企業物資管理管理制度總則目的為加強企業物資管理，規范物資采購、存儲、使用及處置等環節的行為，降低物資成本，提高物資使用效率，保障企業生產經營活動的順利進行，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于企業內所有涉及物資管理的部門和人員，包括但不限于采購部門、倉庫管理部門、生產部門、研發部門等。基本原則1.合法性原則：物資管理活動必須遵守國家法律法規及相關政策要求。2.效益性原則：以降低物資成本、提高物資使用效益為核心目標，優化物資管理流程。3.計劃性原則：根據企業生產經營計劃，合理安排物資采購、儲備和使用，避免盲目采購和浪費。4.歸口管理原則：明確各部門在物資管理中的職責，實行歸口管理，確保物資管理工作的有序開展。5.信息化原則：利用現代信息技術手段，實現物資管理信息的實時共享和動態監控，提高管理效率和決策科學性。物資采購管理采購計劃制定1.各部門應根據年度生產經營計劃、項目進度安排及物資庫存情況，于每年末制定下一年度物資需求計劃，并提交至采購部門。2.采購部門匯總各部門物資需求計劃后，結合市場供應情況、物資價格走勢等因素，進行綜合分析和平衡，制定年度采購計劃。3.月度采購計劃由采購部門根據年度采購計劃和實際生產經營需求，于每月末制定，經相關領導審批后執行。供應商選擇與管理1.采購部門應建立供應商信息庫，收集供應商的基本情況、資質證書、產品質量、價格水平、售后服務等信息，并進行評估和分類。2.對于重要物資的供應商選擇，應采用招標、邀請招標、競爭性談判、詢價等方式進行采購，確保采購過程的公開、公平、公正。3.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資規格、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。4.定期對供應商進行評估和考核，根據考核結果調整供應商合作關系，對于不合格供應商及時淘汰。采購流程控制1.采購申請：各部門根據實際需求填寫采購申請表，注明物資名稱、規格、數量、用途、預計到貨時間等信息，經部門負責人審批后提交至采購部門。2.采購審批：采購部門收到采購申請表后，進行審核，對于金額較大或重要物資的采購申請，需提交相關領導審批。3.采購實施：采購人員根據審批后的采購申請，按照采購計劃選擇合適的供應商進行采購。在采購過程中，應嚴格按照采購合同約定的條款執行，確保物資按時、按質、按量供應。4.到貨驗收：物資到貨后，倉庫管理部門應及時組織驗收。驗收內容包括物資的數量、規格、質量、外觀等，確保與采購合同一致。對于驗收不合格的物資，應及時與供應商溝通處理。5.付款結算：采購部門根據驗收合格的物資及發票等相關憑證，辦理付款結算手續。付款應嚴格按照采購合同約定的付款方式和時間執行，確保企業資金安全。物資存儲管理倉庫規劃與布局1.根據企業物資類別、存儲特點及物流流程，合理規劃倉庫布局，劃分不同的存儲區域，如原材料區、半成品區、成品區、備品備件區等。2.倉庫內應設置明顯的標識牌，標明各存儲區域的名稱、物資類別、規格型號等信息，便于物資的查找和管理。3.合理安排貨架、貨位，確保物資存儲有序，便于貨物的出入庫操作和盤點清查。物資入庫管理1.物資到貨后，倉庫管理人員應核對送貨單、采購合同等相關憑證，確認物資的名稱、規格、數量、質量等信息無誤后，方可辦理入庫手續。2.對入庫物資進行驗收，驗收合格的物資應及時辦理入庫上架手續，并在庫存管理系統中錄入相關信息，更新庫存臺賬。3.對于驗收不合格的物資，應及時通知采購部門與供應商協商處理，如退貨、換貨、補貨等，并做好記錄。物資存儲保管1.倉庫管理人員應根據物資的特性和存儲要求，采取相應的保管措施，如防潮、防火、防盜、防蟲、防鼠等，確保物資質量不受損。2.定期對庫存物資進行盤點清查，確保賬實相符。盤點周期可根據企業實際情況確定，一般為每月、每季度或每年進行一次全面盤點。3.對庫存物資的數量、質量、存儲狀態等進行實時監控，及時發現并處理物資積壓、損壞、變質等問題。4.建立庫存預警機制，設定各類物資的安全庫存、最低庫存和最高庫存標準。當庫存低于安全庫存時，及時通知采購部門進行補貨；當庫存高于最高庫存時，采取相應的措施進行處理，如促銷、調配等。物資出庫管理1.物資出庫應遵循“先進先出、推陳儲新”的原則，確保物資質量穩定。2.各部門根據生產經營需求填寫物資出庫申請表，注明物資名稱、規格、數量、用途等信息，經部門負責人審批后提交至倉庫管理部門。3.倉庫管理人員收到物資出庫申請表后，進行審核，確認無誤后辦理物資出庫手續。同時，在庫存管理系統中更新庫存臺賬，減少庫存數量。4.物資出庫時，應嚴格核對物資的名稱、規格、數量等信息，確保與出庫申請表一致。對于貴重物資、易燃易爆物資等的出庫，應嚴格按照相關規定辦理審批手續。物資使用管理物資領用制度1.各部門應建立物資領用臺賬，詳細記錄物資的領用日期、名稱、規格、數量、用途、領用人等信息。2.員工領用物資時，應填寫物資領用單，經部門負責人審批后到倉庫領取。倉庫管理人員應根據物資領用單發放物資，并在物資領用臺賬上簽字確認。3.對于限量領用的物資，應嚴格按照規定的數量發放，不得超量領用。對于貴重物資、關鍵物資的領用，應實行審批制度，確保物資使用的合理性和安全性。物資使用監督1.各部門應加強對物資使用過程的監督管理，確保物資用于規定的用途，避免浪費和濫用。2.生產部門應合理安排物資使用，提高物資利用率，降低生產成本。對于生產過程中產生的邊角料、廢料等，應及時回收處理，避免浪費。3.研發部門在使用物資進行研發活動時，應嚴格控制物資消耗，確保研發項目的順利進行。對于研發過程中剩余的物資，應及時辦理退庫手續。物資回收與再利用1.企業應建立物資回收機制，對生產經營過程中產生的可回收物資進行回收處理，如廢舊金屬、紙張、塑料等。2.各部門應將可回收物資分類收集，定期交至指定的回收地點。倉庫管理部門負責對回收物資進行統一管理和處置。3.鼓勵對回收物資進行再利用，降低企業物資采購成本。對于經過修復、加工后可繼續使用的物資，應優先安排在企業內部使用。物資盤點與清查盤點計劃制定1.倉庫管理部門應根據企業實際情況，制定年度物資盤點計劃，明確盤點范圍、盤點時間、盤點人員、盤點方法等內容。2.年度物資盤點計劃應報經相關領導審批后執行。盤點時間應選擇在企業生產經營相對淡季進行，以減少對正常生產經營活動的影響。盤點實施1.成立盤點小組，負責物資盤點工作的組織和實施。盤點小組應由倉庫管理人員、財務人員、審計人員等組成，確保盤點工作的準確性和公正性。2.盤點人員應按照盤點計劃和規定的盤點方法，對庫存物資進行逐一清點，記錄物資的實際數量、規格、質量等信息。3.在盤點過程中，如發現賬實不符的情況，應及時查明原因，并編制盤盈盤虧報告，注明物資名稱、規格、數量、賬實差異金額及原因等內容。盤點結果處理1.盤點結束后，盤點小組應根據盤點結果編制物資盤點報告，提交至相關部門和領導。2.對于盤盈的物資，應查明原因，經審批后調整庫存臺賬和財務賬目；對于盤虧的物資，應分析原因，屬于正常損耗的，經審批后核銷；屬于人為原因造成的損失，應追究相關人員的責任。3.根據物資盤點結果，總結物資管理中存在的問題，提出改進措施和建議，完善物資管理制度和流程。物資報廢與處置管理報廢申請與審批1.物資因損壞、變質、過期等原因無法繼續使用時，使用部門應填寫物資報廢申請表，注明物資名稱、規格、數量、購置時間、報廢原因等信息，提交至倉庫管理部門。2.倉庫管理部門對報廢申請進行初步審核，確認物資確實無法使用后，提交至財務部門進行資產核銷審核。3.財務部門審核通過后，報經相關領導審批。對于價值較大的物資報廢，需經總經理辦公會或董事會審批。報廢物資處置1.經審批同意報廢的物資，倉庫管理部門應及時組織清理，將報廢物資集中存放，并做好標識。2.報廢物資的處置方式包括變賣、捐贈、報廢銷毀等。對于有一定價值的報廢物資，應通過招標、拍賣等方式進行變賣，實現資產價值最大化；對于無使用價值的報廢物資，可根據環保要求進行報廢銷毀處理；對于符合捐贈條件的物資，可進行捐贈。3.報廢物資處置過程中，應做好記錄，包括處置時間、處置方式、處置價格、收入情況等信息，并及時更新庫存臺賬和財務賬目。物資信息化管理物資管理系統建設1.企業應建立物資管理信息系統，實現物資采購、存儲、使用、盤點、報廢等環節的信息化管理。2.物資管理信息系統應具備物資基礎信息管理、采購管理、庫存管理、出入庫管理、報表統計分析等功能模塊，滿足企業物資管理的實際需求。3.定期對物資管理信息系統進行維護和升級，確保系統的穩定性、安全性和數據準確性。數據錄入與維護1.倉庫管理部門負責物資基礎信息的錄入和維護，包括物資名稱、規格、型號、供應商信息、庫存數量等內容。2.采購部門應及時將采購合同、到貨信息等錄入物資管理信息系統，確保數據的及時性和準確性。3.各部門在物資領用、使用、盤點等過程中產生的數據，應及時錄入系統，實現數據的實時共享和動態更新。信息查詢與分析1.企業內部人員可通過物資管理信息系統查詢物資庫存情