外加工洽談管理制度一、總則（一）目的為規范公司外加工業務的洽談流程，確保外加工合作的順利進行，保障公司利益，提高工作效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及外加工業務洽談的部門和人員。（三）基本原則1.合法合規原則：外加工業務洽談必須遵守國家法律法規和公司相關規定。2.公平公正原則：在洽談過程中，應秉持公平公正的態度，維護公司與合作方的合法權益。3.效益優先原則：以提高公司經濟效益為核心，綜合考慮質量、成本、交貨期等因素，選擇最優合作方案。4.風險可控原則：充分評估外加工業務中的各種風險，采取有效措施進行防范和控制。二、洽談前期準備（一）需求評估1.業務部門根據公司生產計劃、訂單需求等，確定外加工的產品或服務項目，并填寫《外加工需求評估表》，詳細說明加工內容、質量要求、數量、交貨期等。2.技術部門對業務部門提出的外加工需求進行技術可行性評估，提供技術支持和指導，確保加工要求明確、合理。3.財務部門根據業務需求和市場行情，對預計的外加工成本進行初步核算，提供成本預算參考。（二）供應商篩選1.采購部門通過多種渠道收集外加工供應商信息，建立供應商數據庫。2.根據外加工需求，從供應商數據庫中篩選出潛在的合作對象，并進行初步調查，了解其生產能力、質量控制、價格水平、信譽等情況。3.對于新的供應商，采購部門應要求其提供營業執照、生產許可證、稅務登記證等相關資質證明文件，并實地考察其生產經營場所，評估其實際生產能力和管理水平。（三）洽談團隊組建1.根據外加工業務的性質和復雜程度，由業務部門、技術部門、采購部門、財務部門等相關人員組成洽談團隊。2.明確洽談團隊成員的職責分工，確保洽談工作順利進行。業務部門負責與供應商溝通業務需求和合作意向；技術部門負責解答技術問題，審核技術方案；采購部門負責商務條款談判，如價格、付款方式、交貨期等；財務部門負責審核成本預算和財務條款。三、洽談過程管理（一）首次洽談1.洽談團隊與選定的供應商進行首次洽談，介紹公司外加工業務的基本情況和需求，了解供應商的合作意愿和初步方案。2.雙方就加工產品或服務的技術要求、質量標準、價格、交貨期、付款方式等主要條款進行初步溝通，明確各自的立場和期望。3.首次洽談結束后，洽談團隊整理洽談記錄，形成《外加工首次洽談紀要》，經雙方簽字確認后存檔。（二）深入洽談1.根據首次洽談的情況，洽談團隊與供應商進行深入洽談，針對關鍵問題進行協商和談判。2.技術部門與供應商的技術人員就加工工藝、質量控制等技術細節進行詳細討論，確保技術方案可行。3.采購部門與供應商就價格、付款方式、交貨期等商務條款進行談判，爭取有利的合作條件。采購人員應充分了解市場行情，掌握談判技巧，在保證公司利益的前提下，達成雙方都能接受的協議。4.財務部門對供應商提供的成本報價進行詳細審核，分析成本構成的合理性，提出成本控制建議。同時，與供應商就財務條款進行溝通，如發票開具、結算方式等。5.在深入洽談過程中，洽談團隊應及時向公司內部相關部門匯報洽談進展情況，征求意見和建議，確保洽談方向符合公司整體利益。（三）合同起草與審核1.經過多輪洽談，雙方達成一致意見后，由采購部門負責起草外加工合同。合同應明確雙方的權利和義務，包括加工產品或服務的詳細內容、質量標準、價格、交貨期、付款方式、驗收標準、違約責任等條款。2.合同起草完成后，采購部門將合同文本提交給法務部門進行審核。法務部門重點審核合同的合法性、合規性、完整性，確保合同條款符合法律法規要求，避免潛在的法律風險。3.技術部門、財務部門等相關部門對合同中涉及本部門職責的條款進行審核，提出修改意見和建議。例如，技術部門審核技術條款是否準確無誤，財務部門審核付款方式和結算條款是否合理。4.根據各部門的審核意見，采購部門對合同進行修改和完善，確保合同內容準確、清晰、合法。修改后的合同再次提交給法務部門進行終審，終審通過后，方可簽訂合同。四、合同簽訂與執行（一）合同簽訂1.合同經審核通過后，由公司法定代表人或其授權代表與供應商簽訂外加工合同。簽訂合同前，應確保雙方簽字蓋章手續齊全，合同文本一式多份，雙方各執一份，公司內部相關部門留存備份。2.合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發給業務部門、技術部門、財務部門等相關部門，確保各部門了解合同內容，做好后續的協調和配合工作。（二）合同執行跟蹤1.業務部門負責跟蹤外加工合同的執行情況，定期與供應商溝通生產進度，及時了解加工過程中出現的問題，并協調解決。2.技術部門根據合同要求，對供應商的加工過程進行技術指導和監督，確保加工產品符合技術標準。如發現技術問題，應及時與供應商溝通，提出解決方案。3.采購部門負責跟蹤合同的交貨期和付款情況，按照合同約定及時支付貨款，并督促供應商按時交貨。如供應商出現交貨延遲等違約情況，采購部門應及時采取措施，追究其違約責任。4.財務部門負責對外加工合同的財務收支進行核算和管理，定期核對賬目，確保資金安全。同時，根據合同執行情況，及時與供應商結算貨款，做好財務記錄和報表。（三）變更管理1.在合同執行過程中，如因市場需求變化、技術改進、不可抗力等原因需要變更合同條款，業務部門應及時提出變更申請，填寫《外加工合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內容和影響。2.變更申請經業務部門負責人審核后，提交給洽談團隊進行評估。洽談團隊應組織相關部門對變更事項進行討論和分析，評估變更對公司利益和合作關系的影響，并提出處理建議。3.如變更事項涉及到價格調整、交貨期變更、質量標準變化等重要條款，洽談團隊應與供應商進行協商，重新簽訂補充協議或變更合同條款。補充協議或變更后的合同條款應按照合同簽訂流程進行審核和簽訂。4.合同變更后，采購部門應及時將變更情況通知公司內部相關部門，確保各部門了解變更后的合同內容，做好相應的工作調整。五、驗收與結算（一）驗收標準與流程1.外加工產品或服務完成后，業務部門應按照合同約定的驗收標準組織驗收。驗收標準應明確、具體，包括產品的外觀、尺寸、性能、質量等方面的要求。2.技術部門協助業務部門進行驗收工作，對加工產品的技術指標進行檢測和驗證。如發現產品不符合驗收標準，技術部門應出具詳細的檢測報告，并提出整改意見。3.驗收合格后，業務部門填寫《外加工驗收單》，經技術部門、采購部門等相關部門簽字確認后，作為結算貨款的依據。如驗收不合格，業務部門應要求供應商限期整改，整改合格后重新進行驗收。（二）結算流程1.財務部門根據《外加工驗收單》和合同約定的付款方式，辦理貨款結算手續。結算時，應審核發票的真實性、合法性和準確性，確保貨款支付符合公司財務規定。2.對于符合付款條件的貨款，財務部門按照合同約定的時間和金額，及時支付給供應商。付款方式可采用銀行轉賬、支票等方式，確保資金支付安全、便捷。3.在結算過程中，如發現與合同約定不符的情況，財務部門應及時與業務部門、采購部門溝通核實，查明原因后進行相應的處理。如因供應商原因導致結算問題，采購部門應負責與供應商協商解決，維護公司利益。六、檔案管理（一）檔案范圍外加工業務洽談過程中形成的各類文件和資料，包括需求評估表、供應商篩選資料、洽談紀要、合同文本、變更申請表、驗收單等，均屬于檔案管理范疇。（二）檔案整理與歸檔1.洽談團隊成員應及時將各自在洽談過程中產生的文件和資料進行整理，按照時間順序和類別進行分類。2.每月末，洽談團隊指定專人負責將當月的外加工業務檔案進行匯總和歸檔，建立電子檔案和紙質檔案。電子檔案應按照統一的命名規則進行存儲，便于查詢和管理；紙質檔案應裝訂成冊，妥善保管。3.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和核對，確保檔案的完整性和準確性。如發現檔案缺失或損壞，應及時查明原因并進行補充或修復。（三）檔案查閱與借閱1.公司內部人員因工作需要查閱外加工業務檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理人員處查閱。查閱時，應在檔案管理人員的監督下進行，不得擅自涂改、復印、抽取檔案資料。2.如需借閱外加工業務檔案，借閱人應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因和借閱期限，并經所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應重新辦理審批手續。3.借閱人應妥善保管借閱的檔案資料，不得轉借他人或用于非工作目的。借閱期滿后，應及時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發現檔案有損壞或丟失情況，應追究借閱人的責任。七、監督與考核（一）監督機制1.公司設立外加工業務監督小組，由公司高層管理人員、內部審計部門人員等組成，負責對外加工業務洽談、合同簽訂、執行、驗收、結算等全過程進行監督檢查。2.監督小組定期對外加工業務進行抽查，檢查業務流程是否規范、合同執行是否到位、各項管理制度是否有效執行等情況。如發現問題，應及時下達整改通知，要求責任部門限期整改。3.內部審計部門定期對外加工業務進行專項審計，審查外加工業務的合法性、合規性、效益性，重點關注合同簽訂、資金支付、成本控制等方面的情況。審計結束后，應出具審計報告，提出審計意見和建議。（二）考核指標1.業務部門考核指標包括外加工任務完成率、交貨期準時率、產品質量合格率、供應商滿意度等。2.采購部門考核指標包括采購成本控制率、合同簽訂及時率、付款準確率、供應商管理效果等。3.技術部門考核指標包括技術支持滿意度、技術問題解決及時率等。4.財務部門考核指標包括財務核算準確率、資金支付安全率等。（三）考核方式與結果應用1.考核方式采用定期考核與不定期考核相結合的方式。定期考核每季度進行一次，根據各部門的考核指標完成情況進行評分；不定期考核根據監督檢