傳媒公司印章管理制度總則1.目的為加強傳媒公司印章管理，規范印章使用流程，維護公司利益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于傳媒公司總部及各分支機構，涵蓋公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章以及其他各類專用章。3.印章管理原則合法性原則：印章的刻制、使用必須嚴格遵守國家法律法規及公司相關規定。安全性原則：確保印章妥善保管，防止印章被盜用、冒用或濫用。規范性原則：明確印章使用流程和審批權限，保證印章使用的規范性和嚴肅性。印章的刻制與啟用1.印章刻制公司因業務需要刻制印章時，由需求部門填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、樣式等信息，并經部門負責人簽字確認后，提交至行政部門。行政部門審核《印章刻制申請表》，確保申請事項符合公司規定和業務需求。審核通過后，報公司領導審批。經公司領導批準后，行政部門統一安排具有資質的刻章單位進行印章刻制。刻章單位必須嚴格按照公安部門規定的規格、材質和樣式進行刻制。2.印章啟用印章刻制完成后，行政部門負責對印章進行驗收。驗收內容包括印章的規格、材質、樣式、文字等是否與申請要求一致，印章是否清晰、完整。驗收合格的印章，由行政部門填寫《印章啟用申請表》，注明印章名稱、啟用日期、保管人等信息，并附上印章印模。經公司領導審批后，正式啟用。行政部門負責將新啟用印章的相關信息通知公司各部門，并在公司內部進行備案。同時，將印章啟用情況記錄在《印章管理臺賬》中。印章的保管1.保管原則實行專人保管制度，確保印章保管責任明確，防止印章丟失或被盜用。印章保管人必須具備高度的責任心和保密意識，嚴格遵守印章管理規定。印章應存放在安全可靠的地方，如保險柜、文件柜等，并配備必要的安全設施，如密碼鎖、監控設備等。2.保管職責公章保管人：負責公章的日常保管和使用審批，嚴格按照規定流程使用公章。定期對公章進行檢查，確保公章安全。合同專用章保管人：負責合同專用章的保管和使用，審核合同用印申請，確保合同簽訂的合法性和有效性。對合同專用章的使用情況進行記錄和統計。財務專用章保管人：負責財務專用章的保管和使用，嚴格按照財務制度規定辦理各類財務業務。對財務專用章的使用進行登記和審核，確保財務資金安全。法定代表人章保管人：負責法定代表人章的保管和使用，根據法定代表人授權辦理相關業務。對法定代表人章的使用進行嚴格把關，確保使用符合規定。其他專用章保管人：負責各自保管的專用章的日常管理和使用，按照規定流程審批用印申請，確保專用章使用的準確性和規范性。3.印章交接印章保管人因工作調動、離職等原因需要交接印章時，必須辦理嚴格的交接手續。交接雙方應填寫《印章交接清單》，詳細記錄印章名稱、數量、交接時間、交接人等信息，并簽字確認。交接過程中，應由行政部門或相關負責人進行監交，確保印章交接清楚、準確。交接完成后，《印章交接清單》一式三份，交接雙方各執一份，行政部門存檔一份。新的印章保管人應在交接后及時熟悉印章管理規定和使用流程，確保印章保管和使用工作的順利進行。印章的使用1.使用范圍公章：用于公司對外的正式文件、信函、合同、協議、報表等；代表公司簽署具有法律效力的各類文件；辦理公司相關的工商登記、稅務申報、銀行開戶等業務。合同專用章：用于公司對外簽訂的各類合同、協議等經濟法律文書。財務專用章：用于公司的財務結算、票據開具、資金收付等財務業務。法定代表人章：用于公司法定代表人授權的相關業務，如簽署文件、辦理銀行結算等。其他專用章：根據公司業務需要，用于特定領域的文件簽署和業務辦理，如項目專用章、部門專用章等。2.使用流程用印申請：使用印章時，申請人應填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數、用印時間等信息，并簽字確認。涉及合同簽訂的，還應附上合同文本。部門審核：申請人所在部門負責人對用印申請進行審核，確保用印事項符合部門職責和公司規定。審核通過后，在《印章使用申請表》上簽字。審批流程：根據用印事項的重要程度和金額大小，按照公司規定的審批權限進行審批。一般事項由部門分管領導審批；重要事項或涉及金額較大的事項，需經公司總經理或董事長審批。審批人應在《印章使用申請表》上簽署意見并簽字。印章使用：印章保管人根據審批通過的《印章使用申請表》，對用印文件進行審核，確保文件內容與申請事項一致，格式規范。審核無誤后，在用印文件上加蓋相應印章，并在《印章使用登記表》上記錄用印時間、文件名稱、用印人等信息。用印登記：印章使用完畢后，印章保管人應及時將《印章使用申請表》和用印文件歸檔保存，并在《印章管理臺賬》中更新印章使用情況。3.特殊情況用印緊急情況下，如因時間緊迫無法按照正常流程進行用印審批時，申請人應通過電話或其他方式向相關領導匯報用印事項，并在事后及時補辦審批手續。補辦審批手續時，申請人應在《印章使用申請表》上注明緊急情況的原因和處理過程。異地用印時，原則上應通過郵寄或專人送達等方式將用印文件寄回公司，由印章保管人按照規定流程進行用印。如因特殊原因確實無法寄回公司的，可由申請人在當地找具有資質的公證機構對用印過程進行公證，并將公證書及用印文件一并寄回公司存檔。印章的停用與銷毀1.印章停用因公司名稱變更、業務調整、印章損壞等原因，需要停用印章時，由行政部門填寫《印章停用申請表》，注明停用印章名稱、停用原因、停用日期等信息，并附上印章印模。經公司領導審批后，正式停用。行政部門負責將印章停用信息通知公司各部門，并在公司內部進行備案。同時，將印章停用情況記錄在《印章管理臺賬》中。印章停用后，保管人應立即將印章妥善保管，不得隨意丟棄或使用。2.印章銷毀對于已停用的印章，行政部門應定期進行清理和銷毀。銷毀印章前，行政部門應填寫《印章銷毀申請表》，詳細說明銷毀印章名稱、數量、銷毀原因等信息，并附上印章印模。經公司領導審批后，進行銷毀。印章銷毀應采用適當的方式，如粉碎、熔化等，確保印章無法恢復使用。銷毀過程中，應由行政部門或相關負責人進行監銷，并在《印章銷毀登記表》上記錄銷毀時間、銷毀方式、監銷人等信息。銷毀完成后，《印章銷毀申請表》和《印章銷毀登記表》應作為檔案資料存檔保存，保存期限按照公司檔案管理規定執行。印章管理的監督與檢查1.監督檢查職責行政部門負責定期對公司印章管理情況進行監督檢查，確保印章保管安全、使用規范。審計部門負責對印章使用情況進行審計監督，檢查印章使用是否符合公司規定和審批流程，是否存在違規用印行為。公司各部門應配合行政部門和審計部門的監督檢查工作，如實提供印章管理和使用的相關資料。2.監督檢查內容印章保管情況：檢查印章保管是否安全，保管人是否嚴格遵守保管制度，印章存放地點是否符合要求。印章使用情況：檢查印章使用是否按照規定流程進行審批，用印文件是否真實、合法、有效，用印登記是否完整、準確。印章管理制度執行情況：檢查公司各部門是否嚴格執行印章管理制度，是否存在違反制度的行為。3.問題處理對于監督檢查中發現的問題，行政部門或審計部門應及時發出整改通知，要求責任部門限期整改。責任部門應針對問題制定整改措