大學(xué)采購處管理制度總則1.目的為了加強(qiáng)大學(xué)采購處的管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于大學(xué)采購處所有采購活動，包括貨物采購、工程采購和服務(wù)采購。3.基本原則依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和學(xué)校相關(guān)規(guī)定，確保采購活動合法合規(guī)。公開公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，保證所有符合條件的供應(yīng)商有平等參與競爭的機(jī)會，公正對待每一個供應(yīng)商。公平競爭原則：通過公平競爭選擇最優(yōu)供應(yīng)商，確保采購項(xiàng)目性價比最高。廉潔高效原則：采購人員應(yīng)廉潔自律，杜絕腐敗行為，提高采購工作效率。組織架構(gòu)與職責(zé)1.采購處組織架構(gòu)采購處設(shè)處長一名，副處長若干名，下設(shè)采購科、招標(biāo)科、合同管理科等科室。2.各部門職責(zé)處長職責(zé)全面負(fù)責(zé)采購處的管理工作，制定采購處工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)采購處團(tuán)隊(duì)建設(shè)，組織人員培訓(xùn)和考核，提高團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)。審核重大采購項(xiàng)目的采購方案、招標(biāo)文件、合同文本等。協(xié)調(diào)采購處與學(xué)校其他部門、供應(yīng)商及相關(guān)單位的關(guān)系。副處長職責(zé)協(xié)助處長開展工作，負(fù)責(zé)分管科室的日常管理。審核分管科室的采購文件、合同等，確保采購工作合規(guī)。參與重大采購項(xiàng)目的組織實(shí)施，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。采購科職責(zé)負(fù)責(zé)制定采購計(jì)劃，根據(jù)學(xué)校各部門需求，編制年度、季度和月度采購計(jì)劃。組織實(shí)施各類貨物采購活動，包括市場調(diào)研、供應(yīng)商選擇、采購談判、合同簽訂等。建立和維護(hù)供應(yīng)商信息庫，對供應(yīng)商進(jìn)行評價和管理。招標(biāo)科職責(zé)負(fù)責(zé)組織各類工程和服務(wù)采購的招標(biāo)活動，包括編制招標(biāo)文件、發(fā)布招標(biāo)公告、組織開標(biāo)評標(biāo)、確定中標(biāo)候選人等。對招標(biāo)過程進(jìn)行記錄和存檔，確保招標(biāo)活動合法合規(guī)。協(xié)助采購科處理采購過程中的質(zhì)疑和投訴。合同管理科職責(zé)負(fù)責(zé)采購合同的審核、簽訂、履行、變更和終止等管理工作。對合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，及時協(xié)調(diào)解決合同履行過程中的問題。建立合同檔案管理制度，對采購合同及相關(guān)資料進(jìn)行整理、歸檔和保管。采購計(jì)劃管理1.采購計(jì)劃的編制各部門應(yīng)根據(jù)教學(xué)、科研、行政等工作需要，提前向采購處提交采購申請，采購申請應(yīng)明確采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時間等內(nèi)容。采購科收到采購申請后，應(yīng)進(jìn)行匯總和分析，結(jié)合學(xué)校預(yù)算安排和庫存情況，編制采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)包括采購項(xiàng)目名稱、采購內(nèi)容、采購數(shù)量、采購預(yù)算、采購時間等。2.采購計(jì)劃的審批采購計(jì)劃編制完成后，應(yīng)提交處長審批。處長應(yīng)根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況和采購政策，對采購計(jì)劃進(jìn)行審核，必要時組織相關(guān)部門進(jìn)行論證。經(jīng)審批后的采購計(jì)劃作為采購活動的依據(jù)。3.采購計(jì)劃的調(diào)整采購計(jì)劃一經(jīng)批準(zhǔn)，原則上不得隨意調(diào)整。如因特殊原因需要調(diào)整采購計(jì)劃，采購部門應(yīng)填寫《采購計(jì)劃調(diào)整申請表》，說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容等，按原審批程序進(jìn)行審批。供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商準(zhǔn)入采購處應(yīng)建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，明確供應(yīng)商的準(zhǔn)入條件，包括企業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、信譽(yù)等方面。潛在供應(yīng)商應(yīng)向采購處提交《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請表》，并提供相關(guān)證明材料。采購處對供應(yīng)商提交的資料進(jìn)行審核，必要時進(jìn)行實(shí)地考察。經(jīng)審核合格的供應(yīng)商納入供應(yīng)商信息庫。2.供應(yīng)商評價采購處應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價，評價內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格水平、合作態(tài)度等方面。采購人員應(yīng)在每次采購活動結(jié)束后，填寫《供應(yīng)商評價表》，對供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行評價。采購科根據(jù)采購人員的評價結(jié)果，結(jié)合采購金額、采購頻率等因素，對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評價。3.供應(yīng)商淘汰對于評價結(jié)果較差、出現(xiàn)嚴(yán)重違約行為或不再符合準(zhǔn)入條件的供應(yīng)商，采購處應(yīng)及時將其從供應(yīng)商信息庫中淘汰，并通知相關(guān)部門不再與其合作。采購流程1.貨物采購流程需求申報：各部門填寫采購申請，提交采購處采購科。采購計(jì)劃編制：采購科根據(jù)采購申請編制采購計(jì)劃，報處長審批。市場調(diào)研：采購人員對市場上相關(guān)貨物的供應(yīng)商、價格、質(zhì)量等進(jìn)行調(diào)研。供應(yīng)商選擇：采購人員從供應(yīng)商信息庫中選擇不少于三家符合要求的供應(yīng)商，向其發(fā)出詢價通知書或招標(biāo)邀請書。報價及投標(biāo)：供應(yīng)商按要求進(jìn)行報價或投標(biāo)。評審：采購人員組織相關(guān)人員對供應(yīng)商的報價或投標(biāo)文件進(jìn)行評審，確定中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商。合同簽訂：采購科與中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商簽訂采購合同。驗(yàn)收付款：貨物到貨后，采購部門組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后辦理付款手續(xù)。2.工程采購流程項(xiàng)目申報：各部門填寫工程采購申請，提交采購處招標(biāo)科。采購計(jì)劃編制：招標(biāo)科根據(jù)采購申請編制采購計(jì)劃，報處長審批。招標(biāo)文件編制：招標(biāo)科根據(jù)采購項(xiàng)目特點(diǎn)和要求，編制招標(biāo)文件。發(fā)布招標(biāo)公告：通過學(xué)校官網(wǎng)、政府采購平臺等渠道發(fā)布招標(biāo)公告。報名及資格審查：潛在投標(biāo)人報名并提交資格審查文件，招標(biāo)科進(jìn)行資格審查。開標(biāo)評標(biāo)：組織開標(biāo)評標(biāo)會議，確定中標(biāo)候選人。中標(biāo)公示：對中標(biāo)候選人進(jìn)行公示，公示無異議后確定中標(biāo)人。合同簽訂：招標(biāo)科與中標(biāo)人簽訂工程采購合同。項(xiàng)目實(shí)施與監(jiān)督：工程實(shí)施過程中，采購處對項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保工程質(zhì)量和進(jìn)度。竣工驗(yàn)收與結(jié)算：工程竣工后，組織竣工驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后辦理結(jié)算手續(xù)。3.服務(wù)采購流程需求申報：各部門填寫服務(wù)采購申請，提交采購處招標(biāo)科。采購計(jì)劃編制：招標(biāo)科根據(jù)采購申請編制采購計(jì)劃，報處長審批。招標(biāo)文件編制：招標(biāo)科根據(jù)采購項(xiàng)目特點(diǎn)和要求，編制招標(biāo)文件。發(fā)布招標(biāo)公告：通過學(xué)校官網(wǎng)、政府采購平臺等渠道發(fā)布招標(biāo)公告。報名及資格審查：潛在投標(biāo)人報名并提交資格審查文件，招標(biāo)科進(jìn)行資格審查。開標(biāo)評標(biāo)：組織開標(biāo)評標(biāo)會議，確定中標(biāo)候選人。中標(biāo)公示：對中標(biāo)候選人進(jìn)行公示，公示無異議后確定中標(biāo)人。合同簽訂：招標(biāo)科與中標(biāo)人簽訂服務(wù)采購合同。服務(wù)實(shí)施與監(jiān)督：服務(wù)實(shí)施過程中，采購處對服務(wù)質(zhì)量和進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)督檢查。驗(yàn)收付款：服務(wù)完成后，組織驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后辦理付款手續(xù)。采購合同管理1.合同起草與審核采購合同應(yīng)按照《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)以及學(xué)校采購政策的要求起草。合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、采購內(nèi)容、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同管理科負(fù)責(zé)對采購合同進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性、合理性等。審核通過的合同報處長審批。2.合同簽訂采購合同經(jīng)處長審批后，由采購部門與供應(yīng)商簽訂。合同簽訂應(yīng)遵循雙方自愿、平等、公平、誠實(shí)信用的原則，確保合同合法有效。合同簽訂后，合同管理科應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門。3.合同履行采購部門應(yīng)按照合同約定，跟蹤供應(yīng)商的履行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。供應(yīng)商履行合同過程中如出現(xiàn)問題，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取措施解決問題。如供應(yīng)商未能按時履行合同義務(wù)，采購部門有權(quán)追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。4.合同變更與終止合同履行過程中，如因特殊原因需要變更合同內(nèi)容，采購部門應(yīng)填寫《合同變更申請表》，說明變更原因、變更內(nèi)容等，按原審批程序進(jìn)行審批。經(jīng)審批后的合同變更申請作為合同變更的依據(jù)。合同履行完畢或出現(xiàn)法定終止情形時，合同自然終止。合同履行過程中如需提前終止合同，采購部門應(yīng)填寫《合同終止申請表》，說明終止原因、終止時間等，按原審批程序進(jìn)行審批。經(jīng)審批后的合同終止申請作為合同終止的依據(jù)。5.合同檔案管理合同管理科應(yīng)建立合同檔案管理制度，對采購合同及相關(guān)資料進(jìn)行整理、歸檔和保管。合同檔案應(yīng)包括合同文本、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、報價文件、驗(yàn)收報告、付款憑證等。合同檔案應(yīng)妥善保管，保存期限按照學(xué)校檔案管理規(guī)定執(zhí)行。采購監(jiān)督與考核1.采購監(jiān)督學(xué)校審計(jì)部門負(fù)責(zé)對采購處的采購活動進(jìn)行定期審計(jì)和專項(xiàng)審計(jì)，檢查采購行為是否合法合規(guī)，采購程序是否規(guī)范，采購結(jié)果是否符合學(xué)校利益。采購處內(nèi)部應(yīng)建立監(jiān)督機(jī)制，采購過程中涉及的重大事項(xiàng)應(yīng)集體決策，采購人員之間應(yīng)相互監(jiān)督，防止違規(guī)行為發(fā)生。學(xué)校師生員工有權(quán)對采購活動進(jìn)行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)采購過程中有違規(guī)行為或不合理情況，可向采購處或?qū)W校相關(guān)部門舉報。2.采購考核采購處應(yīng)建立采購人員考核制度，對采購人員的工作業(yè)績、工作態(tài)度、廉潔自律等方面進(jìn)行考核。考核內(nèi)容包括采購任務(wù)完成情況、采購質(zhì)量、采購成本控制、供應(yīng)商管理、合同管理等方面。考核結(jié)果與采購人員的績效獎金、晉升等掛鉤。風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別采購處應(yīng)定期對采購活動中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.風(fēng)險評估對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，分析風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，確定風(fēng)險等級。3.風(fēng)險應(yīng)對對于風(fēng)險等級較高的風(fēng)險，應(yīng)制定專門的應(yīng)對措施，如制定應(yīng)急預(yù)案、加強(qiáng)供應(yīng)商管理、完善合同條款等。對于風(fēng)險等級較低的風(fēng)險，可采取常規(guī)的管理措施進(jìn)行控制，如加強(qiáng)市場調(diào)研、定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價等。采購處應(yīng)定期對風(fēng)險管理措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估，及時調(diào)整和完善風(fēng)險管理策略。信息化管理1.采購信息系統(tǒng)建設(shè)采購處應(yīng)建立采購信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購計(jì)劃編制、供應(yīng)商管理、采購流程操作、合同管理、采購統(tǒng)計(jì)分析等功能的信息化管理。采購