業務公關成本管理制度總則目的為加強公司業務公關成本管理，規范業務公關活動中的費用支出，提高資金使用效益，確保公司業務的順利開展，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門在業務公關活動中涉及的成本管理。基本原則1.合法性原則：業務公關成本支出必須符合國家法律法規及公司相關規定。2.合理性原則：公關活動應具有明確的目標和必要性，成本支出應與活動效果相匹配，避免浪費。3.預算控制原則：嚴格執行預算管理，確保公關成本控制在預算范圍內。4.審批規范原則：所有公關成本支出需按照規定的審批流程進行審批。業務公關成本的范圍招待費用1.餐飲費用：包括宴請客戶、合作伙伴的餐費、酒水飲料費用等。2.禮品費用：贈送客戶、合作伙伴的各類禮品支出。3.娛樂費用：如安排客戶、合作伙伴參加的娛樂活動費用，如高爾夫球、保齡球、KTV等。差旅費用1.交通費用：因業務公關需要出差所產生的機票、火車票、汽車票、出租車費等。2.住宿費用：出差期間的酒店住宿費用。3.出差補貼：按照公司規定給予出差人員的補貼。宣傳推廣費用1.廣告費用：在各類媒體上投放的廣告費用，包括電視廣告、報紙廣告、雜志廣告、網絡廣告等。2.活動策劃與執行費用：舉辦業務推廣活動、公關活動的策劃費用、場地租賃費用、布置費用、人員費用等。3.宣傳資料制作費用：如宣傳冊、海報、宣傳單頁等制作費用。其他公關費用1.贊助費用：對相關活動、組織的贊助支出。2.公關禮品定制費用：為特定業務需求定制的具有公司標識的禮品費用。3.專家咨詢費用：聘請外部專家進行業務咨詢、培訓等產生的費用。預算管理預算編制1.各部門應根據年度業務計劃和公關活動安排，提前編制業務公關成本預算。預算應詳細列出各項費用的預計金額、支出時間、用途等。2.預算編制應參考歷史數據、市場行情以及業務發展趨勢，確保預算的合理性和準確性。3.業務公關成本預算應與公司年度財務預算相銜接，納入公司整體預算體系。預算審批1.部門預算編制完成后，需提交至上級主管部門審核。上級主管部門應對預算的合理性、必要性進行審查，并提出修改意見。2.經上級主管部門審核通過的預算，報公司財務部門進行匯總平衡。財務部門根據公司整體財務狀況和資金安排，對預算進行調整和優化。3.最終的業務公關成本預算經公司管理層審批后生效。預算執行1.各部門必須嚴格按照批準的預算執行，不得擅自超預算支出。如因特殊情況需要調整預算，應按照規定的審批程序進行申請和審批。2.財務部門應定期對預算執行情況進行監控和分析，及時發現預算執行過程中的問題，并向相關部門反饋。3.各部門應建立預算執行臺賬，詳細記錄每一筆公關成本支出的時間、金額、用途等信息，以便于預算執行情況的跟蹤和管理。費用報銷管理報銷流程1.業務公關活動結束后，相關人員應及時整理報銷憑證，并填寫費用報銷單。報銷憑證應包括發票、收據、合同、審批文件等相關證明材料。2.費用報銷單應按照規定的格式填寫，注明費用明細、金額、報銷事由、報銷人等信息，并簽字確認。3.將填寫完整的費用報銷單及相關憑證提交至部門負責人進行初審。部門負責人應對報銷事項的真實性、合理性進行審核，并簽字審批。4.經部門負責人初審通過后，報銷單提交至財務部門進行復審。財務部門重點審核報銷憑證的合法性、合規性以及費用是否在預算范圍內。如發現問題，財務部門有權要求報銷人補充或更正相關材料。5.財務部門復審通過后，報銷單報公司管理層進行最終審批。公司管理層根據公司相關規定和實際情況進行審批，審批通過后予以報銷。報銷標準1.招待費用餐飲費用：應根據實際業務需要合理安排宴請標準，避免鋪張浪費。單次宴請人均費用一般不得超過[X]元。禮品費用：禮品應具有一定的紀念意義和實用性，不得贈送貴重禮品。禮品費用應控制在業務公關預算范圍內，單次禮品支出一般不得超過[X]元。娛樂費用：娛樂活動應與業務相關，且應控制在合理范圍內。娛樂費用單次支出一般不得超過[X]元。2.差旅費用交通費用：應根據實際情況選擇合適的交通工具，盡量選擇經濟實惠的出行方式。機票、火車票等應按照公司規定的標準報銷，出租車費應在合理范圍內報銷。住宿費用：出差人員應根據公司規定的住宿標準選擇合適的酒店。住宿費用應按照實際發生金額報銷，但不得超過公司規定的標準。出差補貼：按照公司規定的出差補貼標準給予出差人員補貼，補貼標準根據出差地區、出差時間等因素確定。3.宣傳推廣費用廣告費用：應根據公司業務需求和市場情況，選擇合適的媒體進行廣告投放。廣告費用應按照合同約定支付，并嚴格控制在預算范圍內。活動策劃與執行費用：活動策劃應注重效果和成本效益，活動執行過程中應嚴格控制各項費用支出。活動策劃與執行費用應按照實際發生金額報銷，但不得超過預算。宣傳資料制作費用：宣傳資料應根據公司品牌形象和業務需求進行設計制作，確保質量和效果。宣傳資料制作費用應按照實際發生金額報銷，但不得超過預算。報銷時間限制業務公關活動結束后，相關人員應在[X]個工作日內完成費用報銷手續。逾期未報銷的，財務部門有權拒絕受理。審批管理審批權限1.招待費用單次支出在[X]元以下的，由部門負責人審批；單次支出在[X]元以上至[X]元的，由分管領導審批；單次支出在[X]元以上的，由公司總經理審批。2.差旅費用報銷由部門負責人初審，財務部門復審，分管領導審批。3.宣傳推廣費用單次支出在[X]元以下的，由部門負責人審批；單次支出在[X]元以上至[X]元的，由分管領導審批；單次支出在[X]元以上的，由公司總經理審批。4.其他公關費用根據費用金額大小，參照上述招待費用、宣傳推廣費用的審批權限進行審批。審批流程1.報銷人填寫費用報銷單并附上相關憑證后，提交至部門負責人。2.部門負責人按照審批權限進行初審，審核通過后簽字并提交至分管領導。3.分管領導根據審批權限進行審批，審核通過后簽字并提交至公司總經理。4.公司總經理根據審批權限進行最終審批，審批通過后簽字確認。特殊情況審批對于超出預算或不符合公司規定的業務公關成本支出，需由相關部門提交專項報告，詳細說明支出的原因、必要性以及預計產生的效益等情況，并按照特殊審批流程進行申請。特殊審批流程一般包括部門負責人提出申請、分管領導審核、公司管理層集體討論決定等環節。監督與檢查內部審計公司內部審計部門應定期對業務公關成本管理情況進行審計，檢查預算執行情況、費用報銷的真實性和合規性等。審計結果應及時向公司管理層報告，并提出改進建議。財務監督財務部門應加強對業務公關成本的日常監督，定期對各部門的公關成本支出進行統計和分析，及時發現問題并督促相關部門進行整改。違規處理對于違反本制度規定的行為，公司將視情節輕重給予