子公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強子公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案在子公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于子公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指子公司在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統一管理原則：子公司檔案由綜合管理部門集中統一管理，確保檔案管理的規范性和一致性。2.真實性原則：檔案應如實反映子公司各項活動的真實情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：保證檔案的齊全、完整，涵蓋子公司運營的各個方面。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止泄密。5.便于利用原則：檔案管理應便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.負責制定和完善子公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統一管理子公司各類檔案，包括收集、整理、歸檔、保管、統計、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全檔案管理信息系統，實現檔案的電子化管理，提高檔案管理效率和利用水平。4.對各部門檔案管理工作進行指導、監督和檢查，組織檔案業務培訓。5.負責檔案的查閱、借閱服務，按照規定辦理檔案查閱、借閱手續。6.定期對檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見，經批準后實施檔案銷毀工作。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的完整、準確。2.明確一名檔案管理人員，負責本部門檔案管理的日常工作，并接受綜合管理部門的業務指導。3.嚴格執行檔案管理制度，按照規定的時間和要求向綜合管理部門移交檔案。4.配合綜合管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，如實提供相關檔案信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：包括公司設立、變更、注銷等相關文件；股東會、董事會、監事會會議文件；公司規章制度、工作計劃、總結、報告等。2.人事管理類：員工招聘、培訓、考核、薪酬、福利、獎懲、勞動合同等文件。3.財務管理類：財務預算、決算報告；會計憑證、賬簿、報表；審計報告、稅務資料等。4.業務經營類：市場調研報告、銷售合同、采購合同、項目方案、業務報表等。5.質量管理類：質量標準、檢驗報告、認證文件等。6.其他類：與子公司經營活動相關的各類文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.對辦理完畢的文件材料，應在規定時間內整理歸檔，不得積壓。3.收集的檔案應字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，確保檔案的質量。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學、編號規范、排列有序。（四）整理方法1.按照檔案類別進行分類，如行政管理類、人事管理類、財務管理類等。2.在每一類中，再根據文件的時間、內容等進行細分。3.對每份文件進行編號，編制檔案目錄，注明文件的編號、名稱、日期、保管期限等信息。4.將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明類別、年度、保管期限等。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.當年形成的檔案，在次年上半年完成歸檔。2.跨年度的檔案，在次年全年內完成歸檔。（二）歸檔流程1.各部門檔案管理人員對整理好的檔案進行初步審核，確保檔案的質量。2.填寫檔案移交清單，將檔案移交至綜合管理部門。3.綜合管理部門檔案管理人員對接收的檔案進行再次審核，審核無誤后辦理歸檔手續。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映子公司主要職能活動和歷史面貌的，對本公司、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種。凡是反映子公司一般工作活動，在一定時期內具有查考利用價值的檔案，列為定期保管。（四）保管要求1.設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度、濕度符合規定要求。3.對檔案進行分類存放，按照保管期限、類別等進行排列，便于查找和管理。4.定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理，并做好記錄。5.對電子檔案應進行備份，存儲在不同的介質上，并異地存放，確保電子檔案的安全。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權限1.子公司員工因工作需要查閱檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到綜合管理部門查閱。2.外單位人員查閱子公司檔案的，需持有單位介紹信，經子公司分管領導批準后，方可查閱。涉及公司機密的檔案，須經總經理批準。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內容、時間等信息。2.所在部門負責人或相關領導進行審批。3.查閱人持審批后的申請表到綜合管理部門辦理查閱手續。4.綜合管理部門檔案管理人員根據查閱申請表，提供相應的檔案，并在查閱現場進行監督。5.查閱人應在規定的時間和地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞。（三）借閱權限1.子公司員工因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人和綜合管理部門負責人批準后，方可借閱。2.外單位人員借閱子公司檔案的，參照查閱權限辦理審批手續。（四）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內容、時間等信息。2.所在部門負責人和綜合管理部門負責人進行審批。3.借閱人持審批后的申請表到綜合管理部門辦理借閱手續，借閱期限一般不超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。4.綜合管理部門檔案管理人員將檔案交給借閱人，并登記借閱檔案的名稱、數量、期限等信息。5.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄檔案內容。如因工作需要復制檔案的，須經綜合管理部門負責人批準。6.借閱人應在規定的時間內歸還檔案，歸還時應確保檔案的完整和無損。如發現檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告綜合管理部門，并承擔相應的責任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，各部門檔案管理人員為成員。（二）鑒定原則1.以國家有關法律法規和公司檔案管理制度為依據。2.從子公司的實際情況出發，全面分析檔案的現實利用價值和歷史保存價值。3.準確判定檔案的保管期限，確保檔案鑒定工作的科學性和準確性。（三）鑒定內容1.檔案的內容是否涉及公司機密，是否仍具有查考利用價值。2.檔案的保管期限是否符合規定要求。3.檔案的完整性和準確性。（四）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對檔案進行鑒定，一般每年進行一次。2.檔案管理人員對擬鑒定的檔案進行初步篩選，提出初步鑒定意見。3.檔案鑒定小組對初步鑒定意見進行審核，形成鑒定報告。4.根據鑒定報告，對已失去保存價值的檔案提出存毀意見。（五）銷毀程序1.對經鑒定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、數量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經子公司分管領導批準后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定的地點進行銷毀，并確保銷毀徹底。4.銷毀過程中，應安排專人監銷，監銷人在銷毀完畢后在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。5.《檔案銷毀清冊》應長期保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案信息化管理系統，實現檔案的電子化收集、整理、存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理要求1.對紙質檔案進行數字化掃描，建立電子檔案數據庫。2.電子檔案應與紙質檔案內容一致，并按照檔案管理要求進行分類、編號、存儲。3.加強電子檔案的安全管理，設置不同的用戶權限，防止電子檔案的泄露、篡改等。4.定期對電子檔案進行備份，確保電子檔案的安全。（三）信息化系統功能1.檔案錄入功能：實現檔案信息的快速錄入，提高檔