企業服務證明管理制度一、總則（一）目的為規范企業服務證明的管理，確保服務證明的開具準確、及時、規范，維護企業和員工的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本企業所有員工服務證明的開具、使用及管理。（三）基本原則1.真實性原則：服務證明應如實反映員工在企業的工作經歷、崗位信息、工作表現等情況。2.準確性原則：開具的服務證明內容應準確無誤，避免出現錯誤或歧義。3.及時性原則：在員工提出申請后，應及時為其開具服務證明，不得拖延。4.保密性原則：嚴格保護員工個人信息及服務證明相關信息的安全與保密，防止信息泄露。二、服務證明的內容及格式（一）內容1.員工基本信息：包括姓名、性別、身份證號碼、聯系方式等。2.入職信息：入職日期、離職日期（如有）。3.工作崗位：員工在企業期間擔任的具體崗位。4.工作表現：簡要描述員工在工作中的表現，如工作態度、工作能力、工作業績等。5.證明用途說明：注明服務證明的使用目的，如用于求職、升學、落戶等。6.企業信息：企業名稱、地址、聯系電話、蓋章等。（二）格式服務證明應采用企業統一規定的格式，紙張規格為A4，字體為宋體，字號根據內容合理設置，確保排版整齊、美觀。三、服務證明的開具流程（一）員工申請員工如需開具服務證明，應提前向所在部門提出申請，并填寫《服務證明申請表》。申請表應包括員工基本信息、申請日期、證明用途、預計領取時間等內容。（二）部門審核員工所在部門負責人收到申請后，應對員工填寫的信息進行審核，并核實員工的工作情況。審核內容包括員工是否已完成工作交接、是否存在未結清的費用或其他問題等。如審核通過，部門負責人在申請表上簽字確認。（三）人力資源部復核人力資源部收到經部門審核通過的申請表后，對員工的入職離職信息、崗位信息等進行再次復核。如發現問題，及時與相關部門溝通核實，并要求員工補充或更正相關信息。復核無誤后，在申請表上簽字。（四）開具服務證明人力資源部根據審核和復核結果，按照規定的格式和內容為員工開具服務證明。服務證明應加蓋企業公章，并由專人負責保管。（五）領取服務證明員工憑有效身份證件按照申請表上預計領取時間到人力資源部領取服務證明。如因特殊原因無法親自領取，可委托他人代領，但需提供員工本人簽字的授權委托書及代領人的有效身份證件。四、服務證明的使用規范（一）用途范圍服務證明僅用于員工求職、升學、落戶、職稱評定等合法合規的用途，不得用于其他非法或不當目的。（二）使用要求1.員工應妥善保管服務證明，不得轉借、涂改、偽造服務證明。2.如因使用服務證明造成企業或他人損失的，員工應承擔相應的法律責任。3.企業有權對服務證明的使用情況進行監督檢查，如發現違規使用情況，有權收回服務證明，并追究相關人員的責任。五、服務證明的存檔管理（一）存檔期限服務證明的存根聯及相關申請材料應按照檔案管理規定進行存檔，存檔期限為[X]年。（二）存檔方式采用紙質檔案和電子檔案相結合的方式進行存檔。紙質檔案應分類整理、裝訂成冊，并存放于專門的檔案柜中；電子檔案應按照企業檔案管理系統的要求進行錄入和存儲，確保檔案信息的完整性和可查詢性。（三）檔案查閱因工作需要查閱服務證明檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人及人力資源部負責人批準后，方可查閱。查閱檔案時，應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出或復印、拍照等。查閱完畢后，應及時歸還檔案，并在檔案查閱登記表上簽字確認。六、服務證明的變更與補辦（一）變更如員工的基本信息、工作崗位、入職離職日期等發生變更，需要變更服務證明內容的，員工應填寫《服務證明變更申請表》，并提供相關證明材料。經所在部門和人力資源部審核通過后，重新開具服務證明。（二）補辦如服務證明遺失或損壞，員工應填寫《服務證明補辦申請表》，并說明遺失或損壞的原因。經所在部門和人力資源部核實后，可予以補辦。補辦的服務證明應注明“補辦”字樣，并在備注欄中說明原服務證明的開具日期及編號等信息。七、監督與檢查（一）內部監督人力資源部負責對服務證明的開具、使用及管理情況進行定期檢查和不定期抽查，確保制度的執行到位。如發現問題，及時進行整改，并對相關責任人進行批評教育或處罰。（二）外部監督接受員工、相關部門及社會公眾的監督。如對服務證明的開具、使用等有疑問或異議的，可向人力資源部提出反饋意見，人力資源部應及時進行調查核實，并給予答復。八、違規處理（一）員工違規處理1.如員工違反服務證明使用規范，轉借、涂改、偽造服務證明的，企業將視情節輕重給予警告、罰款、解除勞動合同等處理，并要求員工承擔因此給企業造成的損失。2.如員工因提供虛假信息導致服務證明開具錯誤或給企業造成不良影響的，企業有權解除勞動合同，并依法追究其法律責任。（二）管理人員違規處理1.如部門負責人或人力資源部工作人員在服務證明審核、開具過程中存在疏忽大意、故意違規等行為，企業將視情節輕重給予批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處理。2.如因管理人員違規行為給企業造成損失的，應承擔相應的賠償責任；構成犯罪的，依法追究刑事責任。九、附則（一）解釋權本制度由企業人力資源部負責解釋。（二）修訂與完善本制度將根據國家