產(chǎn)品管理文檔管理制度總則目的為加強(qiáng)公司產(chǎn)品管理文檔的規(guī)范化管理，確保產(chǎn)品管理過(guò)程中的各類文檔完整、準(zhǔn)確、有效，便于查閱、使用和追溯，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與產(chǎn)品管理相關(guān)的文檔，包括但不限于產(chǎn)品規(guī)劃文檔、需求文檔、設(shè)計(jì)文檔、測(cè)試文檔、上線文檔、維護(hù)文檔等，涉及產(chǎn)品從概念提出到生命周期結(jié)束的全過(guò)程。職責(zé)分工1.產(chǎn)品經(jīng)理負(fù)責(zé)主導(dǎo)產(chǎn)品管理文檔的撰寫、審核與更新，確保文檔與產(chǎn)品實(shí)際情況相符，并對(duì)文檔的完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。2.項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員按照產(chǎn)品經(jīng)理的要求，及時(shí)提供相關(guān)資料，配合完成文檔的編寫工作，并對(duì)所提供資料的真實(shí)性負(fù)責(zé)。3.文檔管理專員負(fù)責(zé)產(chǎn)品管理文檔的統(tǒng)一收集、整理、存儲(chǔ)、歸檔和檢索，建立文檔管理臺(tái)賬，確保文檔的安全與可訪問(wèn)性。4.部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門所涉及的產(chǎn)品管理文檔進(jìn)行審核，確保文檔符合公司整體要求和業(yè)務(wù)流程，并監(jiān)督本部門人員執(zhí)行文檔管理制度。文檔分類與編號(hào)文檔分類1.產(chǎn)品規(guī)劃類包括產(chǎn)品戰(zhàn)略規(guī)劃、年度產(chǎn)品計(jì)劃、產(chǎn)品線規(guī)劃等。2.需求類涵蓋市場(chǎng)需求文檔、用戶需求文檔、產(chǎn)品需求規(guī)格說(shuō)明書等。3.設(shè)計(jì)類如產(chǎn)品架構(gòu)設(shè)計(jì)文檔、界面設(shè)計(jì)文檔、功能模塊設(shè)計(jì)文檔等。4.測(cè)試類包含測(cè)試計(jì)劃、測(cè)試用例、測(cè)試報(bào)告等。5.上線類有上線方案、上線報(bào)告、驗(yàn)收文檔等。6.維護(hù)類涉及產(chǎn)品維護(hù)手冊(cè)、問(wèn)題記錄與解決文檔、版本更新說(shuō)明等。編號(hào)規(guī)則產(chǎn)品管理文檔編號(hào)采用“產(chǎn)品類別代碼年份流水號(hào)”的格式。具體如下：1.產(chǎn)品類別代碼規(guī)劃類：PG需求類：RD設(shè)計(jì)類：DS測(cè)試類：TS上線類：RL維護(hù)類：MH2.年份取文檔編寫年份的后兩位數(shù)字，如2023年編寫的文檔，年份表示為“23”。3.流水號(hào)按照文檔生成的先后順序，從001開始依次編號(hào)。例如，一份2023年編寫的產(chǎn)品需求規(guī)格說(shuō)明書，其編號(hào)為“RD23001”。文檔撰寫規(guī)范內(nèi)容要求1.準(zhǔn)確性文檔內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映產(chǎn)品管理的實(shí)際情況，避免模糊、歧義或錯(cuò)誤的表述。2.完整性涵蓋產(chǎn)品管理所需的各個(gè)方面，包括背景、目標(biāo)、功能描述、流程、數(shù)據(jù)要求、接口說(shuō)明等，確保文檔能夠獨(dú)立支撐產(chǎn)品的開發(fā)、測(cè)試、上線及維護(hù)。3.一致性同一產(chǎn)品不同階段的文檔之間應(yīng)保持邏輯一致，避免出現(xiàn)前后矛盾的內(nèi)容。同時(shí)，與公司其他相關(guān)制度、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)保持一致。4.可讀性語(yǔ)言表達(dá)清晰、簡(jiǎn)潔、易懂，避免使用過(guò)于專業(yè)或生僻的詞匯和句子結(jié)構(gòu)。必要時(shí)可配以圖表、示例等輔助說(shuō)明，提高文檔的可讀性。格式要求1.字體中文采用宋體，英文采用TimesNewRoman，字號(hào)一般為小四號(hào)。2.段落首行縮進(jìn)2個(gè)字符，行距為1.5倍行距。3.標(biāo)題一級(jí)標(biāo)題：黑體，三號(hào)字，居中，段前、段后各空1行。二級(jí)標(biāo)題：宋體，四號(hào)字，加粗，左對(duì)齊，段前、段后各空0.5行。三級(jí)標(biāo)題：宋體，小四號(hào)字，加粗，左對(duì)齊，段前、段后各空0.3行。4.編號(hào)按照章節(jié)順序依次編號(hào)，如“1.1”“1.1.1”等，編號(hào)后緊跟標(biāo)題內(nèi)容，中間空半格。5.圖表圖表應(yīng)具有明確的編號(hào)和標(biāo)題，圖表編號(hào)格式為“圖XX”或“表XX”，圖表標(biāo)題位于圖表下方，居中對(duì)齊，字體為宋體，小五號(hào)字。文檔審核與審批審核流程1.初稿完成產(chǎn)品經(jīng)理完成文檔初稿后，提交給項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行內(nèi)部審核。2.團(tuán)隊(duì)成員審核項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員對(duì)文檔進(jìn)行仔細(xì)審核，檢查內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性和一致性，提出修改意見和建議，并在文檔上簽字確認(rèn)審核結(jié)果。審核時(shí)間一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日。3.部門負(fù)責(zé)人審核項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)將審核后的文檔提交給部門負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人從整體業(yè)務(wù)角度進(jìn)行審核，確保文檔符合公司戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)要求。審核通過(guò)后，部門負(fù)責(zé)人在文檔上簽字確認(rèn)。審核時(shí)間一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日。4.跨部門審核（如有需要）對(duì)于涉及多個(gè)部門的產(chǎn)品管理文檔，需進(jìn)行跨部門審核。由牽頭部門組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合審核，各部門審核人員提出意見后，牽頭部門負(fù)責(zé)匯總整理，并根據(jù)意見對(duì)文檔進(jìn)行修改完善。跨部門審核時(shí)間根據(jù)實(shí)際情況確定。審批流程1.重要文檔審批對(duì)于涉及產(chǎn)品戰(zhàn)略、重大功能變更、關(guān)鍵技術(shù)選型等重要的產(chǎn)品管理文檔，需提交公司高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批流程如下：產(chǎn)品經(jīng)理將審核通過(guò)的文檔提交給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文檔進(jìn)行審批，提出審批意見。審批時(shí)間一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日。產(chǎn)品經(jīng)理根據(jù)審批意見對(duì)文檔進(jìn)行修改完善，如審批通過(guò)，則將文檔存檔并分發(fā)相關(guān)人員；如審批不通過(guò)，則根據(jù)意見重新修改，直至審批通過(guò)。2.一般文檔審批對(duì)于一般性的產(chǎn)品管理文檔，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后即可生效。文檔存儲(chǔ)與歸檔存儲(chǔ)方式1.電子存儲(chǔ)建立公司級(jí)的產(chǎn)品管理文檔電子存儲(chǔ)庫(kù)，采用服務(wù)器存儲(chǔ)的方式，確保文檔數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。存儲(chǔ)庫(kù)按照文檔分類進(jìn)行文件夾結(jié)構(gòu)劃分，每個(gè)文件夾下以文檔編號(hào)命名具體文檔文件。2.備份存儲(chǔ)定期對(duì)電子存儲(chǔ)庫(kù)中的產(chǎn)品管理文檔進(jìn)行備份，備份介質(zhì)包括外部硬盤、磁帶等。備份頻率為每周一次全量備份，每天一次增量備份。備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全的異地位置，以防止因本地災(zāi)難導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。歸檔流程1.文檔整理文檔管理專員在收到經(jīng)審核、審批通過(guò)的產(chǎn)品管理文檔后，按照文檔分類和編號(hào)規(guī)則對(duì)文檔進(jìn)行整理，確保文檔格式規(guī)范、內(nèi)容完整。2.電子歸檔將整理好的文檔上傳至公司產(chǎn)品管理文檔電子存儲(chǔ)庫(kù)對(duì)應(yīng)的文件夾中，并更新文檔管理臺(tái)賬，記錄文檔的名稱、編號(hào)、版本、存儲(chǔ)位置、編寫時(shí)間、審核人、審批人等信息。3.紙質(zhì)歸檔（如有需要）對(duì)于一些重要且需要長(zhǎng)期保存的產(chǎn)品管理文檔，在電子歸檔的同時(shí)，打印紙質(zhì)文檔并進(jìn)行裝訂，按照檔案管理要求進(jìn)行分類存放于專門的檔案柜中。紙質(zhì)文檔應(yīng)與電子文檔內(nèi)容保持一致，并在檔案柜上標(biāo)明文檔類別、年份、流水號(hào)等信息，便于查找。文檔查閱與使用查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱公司內(nèi)部員工因工作需要查閱產(chǎn)品管理文檔時(shí)，需填寫《產(chǎn)品管理文檔查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文檔的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交給文檔管理專員。文檔管理專員根據(jù)審批結(jié)果，為查閱人員提供相應(yīng)的文檔查閱權(quán)限，并記錄查閱情況。產(chǎn)品經(jīng)理、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員等相關(guān)人員可查閱與本人工作相關(guān)的所有產(chǎn)品管理文檔。其他部門員工如需查閱特定產(chǎn)品的管理文檔，需經(jīng)該產(chǎn)品所屬部門負(fù)責(zé)人同意，并在文檔管理專員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱，查閱范圍僅限于與工作相關(guān)的部分內(nèi)容。2.外部查閱原則上不允許外部人員查閱公司產(chǎn)品管理文檔。如因特殊原因確需查閱，需經(jīng)過(guò)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批，并簽訂保密協(xié)議。外部查閱人員在查閱過(guò)程中，需由公司指定人員陪同，查閱范圍和方式嚴(yán)格按照審批意見執(zhí)行。使用規(guī)范1.不得擅自修改查閱人員不得擅自對(duì)查閱的產(chǎn)品管理文檔進(jìn)行修改、刪除或傳播，如需對(duì)文檔內(nèi)容進(jìn)行引用或參考，應(yīng)注明文檔來(lái)源和原始作者。2.歸還要求查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將文檔歸還給文檔管理專員，并確保文檔的完整性和保密性。如發(fā)現(xiàn)文檔有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。文檔版本管理版本標(biāo)識(shí)產(chǎn)品管理文檔的版本采用“V+版本號(hào)”的形式進(jìn)行標(biāo)識(shí)，版本號(hào)按照數(shù)字順序依次遞增，如V1.0、V1.1、V2.0等。其中，主版本號(hào)表示產(chǎn)品管理文檔的重大更新，如產(chǎn)品功能架構(gòu)發(fā)生重大變化、業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全面調(diào)整等；次版本號(hào)表示文檔的較小更新，如功能細(xì)節(jié)優(yōu)化、文檔格式調(diào)整等；修訂版本號(hào)表示對(duì)文檔的局部修改，如錯(cuò)別字更正、數(shù)據(jù)更新等。版本更新流程1.更新申請(qǐng)當(dāng)產(chǎn)品管理文檔需要進(jìn)行更新時(shí)，由產(chǎn)品經(jīng)理填寫《產(chǎn)品管理文檔版本更新申請(qǐng)表》，說(shuō)明更新的原因、內(nèi)容、涉及的文檔范圍以及預(yù)計(jì)完成時(shí)間等信息，提交給部門負(fù)責(zé)人審核。2.審核批準(zhǔn)部門負(fù)責(zé)人對(duì)更新申請(qǐng)進(jìn)行審核，如審核通過(guò)，則提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，產(chǎn)品經(jīng)理組織項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行文檔更新工作。3.更新實(shí)施產(chǎn)品經(jīng)理按照批準(zhǔn)的更新內(nèi)容對(duì)文檔進(jìn)行修改，修改完成后，組織項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行內(nèi)部審核，審核通過(guò)后提交給文檔管理專員進(jìn)行版本更新操作。4.版本發(fā)布文檔管理專員在產(chǎn)品管理文檔電子存儲(chǔ)庫(kù)中對(duì)更新后的文檔進(jìn)行版本替換，并更新文檔管理臺(tái)賬中的版本信息。同時(shí)，將新版本的文檔通知相關(guān)人員查閱和使用。文檔保密管理保密責(zé)任1.文檔管理專員負(fù)責(zé)產(chǎn)品管理文檔存儲(chǔ)庫(kù)的安全管理，設(shè)置不同級(jí)別的訪問(wèn)權(quán)限，防止文檔信息泄露。定期對(duì)存儲(chǔ)庫(kù)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，確保文檔數(shù)據(jù)的保密性、完整性和可用性。2.查閱人員嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)查閱的產(chǎn)品管理文檔內(nèi)容予以保密，不得向無(wú)關(guān)人員透露文檔中的任何信息。在工作中如需使用文檔中的信息，應(yīng)按照規(guī)定的方式和范圍進(jìn)行引用和傳播。保密措施1.訪問(wèn)控制通過(guò)設(shè)置用戶賬號(hào)和密碼，對(duì)產(chǎn)品管理文檔電子存儲(chǔ)庫(kù)進(jìn)行訪問(wèn)控制，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)相應(yīng)的文檔。同時(shí)，根據(jù)人員的工作職責(zé)和權(quán)限，分配不同級(jí)別的文檔查閱權(quán)限，確保文檔信息不被非法獲取。2.加密存儲(chǔ)對(duì)存儲(chǔ)在電子存儲(chǔ)庫(kù)中的敏感產(chǎn)品管理文檔進(jìn)行加密處理，采用先進(jìn)的加密算法，確保文檔在存儲(chǔ)過(guò)程中的保密性。加密密鑰由專人保管，嚴(yán)格控制密鑰的使用和分發(fā)。3.保密協(xié)議對(duì)于涉及公司核心產(chǎn)品或商業(yè)機(jī)密的產(chǎn)品管理文檔，在與外部合作伙伴、供應(yīng)商、客戶等進(jìn)行業(yè)務(wù)往來(lái)時(shí)，要求對(duì)方簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任和義務(wù)，防止文檔信息在外部流轉(zhuǎn)過(guò)程中泄露。文檔銷毀管理銷毀時(shí)機(jī)1.文檔過(guò)期對(duì)于已過(guò)有效期或不再使用的產(chǎn)品管理文檔，由文檔管理專員定期進(jìn)行清理，并提出銷毀申請(qǐng)。2.文檔廢棄因產(chǎn)品停止運(yùn)營(yíng)、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，導(dǎo)致相關(guān)產(chǎn)品管理文檔失去使用價(jià)值的，由產(chǎn)品經(jīng)理或相關(guān)負(fù)責(zé)人提出銷毀申請(qǐng)。銷毀流程1.申請(qǐng)審批文檔管理專員填寫《產(chǎn)品管理文檔銷毀申請(qǐng)表》，注明擬銷毀文檔的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，提交給部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，提交給公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。2.銷毀實(shí)施經(jīng)審批同意后，文檔管理專員負(fù)責(zé)組織文檔銷毀工作。對(duì)于電子文檔，應(yīng)確保從電