外聯部制度管理制度一、總則1.1目的為了規范公司外聯部的工作流程，提高工作效率，確保各項外聯工作的順利開展，加強與外部機構、合作伙伴等的溝通與合作，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于公司外聯部全體工作人員。1.3基本原則1.合規性原則：外聯部的一切活動必須符合國家法律法規以及公司的相關規定。2.誠信原則：在與外部交往過程中，秉持誠實守信的態度，維護公司良好形象。3.效益原則：以實現公司利益最大化為目標，合理安排外聯工作，確保資源投入產出比。4.團隊協作原則：加強內部團隊協作，與公司其他部門緊密配合，共同完成公司整體目標。二、部門職責2.1外聯部主要職責1.拓展外部資源：積極開發新的合作機會，與各類潛在合作伙伴建立聯系，拓展業務渠道和市場空間。2.維護合作關系：負責與現有合作伙伴進行日常溝通與協調，確保合作項目的順利推進，及時解決合作過程中出現的問題。3.商務談判：代表公司參與各類商務合作談判，制定談判策略，爭取有利的合作條件，簽訂合作協議。4.信息收集：關注行業動態、市場趨勢、競爭對手信息等，及時收集并反饋給公司相關部門，為公司決策提供依據。5.公關活動策劃與執行：組織和策劃各類公關活動，提升公司品牌知名度和美譽度，樹立良好的企業形象。6.危機公關處理：在公司面臨公關危機時，迅速反應，制定應對措施，妥善處理危機事件，維護公司聲譽。2.2內部協作職責1.與市場部協作：共同制定市場推廣策略，為市場部提供外聯資源支持，協助市場部開展市場調研等工作。2.與銷售部協作：及時了解銷售需求，為銷售部門拓展客戶資源，提供商務合作機會，配合銷售部門完成銷售任務。3.與財務部協作：參與商務合作項目的預算編制，在合作談判中關注財務條款，確保公司財務利益，及時向財務部反饋合作項目的財務執行情況。4.與法務部協作：在商務談判、合作協議簽訂等過程中，咨詢法務意見，確保合作事項合法合規，避免法律風險。三、人員管理3.1人員招聘與選拔1.根據外聯部工作需求，制定招聘計劃，明確招聘崗位、人數、任職要求等。2.通過多種渠道進行招聘，如招聘網站、社交媒體、人才市場、校園招聘等。3.對應聘人員進行初步篩選，組織面試、筆試、背景調查等環節，選拔出符合公司要求的優秀人才。3.2培訓與發展1.新員工入職培訓：對外聯部新員工進行入職培訓，內容包括公司概況、企業文化、規章制度、外聯部工作職責與流程等。2.定期內部培訓：定期組織外聯部內部培訓，提升員工的專業技能和綜合素質，培訓內容涵蓋商務談判技巧、公關活動策劃、溝通技巧、行業知識等。3.外部培訓與交流：鼓勵員工參加外部專業培訓課程、行業研討會等活動，拓寬視野，了解行業最新動態，促進員工個人發展。4.職業發展規劃：為外聯部員工制定個性化的職業發展規劃，根據員工的工作表現和個人能力，提供晉升機會和崗位輪換機會，激發員工的工作積極性和創造力。3.3績效考核1.制定科學合理的績效考核指標體系，包括工作業績、工作能力、工作態度等方面。2.工作業績指標：如合作項目數量、合作項目金額、新客戶開發數量、公關活動效果評估等。3.工作能力指標：如商務談判能力、溝通協調能力、信息收集與分析能力等。4.工作態度指標：如責任心、團隊合作精神、工作積極性等。5.定期進行績效考核評估，根據考核結果進行相應的獎勵和懲罰，如績效獎金發放、晉升、調薪、培訓改進等。3.4考勤管理1.嚴格執行公司考勤制度，外聯部員工應按時上下班，不得遲到早退。2.如需請假，應提前按照公司規定辦理請假手續，注明請假原因、請假時間等，經批準后方可休假。3.對于曠工行為，按照公司規定進行嚴肅處理。四、工作流程4.1合作項目開發流程1.市場調研：對外聯部相關人員進行市場調研培訓，使其掌握市場調研方法和技巧。調研內容包括行業發展趨勢、潛在合作伙伴信息、競爭對手動態等。2.目標篩選：根據市場調研結果，篩選出潛在的合作目標，確定合作方向和重點。3.初步溝通：通過電話、郵件、社交媒體等方式與潛在合作伙伴進行初步溝通，介紹公司情況和合作意向，了解對方基本態度和需求。4.實地拜訪：對于有進一步合作可能的目標，安排實地拜訪，深入了解對方業務狀況、企業文化、合作意愿等，建立面對面的溝通和聯系。5.合作方案制定：根據實地拜訪情況和雙方需求，制定詳細的合作方案，明確合作內容、合作方式、雙方權利義務、預期收益等。6.內部評審：將合作方案提交公司內部相關部門進行評審，征求意見和建議，對方案進行完善和優化。7.合作洽談：與潛在合作伙伴就合作方案進行洽談，協商合作細節，爭取達成一致意見。8.合作協議簽訂：合作洽談達成共識后，起草合作協議，經法務部審核通過后，與對方簽訂正式合作協議。4.2商務談判流程1.談判準備：成立談判小組，明確談判目標、策略和分工。收集與談判相關的信息，包括對方背景、需求、底線等，制定談判議程和預案。2.開場介紹：雙方談判人員相互介紹，營造良好的談判氛圍，簡要介紹談判目的和議程安排。3.陳述觀點：雙方分別闡述己方的立場、觀點和需求，明確合作意向和重點關注問題。4.討價還價：圍繞合作條款進行討價還價，尋求雙方利益的平衡點，爭取最優的合作條件。5.妥協與讓步：在談判過程中，根據實際情況適時做出妥協和讓步，但要確保公司核心利益不受損害。6.達成共識：經過多輪談判，最終達成雙方都能接受的合作共識，明確合作細節和條款。7.協議擬定：根據談判結果，起草合作協議，明確雙方權利義務、合作內容、違約責任等。8.協議審核與簽訂：將合作協議提交法務部審核，確保協議合法合規。審核通過后，雙方簽訂正式合作協議。4.3公關活動策劃與執行流程1.活動策劃：根據公司需求和目標，確定公關活動主題、形式、時間、地點、參與人員等。制定活動預算，明確各項費用支出。2.方案設計：設計公關活動具體實施方案，包括活動流程、宣傳推廣方案、現場布置方案、人員安排等。3.內部審批：將公關活動策劃方案提交公司內部審批，征求相關部門意見，確保活動方案符合公司整體戰略和要求。4.宣傳推廣：通過多種渠道進行活動宣傳推廣，如公司官網、社交媒體、行業媒體、線下海報等，吸引目標受眾參與。5.物資準備：按照活動方案要求，準備活動所需的物資和設備，如禮品、宣傳資料、音響設備、舞臺道具等。6.現場執行：活動當天，確保各項工作有序進行，做好現場組織、協調、安全保障等工作，及時處理突發情況。7.活動評估：活動結束后，對活動效果進行評估，收集參與者反饋意見，分析活動的優點和不足，為今后的公關活動提供經驗參考。五、溝通管理5.1內部溝通1.定期會議：每周召開部門例會，總結上周工作進展，安排本周工作任務，加強部門內部信息共享和溝通協調。2.項目溝通會：針對具體合作項目或公關活動，及時召開項目溝通會，明確各方職責，協調解決項目推進過程中出現的問題。3.跨部門溝通協調：與公司其他部門保持密切溝通，建立有效的跨部門溝通機制，定期召開跨部門協調會議，共同解決涉及多個部門的工作問題。4.信息共享平臺：利用公司內部辦公系統或即時通訊工具，建立外聯部信息共享平臺，方便部門內部成員之間及時交流工作信息、分享經驗和資料。5.2外部溝通1.建立合作伙伴溝通機制：與合作伙伴建立定期溝通機制，如每月或每季度召開合作溝通會議，及時了解合作進展情況，解決合作中出現的問題。2.客戶溝通管理：關注客戶需求和反饋，及時回復客戶咨詢和投訴，定期回訪客戶，加強與客戶的溝通與合作，提高客戶滿意度。3.行業協會與媒體溝通：積極參與行業協會組織的活動，加強與行業協會的溝通與聯系，及時了解行業動態和政策信息。與媒體保持良好的合作關系，定期發布公司新聞和動態，提升公司品牌知名度和美譽度。六、費用管理6.1預算管理1.外聯部根據年度工作計劃和業務需求，編制年度費用預算，包括業務招待費、差旅費、公關活動費、市場調研費等各項費用明細。2.預算編制應遵循合理、節約、高效的原則，充分考慮各項費用的必要性和可行性，確保預算準確合理。3.年度費用預算經公司審核批準后，嚴格按照預算執行，不得隨意超支。6.2費用報銷1.外聯部員工應嚴格按照公司費用報銷制度進行費用報銷，報銷憑證必須真實、合法、有效。2.業務招待費報銷：應注明招待對象、招待事由、招待時間、招待金額等信息，并提供相應的發票和消費清單。3.差旅費報銷：按照公司差旅費標準執行，包括交通費用、住宿費用、餐飲補貼等，報銷時應提供出差審批單、機票、車票、住宿發票等相關憑證。4.公關活動費報銷：提供活動策劃方案、活動執行報告、費用明細清單、發票等資料，確保費用支出與活動內容相符。5.費用報銷流程：員工填寫費用報銷單，附上相關憑證，經部門負責人審核、財務部門審核、公司領導審批后，方可報銷。6.3費用控制1.定期對費用支出情況進行統計分析，對比預算執行情況，及時發現費用超支或不合理支出的情況。2.對于費用超支的項目，分析原因并采取相應的控制措施，如調整預算、優化費用支出結構、加強費用審批等。3.建立費用預警機制，當費用支出接近預算上限時，及時發出預警信號，提醒相關人員注意費用控制。七、保密管理7.1保密范圍1.公司商業秘密：包括公司的技術秘密、產品配方、客戶信息、市場策略、財務數據等。2.合作項目信息：在與合作伙伴洽談和合作過程中涉及的未公開信息、合作方案、談判內容等。3.其他敏感信息：公司認為需要保密的其他信息，如公司內部會議紀要、領導批示等。7.2保密措施1.加強員工保密教育，提高員工保密意識，簽訂保密協議，明確員工的保密義務和責任。2.對外聯部辦公場所進行安全管理，限制無關人員進入，對重要文件和資料進行加密存儲和保管。3.在與外部機構交流合作過程中，嚴格控制信息的傳播范圍，確保不泄露公司機密信息。4.對于涉及公司機密信息的文件、資料等，嚴格按照公司文件管理制度進行登記、借閱、歸還等操作，防止信息丟失或泄露。7.3泄密處理1.如發現有員工違反保密制度，泄露公司機密信息，應立即采取措施，制止信息的進一步傳播，并保留相關證據。2.對泄密事件進行調查，明確泄密原因和責