會議保障人員管理制度一、總則（一）目的為加強會議保障人員的管理，規范會議保障工作流程，提高會議保障服務質量和效率，確保各類會議的順利召開，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有參與會議保障工作的人員，包括但不限于會議籌備人員、會議技術支持人員、會議服務人員等。（三）基本原則1.服務至上原則：以滿足會議需求、提供優質服務為宗旨，確保會議順利進行。2.高效協作原則：各崗位人員密切配合，高效協作，共同完成會議保障任務。3.嚴謹細致原則：對待會議保障工作要嚴謹認真，注重細節，避免出現差錯。4.安全保密原則：嚴格遵守公司安全保密規定，確保會議信息安全。二、崗位職責（一）會議籌備人員1.會議策劃根據會議需求，制定詳細的會議策劃方案，包括會議主題、議程、時間、地點、參會人員等。與會議主辦部門溝通協調，確保策劃方案符合會議要求。2.場地安排負責會議場地的選定、預訂和布置，確保場地環境整潔、設施齊全。根據會議規模和形式，合理安排座位布局、音響設備、投影儀等。3.資料準備協助會議主辦部門準備會議資料，如會議文件、發言稿、演示文稿等。對資料進行整理、分類和編號，確保資料齊全、準確。4.人員通知按照會議要求，及時通知參會人員會議時間、地點、議程等信息。確認參會人員的出席情況，對未確認的人員進行再次提醒。（二）會議技術支持人員1.設備調試在會議前對音響、燈光、投影儀、視頻會議系統等設備進行調試，確保設備正常運行。檢查設備連接情況，測試設備性能，及時解決設備故障。2.技術保障在會議過程中，負責技術設備的操作和維護，確保會議順利進行。及時處理技術突發問題，如設備死機、網絡中斷等，保障會議的連續性。3.數據備份對會議過程中產生的重要數據進行備份，如演示文稿、會議記錄等。確保數據備份的安全性和完整性，以便后續查閱和使用。（三）會議服務人員1.接待服務在會議入口處迎接參會人員，引導其簽到、就座。為參會人員提供茶水、咖啡等飲品服務。2.會議記錄負責會議記錄工作，準確記錄會議內容、決議等。會議結束后，及時整理會議記錄，并提交給會議主辦部門。3.秩序維護維護會議現場秩序，確保會議正常進行。制止無關人員進入會議現場，處理突發情況。4.會后清理會議結束后，及時清理會議現場，恢復場地原狀。整理會議設備和資料，妥善保管。三、會議保障流程（一）會議籌備階段1.會議需求溝通會議主辦部門向公司行政部門提交會議申請，明確會議主題、議程、時間、地點、參會人員等需求。行政部門與主辦部門溝通，了解會議的特殊要求和注意事項。2.方案制定與審批行政部門根據會議需求，制定會議保障方案，包括籌備計劃、人員安排、場地布置、設備調試等內容。將會議保障方案提交給相關領導審批，確保方案符合公司規定和會議要求。3.籌備工作實施會議籌備人員按照審批后的方案，開展場地安排、資料準備、人員通知等籌備工作。會議技術支持人員進行設備調試，確保設備正常運行。會議服務人員做好接待準備工作。（二）會議召開階段1.簽到與引導會議服務人員在會議入口處迎接參會人員，引導其簽到、就座。為參會人員提供必要的幫助和服務。2.會議保障會議技術支持人員在會議過程中負責技術設備的操作和維護，確保會議順利進行。會議服務人員做好會議記錄、秩序維護、飲品服務等工作。會議籌備人員隨時關注會議進展情況，及時處理突發問題。（三）會議結束階段1.資料整理會議服務人員及時整理會議記錄，并提交給會議主辦部門。會議籌備人員收集會議資料，進行分類整理和歸檔。2.設備清理會議技術支持人員關閉會議設備，進行清理和整理。將設備妥善保管，以備下次使用。3.場地清理會議服務人員清理會議現場，恢復場地原狀。檢查場地設施是否完好，如有損壞及時報告并維修。四、培訓與考核（一）培訓1.新員工培訓對新入職的會議保障人員進行入職培訓，使其了解公司基本情況、會議保障工作流程和崗位職責。培訓內容包括公司文化、規章制度、會議保障技能等。2.定期培訓定期組織會議保障人員進行業務培訓，不斷提升其專業技能和服務水平。培訓內容包括會議策劃、場地布置、設備操作、溝通技巧等。3.專項培訓根據會議保障工作的實際需求，開展專項培訓，如視頻會議系統操作培訓、重要會議保障培訓等。通過專項培訓，提高會議保障人員應對特殊情況和復雜任務的能力。（二）考核1.考核標準制定明確的考核標準，從工作態度、工作能力、工作業績等方面對會議保障人員進行考核。工作態度包括責任心、敬業精神、團隊合作等；工作能力包括專業技能、溝通協調能力、問題解決能力等；工作業績包括會議保障任務完成情況、服務質量評價等。2.考核方式采用定期考核與不定期考核相結合的方式，對會議保障人員進行考核。定期考核每季度進行一次，不定期考核根據實際工作情況隨時開展。3.考核結果應用將考核結果與績效獎金、晉升、培訓機會等掛鉤，激勵會議保障人員提高工作質量和效率。對考核優秀的人員給予表彰和獎勵，對考核不稱職的人員進行批評教育、培訓補考或調整崗位。五、保密管理（一）保密責任1.會議保障人員應嚴格遵守公司保密制度，對會議過程中涉及的機密信息予以保密。2.不得泄露會議內容、參會人員名單、會議資料等信息，未經授權不得將相關信息傳播給無關人員。（二）保密措施1.在會議籌備和召開過程中，對涉及機密信息的文件、資料等進行嚴格管理，妥善保管，防止丟失或泄露。2.會議技術支持人員在操作設備時，應注意保護會議數據安全，避免數據泄露。3.會議結束后，及時清理會議現場，銷毀或妥善處理涉及機密信息的紙張、存儲設備等。（三）違規處理1.對違反保密規定的會議保障人員，視情節輕重給予批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等處理。2.如因會議保障人員的泄密行為給公司造成損失的，公司將依法追究其法律責任。六、應急管理（一）應急預案制定1.針對會議保障過程中可能出現的突發情況，如設備故障、人員突發疾病、安全事故等，制定應急預案。2.應急預案應包括應急組織機構、應急響應流程、應急處置措施等內容，確保在突發情況下能夠迅速、有效地進行應對。（二）應急演練1.定期組織會議保障人員進行應急演練，提高其應急處置能力。2.應急演練應模擬真實的突發情況，檢驗應急預案的可行性和有效性，及時發現問題并進行改進。（三）應急處置1.在會議保障過程中，如發生突發情況，會議保障人員應立即啟動應急預案，按照應急響應流程進行處置。2.及時向上級領導報告突發情況，配合相關部門進行救援和處理，確保會議的順利進行和參會人員的安全。七、獎懲制度（一）獎勵1.對在會議保障工作中表現突出的人員，給予以下獎勵：通報表揚；頒發榮譽證書；給予一定的物質獎勵，如獎金、獎品等。2.獎勵標準如下：在會議保障工作中，認真負責、高效協作，出色完成會議保障任務，得到會議主辦部門和參會人員高度評價的，給予通報表揚和獎金獎勵。在會議保障工作中，積極創新，提出合理化建議并被采納，有效提高會議保障服務質量和效率的，給予榮譽證書和獎品獎勵。在應對突發情況時，表現英勇、處置得當，為保障會議順利進行和參會人員安全做出突出貢獻的，給予通報表揚、榮譽證書和獎金獎勵。（二）懲罰1.對在會議保障工作中違反公司制度、工作紀律或出現失誤的人員，給予以下懲罰：批評教育；警告；罰款；解除勞動合同。2.懲罰標準如下：因工作疏忽，導致會議資料準備不