會計檔案集中管理制度一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案管理，規范會計檔案整理、保管、利用等工作，提高會計檔案管理水平，保障公司財務信息安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會計檔案管理。（三）定義1.會計檔案：是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映公司經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。2.集中管理：是指將公司范圍內的會計檔案統一收集、整理、保管、利用，由專門的檔案管理部門或人員進行集中管控。（四）管理原則1.統一領導、分級管理原則。公司總部對會計檔案管理工作進行統一領導，各分公司、子公司負責本單位會計檔案的具體管理，并接受總部的監督和指導。2.依法合規原則。嚴格按照國家有關法律法規和公司內部規定進行會計檔案管理。3.安全保密原則。確保會計檔案的安全，防止會計檔案被篡改、毀損、丟失，嚴格控制檔案的查閱和使用范圍，保障公司財務信息安全。4.方便利用原則。在確保安全保密的前提下，充分考慮公司業務發展對會計檔案利用的需求，提供便捷、高效的檔案利用服務。二、會計檔案的范圍和分類（一）會計檔案的范圍1.會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證。2.會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿。3.財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告。4.其他會計資料，包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。（二）會計檔案的分類1.按年度分類：將每年形成的會計檔案分為一類。2.按類別分類：在年度內，再按照會計憑證、會計賬簿、財務會計報告、其他會計資料等類別進行細分。三、會計檔案的整理（一）會計憑證的整理1.每月末，會計人員應對當月的會計憑證進行整理。首先，檢查憑證的編號是否連續，附件是否齊全，憑證內容是否完整、準確。2.將憑證按編號順序排列，摘除憑證內的金屬物，對大于記賬憑證的原始憑證進行折疊，使之一同裝訂。3.每本憑證應加具封面、封底，在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止日期、起止編號、冊數等信息，并由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或蓋章。（二）會計賬簿的整理1.年度終了，各種賬簿在結轉下年、建立新賬后，一般應將舊賬集中統一整理。2.對于活頁賬簿，應抽出空白頁，并撤掉賬夾，用結實的紙張加上封面、封底，裝訂成冊。3.在賬簿封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、冊數等信息，并由記賬人員和會計機構負責人（會計主管人員）在封面上簽章。（三）財務會計報告的整理1.月度、季度財務會計報告應按月度、季度分別整理，年度財務會計報告應單獨整理。2.將財務會計報告按順序排列，加具封面，在封面上注明單位名稱、年度、月份、季度、財務會計報告名稱等信息，并由單位負責人、主管會計工作負責人、會計機構負責人（會計主管人員）簽名并蓋章。（四）其他會計資料的整理1.對銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表等其他會計資料，應按時間順序整理，每類資料應分別裝訂成冊，并加具封面，注明資料名稱、時間范圍等信息。2.會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊、鑒定意見書等應按照規定格式填寫，確保內容完整、準確。四、會計檔案的保管（一）保管部門及人員公司設立專門的會計檔案保管庫（室），配備檔案保管人員，負責會計檔案的日常保管工作。檔案保管人員應具備檔案管理相關知識和技能，熟悉會計業務，具備良好的職業道德。（二）保管期限1.會計憑證保管期限為30年。2.會計賬簿保管期限為30年，其中固定資產卡片在固定資產報廢清理后保管5年。3.財務會計報告保管期限為：月度、季度、半年度財務會計報告保管期限為10年，年度財務會計報告永久保管。4.其他會計資料保管期限為：銀行存款余額調節表、銀行對賬單保管期限為10年，納稅申報表保管期限為10年，會計檔案移交清冊保管期限為30年，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書永久保管。（三）保管要求1.會計檔案應存放在專用的檔案柜中，按照類別、年度、保管期限等順序排列，便于查找和利用。2.檔案保管庫（室）應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠、防塵、防光、防有害氣體等條件，確保會計檔案的安全。3.定期對會計檔案進行檢查和盤點，每年至少一次，檢查檔案的保管狀況，如發現問題應及時采取措施進行處理。4.對電子會計檔案，應定期進行備份，存儲在磁性介質或光盤等存儲設備上，并異地存放，防止因自然災害、意外事故等原因導致數據丟失。同時，應定期對電子會計檔案進行檢測、維護，確保其可讀性和可用性。五、會計檔案的利用（一）查閱審批1.公司內部人員因工作需要查閱會計檔案時，應填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、年度、查閱理由等信息，經所在部門負責人審核，報財務部門負責人批準后，方可查閱。2.外部單位因審計、稅務檢查等工作需要查閱公司會計檔案時，應持單位介紹信，經公司財務部門負責人批準，并在檔案保管人員的陪同下查閱。查閱過程中，不得擅自將會計檔案攜帶外出或復制、拍照、錄像等，如有特殊需要，應另行辦理相關手續。（二）查閱登記檔案保管人員應對查閱會計檔案的情況進行詳細登記，包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱、查閱理由、歸還日期等信息，確保查閱記錄完整、可追溯。（三）利用限制1.查閱會計檔案時，應嚴格遵守檔案查閱范圍，不得擅自查閱與工作無關的檔案內容。2.未經批準，任何人不得擅自復制、摘抄、出借會計檔案。如因工作需要確需復制、摘抄的，應經財務部門負責人批準，并在檔案保管人員的監督下進行。復制、摘抄的會計檔案應與原件一致，并注明用途，由檔案保管人員登記備案。3.查閱會計檔案時，不得在檔案上涂改、標記、污損等，如發現檔案有損壞或丟失，應及時報告并查明原因，追究相關人員責任。六、會計檔案的移交（一）內部移交1.公司內部因機構調整、人員變動等原因需要移交會計檔案時，原檔案保管部門應編制《會計檔案移交清冊》，詳細列出移交檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、應保管期限、已保管期限等信息，并經雙方簽字確認。2.交接雙方應按照移交清冊所列內容進行逐項核對，確保檔案的完整性和準確性。交接完畢后，交接雙方和監交人應在移交清冊上簽名或蓋章。（二）向外部移交1.公司因合并、分立、撤銷等原因終止時，應按照國家有關規定，在終止前將會計檔案移交有關部門指定的單位，并辦理相關移交手續。2.向外部移交會計檔案時，公司應編制《會計檔案移交清冊》，并由公司負責人、財務部門負責人、檔案保管人員等簽字確認。移交清冊應一式多份，分別交接收單位、檔案管理部門等留存。3.接收單位應按照國家有關規定和雙方約定，對接收的會計檔案進行妥善保管和利用。七、會計檔案的銷毀（一）銷毀審批1.會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由檔案保管部門提出銷毀意見，會同財務部門共同進行鑒定，編制《會計檔案銷毀清冊》，列明擬銷毀檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。2.《會計檔案銷毀清冊》經公司財務部門負責人審核，報公司負責人批準后，方可進行銷毀。（二）銷毀程序1.銷毀會計檔案時，應指定專人負責監銷。一般會計檔案，由公司檔案保管部門和財務部門共同派員監銷；涉及未了事項的會計憑證不得銷毀，應單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。2.監銷人在銷毀會計檔案前，應按照銷毀清冊所列內容進行清點核對；銷毀后，應在銷毀清冊上簽名或蓋章，并將監銷情況報告公司負責人。（三）特殊情況處理1.對于保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。2.在建設項目建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工決算后移交給建設項目的接受單位，并按規定辦理交接手續。建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，需要移交給其他單位的，應當經雙方協商一致，并辦理相關移交手續。八、監督與檢查（一）內部監督1.公司內部審計部門應定期對會計檔案管理工作進行審計監督，檢查會計檔案的整理、保管、利用、移交、銷毀等環節是否符合本制度規定，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.財務部門應加強對會計檔案管理工作的日常監督，定期檢查檔案保管情況，對檔案管理工作中存在的問題及時進行糾正和處理。（二）外部檢查1.接受國家有關部門和上級主管單位的監督檢查，如實提供會計檔案資料，