XX公司公文管理制度一、總則（一）目的為了加強公司公文管理，確保公文處理工作的規(guī)范化、制度化、科學化，提高公文處理效率和質(zhì)量，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間、公司與外部單位之間的公文往來。（三）基本原則1.準確規(guī)范原則。公文內(nèi)容應準確無誤，格式應符合規(guī)范要求。2.及時高效原則。公文處理應及時、迅速，確保信息傳遞的及時性。3.安全保密原則。嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，確保公文信息安全。二、公文種類（一）命令（令）適用于依照有關法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。（二）決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。（三）公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。（四）通告適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。（五）通知適用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。（六）通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。（七）議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。（八）報告適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。（九）請示適用于向上級機關請求指示、批準。（十）批復適用于答復下級機關的請示事項。（十一）意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（十二）函適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。（十三）紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。三、公文格式（一）一般格式1.眉首包括公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等要素。2.主體包括公文標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件等要素。3.版記包括主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等要素。（二）特定格式1.信函格式發(fā)文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦用小標宋體字，字號由發(fā)文機關酌定；發(fā)文機關全稱下4mm處為一條武文線（上粗下細），距下頁邊20mm處為一條文武線（上細下粗），兩條線長均為170mm。每行居中排28個字。發(fā)文機關名稱及雙線均印紅色。兩線之間各要素的標識方法從本標準相應要素說明。2.命令格式命令標識由發(fā)文機關名稱加“命令”或“令”組成，用紅色小標宋體字，字號由發(fā)文機關酌定。命令標識上邊緣距版心上邊緣20mm，下邊緣空2行居中標識令號；令號下空2行標識正文；正文下一行右空4字標識簽發(fā)人簽名章，簽名章左空2字標識簽發(fā)人職務；聯(lián)合發(fā)布的命令或令的簽發(fā)人職務應標識全稱。在簽發(fā)人簽名章下一行右空2字標識成文時間。四、行文規(guī)則（一）向上行文規(guī)則1.原則上主送一個上級機關，根據(jù)需要同時抄送相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關。2.請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。3.除上級機關負責人直接交辦事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文。（二）向下行文規(guī)則1.主送受理機關，根據(jù)需要抄送相關機關。重要行文應當同時抄送發(fā)文機關的直接上級機關。2.黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)本級黨委、政府授權，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經(jīng)政府審批的具體事項，經(jīng)政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經(jīng)政府同意。3.部門內(nèi)設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。（三）平行行文規(guī)則同級黨政機關、黨政機關與其他同級機關必要時可以聯(lián)合行文。屬于黨委、政府各自職權范圍內(nèi)的工作，不得聯(lián)合行文。黨委、政府的部門依據(jù)職權可以相互行文。部門內(nèi)設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。五、公文擬制（一）起草1.公文起草應當做到：符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關意圖，并同現(xiàn)行有關公文相銜接。一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準確，文字精煉。文種正確，格式規(guī)范。深入調(diào)查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。公文涉及其他地區(qū)或者部門職權范圍內(nèi)的事項，起草單位必須征求相關地區(qū)或者部門意見，力求達成一致。機關負責人應當主持、指導重要公文起草工作。2.起草公文，對涉及其他部門職權范圍內(nèi)的事項，主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據(jù)，提出建設性意見，并與有關部門會簽后報請上級機關協(xié)調(diào)或裁定。（二）審核1.公文文稿簽發(fā)前，應當由發(fā)文機關辦公廳（室）進行審核。審核的重點是：行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確。內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關意圖；是否同現(xiàn)行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。涉及有關地區(qū)或者部門職權范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見。文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準確；文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關要求。2.需要發(fā)文機關審議的重要公文文稿，審議前由發(fā)文機關辦公廳（室）進行初核。（三）簽發(fā)1.公文應當經(jīng)本機關負責人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由機關主要負責人簽發(fā)。黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)黨委、政府授權制發(fā)的公文，由受權機關主要負責人簽發(fā)或者按照有關規(guī)定簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文，應當簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機關的負責人會簽。2.以本機關名義制發(fā)的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā)；以本機關名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發(fā)。六、公文辦理（一）收文辦理1.簽收對收到的公文應當逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。2.登記對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載。3.初審對收到的公文應當進行初審。初審的重點是：是否應當由本機關辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權范圍內(nèi)的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應當及時退回來文單位并說明理由。4.承辦閱知性公文應當根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應當提出擬辦意見報本機關負責人批示或者轉有關部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門。緊急公文應當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的應當在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。5.傳閱根據(jù)領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。6.催辦及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。7.答復公文的辦理結果應當及時答復來文單位，并根據(jù)需要告知相關單位。（二）發(fā)文辦理1.復核已經(jīng)發(fā)文機關負責人簽批的公文，印發(fā)前應當對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進行復核；需作實質(zhì)性修改的，應當報原簽批人復審。2.登記對復核后的公文，應當確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細記載。3.印制公文印制必須確保質(zhì)量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。4.核發(fā)公文印制完畢，應當對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進行檢查后分發(fā)。（三）整理歸檔1.公文辦理完畢后，應當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。2.歸檔范圍內(nèi)的公文，應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機關的主要工作情況，便于保管和利用。3.聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關整理（立卷）、歸檔，其他機關保存復制件或其他形式的公文副本。4.本機關負責人兼任其他機關職務，在履行所兼職務職責過程中形成的公文，由其兼職機關整理（立卷）、歸檔。5.歸檔范圍內(nèi)的公文應當確定保管期限，按照有關規(guī)定定期向檔案部門移交。6.擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。七、公文管理（一）涉密公文管理1.涉密公文應當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發(fā)件機關機要收發(fā)人員進行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進行傳輸。2.公文確定密級前，應當按照擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后，應當按照所定密級嚴格管理。絕密級公文應當由專人管理。公文的密級需要變更或者解除的，由原確定密級的機關或者其上級機關決定。3.復制、匯編機密級、秘密級公文，應當符合有關規(guī)定并經(jīng)本機關負責人批準。絕密級公文一般不得復制、匯編，確有工作需要的，應當經(jīng)發(fā)文機關或者其上級機關批準。復制、匯編的公文視同原件管理。復制件應當加蓋復制機關戳記。翻印件應當注明翻印的機關名稱、日期。匯編本的密級按照編入公文的最高密級標注。（二）公文的借閱與歸還1.因工作需要借閱公文的，需填寫借閱登記表，并經(jīng)借閱部門負責人簽字批準。2.借閱人應在規(guī)定時間內(nèi)歸還公文，如有特殊情況需要延期，需提前向公文管理部門申請并獲得批準。3.歸還公文時，借閱人應確保公文