大客戶采購管理制度一、總則（一）目的為規范公司大客戶采購管理流程，提高采購效率，確保采購質量，降低采購成本，滿足大客戶需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與大客戶之間的采購活動，包括但不限于貨物采購、服務采購等。（三）原則1.合規性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和公司相關規定。2.公開、公平、公正原則：確保采購過程透明，對所有供應商一視同仁。3.成本效益原則：在保證質量的前提下，降低采購成本，提高經濟效益。4.合作共贏原則：與大客戶建立長期穩定的合作關系，實現互利共贏。二、采購組織與職責（一）采購決策委員會1.組成：由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成。2.職責審批大客戶采購戰略和重大采購決策。協調各部門在采購過程中的工作。對采購過程中的重大問題進行決策。（二）采購部門1.職責負責制定大客戶采購計劃和預算。尋找、篩選、評估供應商，建立供應商檔案。組織采購談判，簽訂采購合同。跟蹤采購訂單執行情況，協調解決采購過程中的問題。定期對采購工作進行總結和分析。（三）需求部門1.職責提出大客戶采購需求，明確采購貨物或服務的規格、數量、質量等要求。參與供應商評估和采購談判。協助采購部門跟蹤采購訂單執行情況，驗收采購貨物或服務。（四）財務部門1.職責審核采購預算和合同款項支付。提供采購成本分析和財務建議。監督采購資金的使用情況。三、采購流程（一）需求提出1.需求部門根據大客戶要求和業務需要，填寫《大客戶采購需求申請表》，詳細描述采購貨物或服務的名稱、規格、數量、質量標準、交貨時間、交貨地點等信息。2.將申請表提交至采購部門，并抄送相關領導。（二）采購計劃制定1.采購部門收到需求申請表后，對需求進行審核和評估。2.根據需求情況，結合公司庫存、生產計劃等因素，制定采購計劃，明確采購方式、采購時間、預算金額等，并報采購決策委員會審批。（三）供應商選擇與評估1.供應商尋找通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對供應商進行初步篩選，建立供應商備選庫。2.供應商評估采購部門組織相關人員對備選供應商進行實地考察或資料審查。從供應商的資質信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面進行綜合評估，填寫《供應商評估表》。根據評估結果，確定合格供應商名單，并建立供應商檔案。（四）采購談判1.采購部門與選定的供應商進行采購談判，明確雙方的權利和義務。2.談判內容包括價格、質量、交貨期、付款方式、售后服務等條款。3.談判過程中要保持理性和專業，爭取有利的采購條件。4.形成談判紀要，并經雙方簽字確認。（五）采購合同簽訂1.根據談判結果，采購部門起草采購合同，明確合同條款和雙方責任。2.將合同草案提交至法務部門審核，確保合同合法合規。3.審核通過后，由公司授權代表與供應商簽訂采購合同。4.采購合同一式多份，分別由采購部門、需求部門、財務部門、供應商等留存。（六）采購訂單下達1.采購部門根據采購合同，編制采購訂單，下達給供應商。2.采購訂單要明確訂單編號、貨物或服務名稱、規格、數量、交貨時間、交貨地點、質量要求等信息。3.將采購訂單及時通知需求部門，以便其做好接收準備。（七）采購訂單執行與跟蹤1.供應商按照采購訂單要求組織生產或提供服務。2.采購部門定期跟蹤采購訂單執行情況，及時與供應商溝通協調，解決出現的問題。3.需求部門協助采購部門進行跟蹤，確保按時、按質、按量接收采購貨物或服務。4.如遇訂單變更或緊急情況，采購部門要及時與供應商協商處理，并通知相關部門。（八）驗收1.采購貨物或服務到貨后，需求部門按照合同要求和相關標準進行驗收。2.驗收合格后，填寫《驗收報告》，并交付使用。3.如驗收不合格，需求部門要及時通知采購部門，采購部門與供應商協商解決，如退貨、換貨、補貨等。（九）付款1.財務部門根據采購合同和驗收報告，審核付款申請。2.審核通過后，按照合同約定的付款方式和時間支付貨款。3.采購部門負責收集付款憑證，并進行歸檔保存。四、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門定期對采購過程中的風險進行識別和評估，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、資金風險等。2.收集相關信息，分析風險產生的原因和可能造成的影響。（二）風險應對措施1.市場風險關注市場動態，及時調整采購策略，避免因市場價格波動等因素造成損失。與供應商簽訂價格調整條款，或采用套期保值等方式降低市場風險。2.供應商風險建立供應商評價和淘汰機制，定期對供應商進行評估，及時更換不合格供應商。與主要供應商建立長期合作關系，簽訂戰略合作協議，共同應對風險。要求供應商提供履約保證金或購買保險，以降低供應商違約風險。3.質量風險加強對采購貨物或服務的質量檢驗，嚴格按照合同要求和相關標準進行驗收。在采購合同中明確質量違約責任，對不合格產品及時要求供應商整改或退換貨。定期對供應商進行質量培訓和監督，提高供應商質量意識。4.合同風險采購合同要明確雙方權利義務，條款清晰、準確、合法。加強合同審核，確保合同無法律風險。建立合同執行跟蹤和監督機制，及時發現和解決合同執行過程中的問題。5.資金風險合理安排采購資金，確保資金充足。嚴格控制預付款比例，避免資金占用過多。加強資金預算管理，對采購資金使用情況進行監控。五、采購績效評估（一）評估指標1.采購成本：實際采購價格與預算價格的差異率。2.采購質量：采購貨物或服務的驗收合格率。3.采購效率：采購周期（從需求提出到貨物或服務交付的時間）。4.供應商滿意度：通過問卷調查或面談等方式了解供應商對公司采購工作的滿意度。（二）評估方法1.定期收集采購數據，對各項評估指標進行計算和分析。2.與采購部門設定的目標值進行對比，評估采購績效完成情況。3.組織相關人員進行績效評估會議，對采購工作進行總結和評價。（三）評估結果應用1.根據評估結果，對采購部門和相關人員進行獎懲。2.將評估結果作為改進采購工作的依據，針對存在的問題制定改進措施，不斷提高采購績效。六、信息管理（一）采購信息收集1.采購部門負責收集與采購相關的各類信息，包括市場信息、供應商信息、采購合同信息、采購訂單信息等。2.建立采購信息數據庫，對收集到的信息進行分類整理和存儲。（二）信息共享與溝通1.實現采購信息在采購部門、需求部門、財務部門等相關部門之間的共享，確保信息暢通。2.定期召開采購信息溝通會議，通報采購工作進展情況、存在的問題及解決方案。3.利用信息化系統及時發布采購信息，提高工作效率。（三）信息安全管理1.加強采購信息安全管理，對涉及公司商業機密和敏感信息的