外貿跟單員管理制度一、總則（一）目的為加強公司外貿跟單員隊伍建設，規范跟單員工作流程，提高工作效率和質量，確保公司外貿業務的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司外貿跟單員崗位的所有在職人員。（三）職責分工1.業務部門負責與客戶溝通訂單需求，下達訂單給跟單員，并提供必要的業務支持。對跟單員的工作進行指導、監督和考核。2.跟單員負責訂單的跟進，包括訂單確認、生產安排、出貨協調等工作。與供應商、貨代、報關行等相關方保持密切溝通，確保訂單按時、按質、按量完成。及時反饋訂單執行過程中的問題，并協助業務部門解決問題。3.其他部門協助跟單員完成相關工作，提供必要的支持和配合。按照公司規定和流程，處理與訂單相關的各項事務。二、跟單員入職管理（一）招聘要求1.本科及以上學歷，國際貿易、商務英語等相關專業優先。2.具有[X]年以上外貿跟單工作經驗，熟悉外貿業務流程。3.具備良好的英語聽說讀寫能力，能夠與國外客戶進行流利的溝通。4.熟練使用辦公軟件，如Word、Excel、PowerPoint等。5.具備較強的溝通協調能力、團隊合作能力和責任心，工作認真細致，有良好的抗壓能力。（二）招聘流程1.發布招聘信息：通過公司官網、招聘網站、社交媒體等渠道發布招聘信息，明確招聘崗位要求和職責。2.簡歷篩選：對收到的簡歷進行篩選，挑選出符合要求的候選人，并通知其參加面試。3.面試：面試分為初面和終面，初面由業務部門負責人進行，主要考察候選人的專業知識、工作經驗和溝通能力等；終面由人事總監進行，主要考察候選人的綜合素質、職業規劃和對公司文化的認同度等。4.錄用：根據面試結果，確定錄用人員，并發放錄用通知。錄用人員需在規定時間內辦理入職手續。（三）入職培訓1.公司概況培訓：介紹公司的發展歷程、組織架構、企業文化等基本情況，讓新員工對公司有一個全面的了解。2.業務流程培訓：詳細講解公司外貿業務流程，包括訂單處理、生產安排、出貨操作等環節，讓新員工熟悉工作內容和流程。3.產品知識培訓：介紹公司主要產品的特點、用途、市場需求等信息，讓新員工能夠準確地向客戶介紹產品。4.溝通技巧培訓：針對外貿跟單工作的特點，進行溝通技巧培訓，包括與客戶、供應商、貨代等相關方的溝通方式和注意事項等。5.系統操作培訓：培訓新員工使用公司的業務管理系統，如訂單管理系統、客戶關系管理系統等，確保其能夠熟練操作。三、跟單員工作職責（一）訂單前期工作1.收到業務部門下達的訂單后，及時與客戶進行訂單確認，包括產品規格、數量、價格、交貨期等信息，確保訂單信息準確無誤。2.根據訂單要求，制定詳細的生產計劃，并與生產部門溝通協調，確保生產任務按時安排。3.聯系供應商，采購生產所需的原材料和零部件，并跟進采購進度，確保原材料和零部件按時到貨。（二）生產過程跟進1.定期到生產車間檢查生產進度，及時發現并解決生產過程中出現的問題，如生產設備故障、原材料短缺等。2.協調生產部門與其他部門之間的工作，確保生產順利進行。如與質量控制部門溝通，確保產品質量符合標準；與物流部門溝通，安排產品的運輸和倉儲等。3.根據生產進度，及時調整生產計劃，確保訂單能夠按時完成。（三）出貨安排1.根據訂單交貨期，提前與貨代公司聯系，安排訂艙、報關等出貨事宜。2.準備出貨所需的文件，如商業發票、裝箱單、提單等，并確保文件的準確性和完整性。3.協調生產部門、物流部門等相關方，確保產品按時、按質、按量出貨，并及時通知客戶貨物已發出。（四）客戶溝通與反饋1.定期與客戶溝通訂單執行情況，及時反饋生產進度、出貨時間等信息，確保客戶對訂單執行情況有清晰的了解。2.處理客戶的投訴和問題，及時協調相關部門解決，并將處理結果及時反饋給客戶，確保客戶滿意度。3.收集客戶的意見和建議，及時反饋給業務部門，為公司產品和服務的改進提供參考。（五）文件管理1.負責訂單相關文件的整理、歸檔和保管，包括訂單合同、生產計劃、采購訂單、出貨文件等。2.確保文件的安全性和完整性，便于查詢和追溯。四、跟單員工作流程（一）訂單接收與確認1.業務部門將訂單信息傳遞給跟單員，跟單員收到訂單后，首先核對訂單信息的完整性和準確性。2.與客戶進行訂單確認，通過郵件、電話等方式與客戶溝通訂單細節，如產品規格、數量、價格、交貨期等，確保雙方對訂單內容達成一致。3.將確認后的訂單信息錄入公司業務管理系統，并提交給業務部門審核。（二）生產計劃制定1.根據訂單要求和客戶交貨期，制定詳細的生產計劃。生產計劃應包括產品生產進度安排、原材料采購計劃、零部件加工計劃等。2.將生產計劃發送給生產部門，并與生產部門負責人溝通協調，確保生產計劃能夠順利執行。（三）原材料采購1.根據生產計劃，確定所需原材料和零部件的清單，并聯系供應商進行采購。2.與供應商簽訂采購合同，明確采購產品的規格、數量、價格、交貨期等條款。3.跟進采購進度，定期與供應商溝通，了解原材料和零部件的生產情況和交貨時間，確保按時到貨。（四）生產過程監控1.按照生產計劃，定期到生產車間檢查生產進度，了解產品生產情況。2.檢查生產過程中的質量控制情況，確保產品質量符合標準。如發現質量問題，及時與質量控制部門溝通，采取措施進行整改。3.協調生產部門與其他部門之間的工作，解決生產過程中出現的問題，如生產設備故障、原材料短缺等。（五）出貨準備1.根據訂單交貨期，提前與貨代公司聯系，安排訂艙事宜。確定船期、提單號等信息，并將相關信息通知生產部門和物流部門。2.準備出貨所需的文件，如商業發票、裝箱單、提單等。文件內容應準確無誤，符合國際貿易慣例和客戶要求。3.安排產品的包裝和標識，確保產品在運輸過程中不受損壞。（六）出貨與報關1.協調生產部門、物流部門等相關方，確保產品按時、按質、按量出貨。出貨前，對產品進行檢驗，確保產品質量合格。2.將產品交付給貨代公司，并辦理報關手續。報關過程中，確保報關文件的準確性和完整性，配合海關的查驗工作。3.跟蹤貨物運輸情況，及時了解貨物的運輸狀態，確保貨物按時到達目的地。（七）訂單結案1.訂單完成出貨后，跟單員負責對訂單進行結案處理。整理訂單相關文件，進行歸檔保存。2.對訂單執行情況進行總結分析，評估訂單執行過程中的優點和不足之處，為今后的工作提供經驗教訓。3.將訂單結案情況反饋給業務部門，并與業務部門溝通客戶反饋信息，為客戶維護和業務拓展提供支持。五、跟單員績效考核（一）考核原則1.公平、公正、公開原則：考核過程和結果應客觀、公正，確保所有跟單員在相同的標準下接受考核。2.定量與定性相結合原則：考核指標應既有定量指標，如訂單完成率、準時交貨率等，又有定性指標，如客戶滿意度、溝通協調能力等，全面評價跟單員的工作表現。3.激勵與約束相結合原則：考核結果與跟單員的薪酬、晉升、獎勵等掛鉤，激勵跟單員積極工作，同時對工作表現不佳的跟單員進行約束和改進。（二）考核周期績效考核周期為[X]個月，每月進行一次考核評估，年度進行綜合考核。（三）考核指標及權重1.訂單完成率（30%）：實際完成訂單數量與下達訂單數量的比例，反映跟單員的工作效率和訂單執行能力。2.準時交貨率（25%）：按時交貨的訂單數量與應交貨訂單數量的比例，體現跟單員對交貨期的把控能力。3.產品質量合格率（20%）：產品質量符合標準的訂單數量與總訂單數量的比例，衡量跟單員在生產過程中對質量控制的能力。4.客戶滿意度（15%）：通過客戶反饋調查等方式獲取客戶對跟單員工作的滿意度評價，反映跟單員與客戶溝通協調的效果。5.溝通協調能力（10%）：考察跟單員在與業務部門、生產部門、供應商、貨代等相關方溝通協調過程中的表現，包括溝通效果、問題解決能力等。（四）考核方法1.自評：跟單員每月對自己的工作表現進行自我評價，填寫績效考核自評表，總結工作成果和不足之處，并提出改進措施。2.上級評價：業務部門負責人根據跟單員的日常工作表現，對其進行評價打分，填寫績效考核評價表，評價內容包括工作業績、工作態度、溝通協調能力等方面。3.客戶評價：定期向客戶發放滿意度調查問卷，收集客戶對跟單員工作的評價意見，作為客戶滿意度考核指標的依據。4.綜合評價：人事部門根據跟單員的自評、上級評價和客戶評價結果，進行綜合分析和評價，確定最終考核得分。（五）考核結果應用1.薪酬調整：根據績效考核結果，對跟單員的薪酬進行調整。考核得分優秀的跟單員給予適當的薪酬獎勵，考核得分不達標或連續多次考核不佳的跟單員進行薪酬下調或其他懲罰措施。2.晉升與獎勵：績效考核結果作為跟單員晉升的重要依據之一。連續多次考核優秀的跟單員，在職位晉升、培訓機會等方面給予優先考慮；對在工作中表現突出、為公司做出重大貢獻的跟單員，給予表彰和獎勵。3.培訓與發展：根據績效考核結果，分析跟單員在工作中存在的問題和不足，為其制定個性化的培訓計劃，幫助其提升工作能力和業務水平。六、跟單員培訓與發展（一）培訓計劃制定1.根據公司業務發展需求和跟單員崗位要求，制定年度培訓計劃。培訓計劃應包括培訓目標、培訓內容、培訓方式、培訓時間等。2.培訓內容應涵蓋外貿業務知識、產品知識、溝通技巧、質量管理、物流知識等方面，以提高跟單員的綜合素質和業務能力。（二）培訓方式1.內部培訓：由公司內部的業務骨干、專家等擔任培訓講師，定期組織內部培訓課程，分享業務經驗和專業知識。2.外部培訓：根據培訓需求，選派跟單員參加外部專業培訓機構舉辦的培訓課程或研討會，拓寬視野，學習先進的外貿跟單經驗和方法。3.在線學習：利用網絡學習平臺，提供豐富的學習資源，讓跟單員可以自主學習和提升。如在線課程、行業資訊、案例分析等。4.實踐鍛煉：安排跟單員參與實際項目，通過實踐鍛煉提高其解決實際問題的能力和業務操作水平。（三）職業發展規劃1.為跟單員提供明確的職業發展路徑，如跟單員資深跟單員業務主管業務經理等。2.根據跟單員的個人能力和職業發展意愿，制定個性化的職業發展規劃，為其提供晉升機會和發展空間。3.鼓勵跟單員不斷學習和提升自己，通過參加培訓、考取相關證書等方式，提高自身競爭力，實現職業發展目標。七、跟單員工作紀律（一）遵守公司規章制度1.嚴格遵守公司的各項規章制度，包括考勤制度、保密制度、財務制度等。2.按時上下班，不得遲到、早退、曠工。如有特殊情況需要請假，應按照公司規定辦理請假手續。（二）保守公司商業秘密1.對在工作中接觸到的公司商業秘密，如客戶信息、訂單價格、產品技術資料等，嚴格保密，不得泄露給任何第三方。2.在離職后，仍需遵守公司的保密規定，不得利用公司商業秘密謀取私利。