人防采購業(yè)務(wù)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司人防采購業(yè)務(wù)流程，加強采購管理，確保采購活動合法、合規(guī)、高效進(jìn)行，保障公司利益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部與人防采購業(yè)務(wù)相關(guān)的部門、人員以及采購活動全過程。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.公平公正原則：對待所有供應(yīng)商應(yīng)一視同仁，確保采購過程公平、公正，維護(hù)市場競爭秩序。3.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，降低采購成本，提高采購效益。4.誠信原則：采購人員應(yīng)誠實守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機構(gòu)成立人防采購業(yè)務(wù)決策小組，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。負(fù)責(zé)審議采購戰(zhàn)略、重大采購項目、采購預(yù)算等重要事項，對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行決策和監(jiān)督。（二）采購執(zhí)行部門設(shè)立專門的采購部門，負(fù)責(zé)具體的采購業(yè)務(wù)操作。其主要職責(zé)包括：1.根據(jù)公司需求，制定采購計劃和采購方案。2.尋找、篩選、評估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案。3.組織采購談判，簽訂采購合同。4.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。5.收集、整理采購相關(guān)信息，進(jìn)行采購數(shù)據(jù)分析和總結(jié)。（三）其他相關(guān)部門1.需求部門：提出人防采購需求，參與采購技術(shù)要求的制定，協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商評估和驗收工作。2.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的支付，參與采購合同的審核。3.質(zhì)量部門：制定采購產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，參與供應(yīng)商評估，負(fù)責(zé)采購產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗和驗收。三、采購流程（一）需求提出1.各需求部門根據(jù)公司人防業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和實際工作需要，填寫《人防采購需求申請表》，詳細(xì)說明采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)要求、預(yù)算金額、預(yù)計交貨時間等內(nèi)容。2.將《人防采購需求申請表》提交至部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后報采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門收到需求部門提交的《人防采購需求申請表》后，進(jìn)行匯總和分析。2.結(jié)合公司庫存情況、采購周期、市場供應(yīng)情況等因素，制定詳細(xì)的采購計劃，明確采購項目、采購時間、采購方式等。3.將采購計劃提交采購業(yè)務(wù)決策小組審議，經(jīng)批準(zhǔn)后實施。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商尋找采購部門通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。建立供應(yīng)商信息庫，收集供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等資料。2.供應(yīng)商篩選與評估根據(jù)采購項目的要求，從供應(yīng)商信息庫中篩選出符合條件的供應(yīng)商。組織相關(guān)部門對篩選出的供應(yīng)商進(jìn)行實地考察或問卷調(diào)查，評估其生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理、信譽狀況等。采用綜合評分法對供應(yīng)商進(jìn)行評估，設(shè)定評估指標(biāo)和權(quán)重，如產(chǎn)品質(zhì)量（30%）、價格（30%）、交貨期（20%）、售后服務(wù)（20%）等，計算供應(yīng)商的綜合得分，選擇得分較高的供應(yīng)商作為入圍供應(yīng)商。3.供應(yīng)商準(zhǔn)入對于入圍供應(yīng)商，采購部門要求其提供營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、資質(zhì)證書、產(chǎn)品檢驗報告等相關(guān)資料，進(jìn)行資質(zhì)審核。與準(zhǔn)入供應(yīng)商簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格條款、交貨方式、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。4.供應(yīng)商管理定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，根據(jù)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等情況，調(diào)整供應(yīng)商等級。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫剟詈蛢?yōu)惠政策；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，進(jìn)行警告、限期整改或淘汰處理。建立供應(yīng)商溝通機制，定期與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。（四）采購實施1.采購方式選擇根據(jù)采購項目的特點和金額大小，選擇合適的采購方式，如公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價采購等。公開招標(biāo)適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的項目；邀請招標(biāo)適用于具有特定資格要求或供應(yīng)商數(shù)量有限的項目；競爭性談判適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或沒有合格標(biāo)的以及重新招標(biāo)未能成立的項目；單一來源采購適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購、發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購等情況；詢價采購適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的項目。2.采購文件編制根據(jù)采購方式和采購項目的要求，編制采購文件，如招標(biāo)文件、談判文件、詢價文件等。采購文件應(yīng)明確采購項目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容，確保采購文件的完整性、準(zhǔn)確性和公正性。3.發(fā)布采購信息對于公開招標(biāo)和邀請招標(biāo)項目，在指定的媒體上發(fā)布采購公告，邀請潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)。對于競爭性談判、單一來源采購、詢價采購項目，向入圍供應(yīng)商或特定供應(yīng)商發(fā)出采購邀請。4.采購談判與合同簽訂組織采購談判，與供應(yīng)商就采購價格、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見。根據(jù)談判結(jié)果，起草采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)符合法律法規(guī)的要求，內(nèi)容完整、條款清晰、責(zé)任明確。將采購合同提交至財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門審核，審核通過后，由公司法定代表人或授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂采購合同。（五）采購驗收1.采購產(chǎn)品到貨前，采購部門通知需求部門和質(zhì)量部門做好驗收準(zhǔn)備工作。2.質(zhì)量部門按照采購合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收規(guī)范，對采購產(chǎn)品進(jìn)行檢驗和驗收。3.需求部門對采購產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀等進(jìn)行核對，檢查是否符合采購需求。4.驗收合格后，質(zhì)量部門和需求部門在《采購驗收單》上簽字確認(rèn)。如驗收不合格，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其采取整改措施或退換貨等處理方式，直至驗收合格為止。（六）采購付款1.采購部門根據(jù)采購合同約定的付款方式和付款時間，填寫《付款申請單》，附上采購合同、發(fā)票、驗收單等相關(guān)資料。2.將《付款申請單》提交至財務(wù)部門審核，財務(wù)部門審核無誤后，按照公司財務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。3.對于預(yù)付款項，采購部門應(yīng)在簽訂采購合同后，根據(jù)合同約定的預(yù)付款比例申請預(yù)付款，并跟蹤供應(yīng)商的預(yù)付款使用情況。4.對于貨到付款或驗收合格后付款的項目，采購部門應(yīng)在收到供應(yīng)商提供的發(fā)票和驗收單后，及時申請付款，確保付款及時、準(zhǔn)確。四、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.市場風(fēng)險：市場價格波動、供應(yīng)商壟斷、原材料供應(yīng)短缺等可能導(dǎo)致采購成本上升或采購無法按時完成。2.質(zhì)量風(fēng)險：供應(yīng)商提供的產(chǎn)品質(zhì)量不符合要求，可能影響公司人防業(yè)務(wù)的正常開展，甚至造成安全事故。3.合同風(fēng)險：采購合同條款不明確、合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)糾紛等可能導(dǎo)致公司利益受損。4.人員風(fēng)險：采購人員違規(guī)操作、受賄索賄、泄露公司商業(yè)機密等可能給公司帶來損失。（二）風(fēng)險評估1.對識別出的采購風(fēng)險進(jìn)行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。2.采用定性或定量的方法，如風(fēng)險矩陣、風(fēng)險評分等，對采購風(fēng)險進(jìn)行排序，確定重點風(fēng)險領(lǐng)域。（三）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對建立市場價格監(jiān)測機制，及時掌握市場價格動態(tài)，合理安排采購時間和采購數(shù)量，降低價格波動風(fēng)險。與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，避免供應(yīng)商壟斷，確保原材料供應(yīng)穩(wěn)定。簽訂長期采購合同，鎖定采購價格，減少價格波動對采購成本的影響。2.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對加強供應(yīng)商質(zhì)量管理，在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和違約責(zé)任，加大對供應(yīng)商的質(zhì)量監(jiān)督和考核力度。增加檢驗頻次和檢驗項目，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收，確保采購產(chǎn)品質(zhì)量合格。建立不合格品處理機制，對于驗收不合格的產(chǎn)品，及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，避免不合格產(chǎn)品流入公司。3.合同風(fēng)險應(yīng)對加強采購合同管理，在簽訂合同前，由法務(wù)部門對合同條款進(jìn)行審核，確保合同條款合法、合規(guī)、明確、完整。建立合同執(zhí)行跟蹤機制，及時掌握合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。加強合同糾紛處理能力，對于合同糾紛，及時收集證據(jù)，通過協(xié)商、仲裁或訴訟等方式解決，維護(hù)公司合法權(quán)益。4.人員風(fēng)險應(yīng)對加強采購人員培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德素質(zhì)，增強風(fēng)險意識和法律意識。建立健全采購人員考核制度，對采購人員的工作業(yè)績、廉潔自律等情況進(jìn)行考核，激勵采購人員積極履行職責(zé)。加強內(nèi)部監(jiān)督和審計，對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行定期檢查和審計，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，防止采購人員違規(guī)操作。五、采購信息管理（一）采購信息收集1.采購部門應(yīng)收集與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的各類信息，包括市場信息、供應(yīng)商信息、采購項目信息、采購合同信息等。2.通過多種渠道收集采購信息，如網(wǎng)絡(luò)平臺、行業(yè)協(xié)會、供應(yīng)商提供、內(nèi)部溝通等。3.對收集到的采購信息進(jìn)行整理和分類，建立采購信息數(shù)據(jù)庫，以便查詢和使用。（二）采購信息分析1.定期對采購信息進(jìn)行分析，了解市場動態(tài)、供應(yīng)商情況、采購成本變化等情況。2.通過數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)中存在的問題和潛在風(fēng)險，為采購決策提供依據(jù)。3.撰寫采購信息分析報告，向上級領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門匯報采購信息分析結(jié)果，提出改進(jìn)建議和措施。（三）采購信息共享1.建立采購信息共享平臺，實現(xiàn)采購部門與需求部門、財務(wù)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門之間的信息共享。2.各部門可以通過采購信息共享平臺查詢采購項目進(jìn)展情況、采購合同執(zhí)行情況、供應(yīng)商信息等，提高工作效率和協(xié)同性。3.定期召開采購信息溝通會議，通報采購業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，促進(jìn)采購信息的有效共享和利用。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.建立內(nèi)部監(jiān)督機制，由公司審計部門定期對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審計，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購資金使用是否合理等。2.加強采購過程的內(nèi)部監(jiān)督，采購部門應(yīng)建立采購業(yè)務(wù)臺賬，記錄采購項目的執(zhí)行情況，接受公司內(nèi)部監(jiān)督檢查。3.鼓勵員工對采購業(yè)務(wù)中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報，對舉報屬實的給予獎勵，保護(hù)舉報人權(quán)益。（二）考核制度1.制定采購人員考核制度，明確考核指標(biāo)和考核標(biāo)準(zhǔn)，