基建科采購專員應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其采取措施解決問題。如供應商仍未解決問題，基建科有權按照合同約定追究其違約責任。3.采購合同的變更與解除在采購合同履行過程中，如因不可抗力、項目變更、供應商原因等需要變更或解除采購合同的，由基建科采購專員提出變更或解除申請，說明變更或解除的原因、內容及對項目的影響。按照采購合同審批流程，經(jīng)技術部門、財務部門審核，采購領導小組審批后辦理變更或解除手續(xù)。變更或解除采購合同應簽訂書面協(xié)議，明確雙方的權利和義務。4.采購合同的歸檔管理采購合同簽訂后，基建科采購專員應及時將合同文本及相關資料進行整理歸檔，包括合同審批表、談判記錄、中標通知書、驗收報告、付款憑證等。采購合同檔案應妥善保管，以備查閱。七、采購驗收管理1.驗收標準采購物資的驗收應按照國家相關標準、行業(yè)規(guī)范、采購合同約定的質量標準等進行。技術部門應參與驗收工作，對采購物資的技術性能進行檢驗。2.驗收程序采購物資到貨前，基建科采購專員應通知相關部門和人員做好驗收準備工作。采購物資到貨后，由基建科采購專員組織相關人員按照驗收標準進行驗收。驗收人員應認真核對采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質量等信息，檢查物資的外觀、包裝、標識等是否完好。對采購物資進行抽樣檢驗或全部檢驗，檢驗內容包括物資的性能、質量指標等。對于重要物資或關鍵設備，可邀請專業(yè)檢測機構進行檢測。驗收合格的采購物資，驗收人員應在驗收報告上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)。驗收不合格的采購物資，應及時通知供應商處理，供應商應在規(guī)定時間內更換或處理不合格物資。如供應商未能及時處理，基建科有權按照合同約定扣除相應貨款或追究其違約責任。3.驗收記錄與報告驗收過程中應做好驗收記錄，記錄內容包括采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應商名稱、驗收時間、驗收人員、驗收結果等信息。驗收結束后，驗收人員應編寫驗收報告，驗收報告應包括驗收基本情況、驗收依據(jù)、驗收結果、處理意見等內容。驗收記錄和報告應作為采購檔案的重要組成部分妥善保管。八、采購付款管理1.付款申請采購物資驗收合格并辦理入庫手續(xù)后，基建科采購專員應根據(jù)采購合同約定的付款方式和時間，填寫付款申請單，注明采購項目名稱、供應商名稱、采購金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息。付款申請單應附采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關資料。2.付款審核付款申請單提交財務部門后，財務人員按照公司財務管理制度對付款申請進行審核。審核內容包括采購合同的執(zhí)行情況、驗收報告的真實性、發(fā)票的合規(guī)性等方面。財務人員審核通過后，報公司領導審批。3.付款執(zhí)行公司領導審批通過后，財務部門按照審批意見辦理付款手續(xù)。付款方式應按照采購合同約定執(zhí)行，可采用支票、匯票、電匯、轉賬等方式支付貨款。財務人員應及時記錄付款情況，確保付款信息準確無誤。九、采購監(jiān)督與審計1.內部監(jiān)督公司內部審計部門定期對基建科采購工作進行審計監(jiān)督，檢查采購制度的執(zhí)