大公司會議管理制度一、總則（一）目的為規范公司會議管理，提高會議效率，確保會議決策的有效執行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各類會議，包括但不限于董事會會議、管理層會議、部門例會、專題會議等。（三）會議原則1.高效務實原則：會議應緊密圍繞公司目標和工作重點，精簡議程，提高效率，注重解決實際問題。2.充分準備原則：會前應明確會議主題、目的、議程，參會人員需做好充分準備，確保會議順利進行。3.民主集中原則：鼓勵參會人員積極發言，充分表達意見和建議，最終形成科學合理的決策。4.嚴格執行原則：會議決策一經形成，相關部門和人員應嚴格執行，確保政令暢通。二、會議分類及組織（一）董事會會議1.會議性質：公司最高決策機構會議，負責審議公司重大事項，做出戰略決策。2.參會人員：董事會成員3.召集與主持：由董事長召集并主持，董事長因故不能出席時，可委托副董事長或其他董事召集并主持。4.會議頻率：根據公司實際情況定期召開，每年至少[X]次。5.會議議程：上次董事會決議執行情況匯報公司經營狀況及財務報告重大投資、融資、并購等事項審議公司戰略規劃、年度計劃等重要事項討論其他需董事會審議的事項6.會議準備：董事會秘書提前[X]天通知各位董事會議時間、地點、議程等。相關部門準備好匯報材料，提前提交董事會秘書匯總。7.會議記錄：由董事會秘書負責記錄，會議記錄應準確、完整，經參會董事簽字確認后存檔。（二）管理層會議1.會議性質：公司管理層溝通協調、決策部署的重要會議。2.參會人員：公司高層管理人員，包括總經理、副總經理、各部門負責人等。3.召集與主持：由總經理召集并主持。4.會議頻率：每周[X]次，可根據實際情況調整。5.會議議程：各部門上周工作進展匯報及本周工作計劃公司重點項目進展情況匯報需協調解決的問題討論總經理工作指示及工作部署6.會議準備：各部門提前準備好上周工作總結和本周工作計劃，以書面形式提交。涉及重點項目的部門準備好項目進展情況匯報材料。7.會議記錄：由行政部門指定專人負責記錄，會議記錄整理后經總經理審核簽字存檔。（三）部門例會1.會議性質：各部門內部溝通協調、工作安排的會議。2.參會人員：部門全體員工3.召集與主持：由部門負責人召集并主持。4.會議頻率：每周[X]次，可根據部門工作實際調整。5.會議議程：員工工作進展匯報部門負責人工作安排需部門內部協調解決的問題討論6.會議準備：員工提前梳理上周工作完成情況和本周工作計劃。部門負責人提前確定會議重點和需討論的問題。7.會議記錄：由部門指定專人負責記錄，記錄內容可根據實際情況簡化，經部門負責人審核后留存部門內部。（四）專題會議1.會議性質：針對公司特定事項或問題召開的專門會議。2.參會人員：根據會議主題確定，包括相關部門負責人、專業人員等。3.召集與主持：由相關領導或部門負責人召集并主持。4.會議頻率：根據實際需要不定期召開。5.會議議程：明確會議主題和目的相關情況介紹和分析參會人員討論并提出解決方案形成會議決議6.會議準備：召集部門提前確定會議主題、議程，通知參會人員。準備好相關資料，如數據報告、案例分析等。7.會議記錄：由召集部門指定專人負責記錄，會議記錄應詳細準確，經會議主持人審核簽字后存檔。三、會議流程（一）會議籌備1.確定會議主題和目的：根據公司工作需要，由發起部門或領導確定會議主題和目的。2.確定參會人員：根據會議性質和主題，明確參會人員范圍，并提前通知。3.確定會議時間和地點：選擇合適的時間和地點召開會議，確保參會人員能夠按時參加。4.準備會議資料：根據會議議程，準備相關匯報材料、文件、數據等資料。5.通知參會人員：提前[X]天（根據會議重要性和緊急程度確定通知時間）將會議時間、地點、議程、需準備的資料等信息通知參會人員。（二）會議召開1.簽到入場：參會人員應提前到達會議地點簽到入場，確保會議按時開始。2.主持人開場：主持人介紹會議目的、議程、參會人員等基本情況，宣布會議開始。3.議程進行：按照會議議程依次進行各項內容，參會人員應積極發言，充分表達意見和建議。主持人應把控會議節奏，引導討論方向，確保會議圍繞主題進行。4.會議記錄：記錄人員認真記錄會議內容，包括發言要點、討論結果、決策事項等。（三）會議決議與執行1.形成決議：會議結束時，主持人總結會議討論情況，明確會議決議，并征求參會人員意見。決議應清晰明確，責任到人，具有可操作性。2.發布會議紀要：會議結束后[X]個工作日內，由會議組織部門整理會議紀要，經審核后發布給參會人員及相關部門。會議紀要應準確概括會議主要內容、決議事項及責任分工。3.決議執行：相關部門和人員應按照會議決議認真組織實施，明確執行時間節點和責任人。執行過程中如有問題，應及時向相關領導匯報。4.跟蹤反饋：會議組織部門負責對會議決議執行情況進行跟蹤檢查，定期收集反饋信息，及時協調解決執行過程中出現的問題。對未按時完成或執行不到位的情況進行督促整改，并將結果向領導匯報。四、會議紀律（一）參會人員應遵守以下紀律1.按時參加會議，不得遲到、早退或缺席。如有特殊情況不能參加，需提前向會議主持人請假，并安排合適人員代會。2.會議期間應將手機調至靜音或關機狀態，不得隨意接聽電話或離開會場。如有緊急情況需要處理，應向主持人請假后離開。3.認真傾聽他人發言，不得隨意打斷或交頭接耳。積極參與討論，充分發表自己的意見和建議，但不得進行與會議主題無關的爭論或閑聊。4.尊重會議主持人和其他參會人員，遵守會議秩序，維護會議的嚴肅性。（二）對違反會議紀律的處理1.對于遲到、早退或缺席會議的人員，第一次給予口頭警告，第二次給予全公司通報批評，并納入績效考核。2.對于會議期間違反手機使用規定、隨意離開會場等行為，第一次給予提醒，第二次給予罰款[X]元處理，并在部門內部通報。3.對于不遵守會議秩序、進行與會議主題無關爭論或閑聊等行為，視情節輕重給予批評教育、罰款[X][X]元處理，并在全公司通報。五、會議時間控制（一）各類會議應嚴格控制時間1.董事會會議根據議題多少合理安排時間，原則上每次會議時長不超過[X]小時。2.管理層會議每次時長控制在[X]小時左右，重點突出，簡潔高效。3.部門例會每次時長一般不超過[X]小時。4.專題會議根據會議內容和復雜程度確定時間，但應盡量精簡，避免冗長。（二）會議主持人應把控會議節奏1.合理安排各項議程時間，確保重點內容有足夠時間討論。2.對發言時間過長或偏離主題的情況及時進行提醒和引導，保證會議按計劃進行。六、會議資料管理（一）會議資料的收集與整理1.會議組織部門負責收集參會人員提交的匯報材料、文件等資料。2.會議結束后，及時對會議資料進行整理，按照會議類別、時間順序等進行歸檔。（二）會議資料的保管與查閱1.會議資料由專門