食品潤滑脂采購管理制度一、總則1.目的為規范公司食品潤滑脂采購管理工作，確保采購的食品潤滑脂符合公司生產需求和質量標準，保障產品質量安全，降低采購成本，提高采購工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有食品潤滑脂采購活動，包括原材料采購、設備維護保養所需潤滑脂采購等。3.基本原則質量優先原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購的食品潤滑脂符合相關質量標準和食品安全要求。成本效益原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。公開公正原則：采購過程應遵循公開、公正、公平的原則，確保所有供應商享有平等的參與機會，杜絕不正當交易行為。合規合法原則：采購活動必須嚴格遵守國家法律法規和公司內部規定，確保采購行為合法合規。二、職責分工1.采購部門負責食品潤滑脂采購計劃的制定、執行和采購合同的簽訂與管理。尋找、篩選、評估供應商，建立供應商檔案，并定期對供應商進行考核評價。與供應商進行商務談判，確定采購價格、交貨期、質量標準等條款。跟蹤采購訂單的執行情況，及時協調解決采購過程中出現的問題。2.質量部門負責制定食品潤滑脂的質量標準和檢驗規范。對采購的食品潤滑脂進行到貨檢驗和驗收，確保產品質量符合要求。參與供應商的評估和審核，提供質量方面的專業意見。3.使用部門根據生產計劃和設備維護需求，提出食品潤滑脂的采購申請。協助采購部門評估供應商的產品適用性，并提供技術支持和質量反饋。參與食品潤滑脂到貨后的驗收工作，對產品質量和使用效果進行評價。4.財務部門負責審核采購合同，確保合同條款符合公司財務規定。辦理采購款項的支付手續，對采購成本進行核算和控制。三、采購流程1.采購申請使用部門根據生產計劃、設備維護計劃或庫存情況，填寫《食品潤滑脂采購申請表》，詳細說明所需潤滑脂的名稱、規格型號、數量、預計使用時間等信息。采購申請表經使用部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。2.采購計劃制定采購部門收到采購申請后，對其進行匯總和分析，結合庫存情況，制定食品潤滑脂采購計劃。采購計劃應明確采購物品的詳細信息、采購數量、采購時間、預計到貨時間等，并根據實際情況進行合理安排。采購計劃經采購部門負責人審核批準后執行。3.供應商選擇與評估采購部門根據采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，收集其營業執照、生產許可證、產品質量認證等相關資質文件，并要求供應商提供產品樣品和產品說明書。質量部門會同采購部門對供應商提供的樣品進行質量檢驗和評估，判斷其是否符合公司質量標準和食品安全要求。采購部門對供應商的生產能力、供貨能力、價格水平、售后服務等方面進行綜合評估，填寫《供應商評估表》。根據評估結果，選擇合格的供應商，建立供應商檔案，并將評估結果反饋給使用部門。4.采購合同簽訂采購部門與選定的供應商就采購價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款進行商務談判，達成一致意見后簽訂《食品潤滑脂采購合同》。采購合同應明確雙方的權利和義務，確保合同條款合法合規、詳細具體、具有可操作性。采購合同經采購部門負責人、財務部門負責人審核簽字后，加蓋公司公章生效。5.采購訂單下達采購部門根據采購合同，填寫《食品潤滑脂采購訂單》，詳細說明采購物品的名稱、規格型號、數量、交貨時間、交貨地點等信息。采購訂單經采購部門負責人審核批準后，發送給供應商，并要求供應商簽字確認。6.采購跟蹤與催貨采購部門定期跟蹤采購訂單的執行情況，與供應商保持溝通，了解生產進度、發貨情況等信息。在預計交貨期前，如發現供應商可能無法按時交貨，采購部門應及時與供應商溝通協調，要求其采取措施確保按時交貨，并向使用部門通報情況。對于逾期未交貨的供應商，采購部門應按照合同約定追究其違約責任，并及時尋找替代供應商，確保采購任務不受影響。7.到貨驗收食品潤滑脂到貨前，采購部門應通知質量部門和使用部門做好驗收準備工作。貨物到貨后，由質量部門按照質量標準和檢驗規范進行抽樣檢驗，檢驗內容包括外觀、規格型號、質量指標等。使用部門參與到貨驗收工作，對產品的數量、包裝、標識等進行檢查，并對產品的使用效果進行初步評價。如驗收合格，質量部門出具《食品潤滑脂驗收報告》，使用部門在驗收報告上簽字確認；如驗收不合格，質量部門應及時通知采購部門，采購部門與供應商協商處理退貨、換貨或補貨等事宜。8.入庫與付款驗收合格的食品潤滑脂由倉庫管理人員辦理入庫手續，按照規定的存儲條件進行存放，并建立庫存臺賬。采購部門將采購合同、采購訂單、驗收報告等相關資料整理齊全后，提交給財務部門。財務部門根據采購合同和驗收報告，審核相關費用，辦理采購款項的支付手續。四、供應商管理1.供應商準入新供應商需提交營業執照、生產許可證、產品質量認證、稅務登記證等相關資質文件，以及產品樣品、產品說明書、質量檢驗報告等資料。采購部門會同質量部門對新供應商進行實地考察，評估其生產能力、質量管理體系、環保措施等方面情況。經評估合格的新供應商，方可納入公司供應商名錄，并簽訂質量保證協議和廉政協議。2.供應商考核采購部門定期對供應商進行考核評價，考核內容包括產品質量、交貨期、價格水平、售后服務、合作態度等方面。質量部門負責提供供應商產品質量方面的考核數據，使用部門負責提供交貨期、產品使用效果等方面的反饋意見。根據考核結果，將供應商分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。對于優秀供應商，給予適當的獎勵和優先合作機會；對于不合格供應商，采取警告、限期整改、暫停合作、取消合作等措施。3.供應商淘汰對于出現以下情況之一的供應商，采購部門應及時將其淘汰出公司供應商名錄：連續兩次考核不合格的。提供的產品出現嚴重質量問題，給公司造成重大損失的。違反公司廉政協議或其他合作約定，情節嚴重的。經營狀況惡化，無法正常履行供貨義務的。供應商淘汰后，采購部門應及時通知相關部門，并對其遺留問題進行妥善處理。五、采購風險管理1.市場風險采購部門應關注市場動態，及時掌握食品潤滑脂市場價格波動情況，通過與供應商協商、簽訂價格調整條款、套期保值等方式，降低市場價格波動對采購成本的影響。建立市場價格監測機制，定期收集市場價格信息，分析價格走勢，為采購決策提供參考依據。2.質量風險加強對供應商的質量管理，嚴格按照質量標準和檢驗規范進行采購和驗收，確保所采購的食品潤滑脂質量符合要求。與供應商簽訂質量保證協議，明確雙方在質量方面的權利和義務，要求供應商對產品質量負責。定期對采購的食品潤滑脂進行質量抽檢，發現質量問題及時處理，并追究相關責任人的責任。3.合同風險在簽訂采購合同前，應認真審核合同條款，確保合同內容合法合規、詳細具體、具有可操作性。對于重大采購合同，應組織法律、財務等部門進行會審，提出專業意見。加強合同執行過程的管理，及時跟蹤合同履行情況，發現問題及時與對方協商解決，確保合同順利履行。4.供應商風險建立供應商風險預警機制，對供應商的經營狀況、財務狀況、市場信譽等進行實時監測，及時發現潛在風險。對于存在風險的供應商，應采取相應的風險應對措施，如暫停合作、減少訂單量、要求提供擔保等，確保公司利益不受損失。六、監督與審計1.內部監督公司內部審計部門定期對食品潤滑脂采購業務進行審計，檢查采購流程的執行情況、采購合同的簽訂與履行情況、供應商管理情況等。審計部門應出具審計報告，對發現的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。采購部門和相關人員應積極配合內部審計工作，如實提供有關資料和信息。2.外部監督接受政府相關部門的監督檢查，積極配合食品藥品監管、質量技術監督等部門的工作，確保采購活動合法合規。關注行業動態和社會輿論，及時處理可能影響公司形象和聲譽的采購相關問題。七、保密規定1.參與食品潤滑脂采購活動的所有人員應嚴格