中介公司公章管理制度總則目的為加強公司公章管理，規范公章使用流程，維護公司合法權益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構，適用于公司所有公章，包括但不限于行政公章、合同專用章、財務專用章等。定義1.公章：指公司以法定名稱制作的，代表公司行使權力、履行職責、確認文件效力的印章。2.使用人：指經公司授權，有權使用公章的公司員工。公章的刻制、啟用與廢止公章的刻制1.公司公章的刻制由行政部門統一負責，根據公司相關規定及實際需要，填寫《公章刻制申請表》，報公司領導審批。2.審批通過后，行政部門應選擇具有資質的印章制作單位進行刻制，并要求制作單位嚴格按照公司規定的樣式、規格進行制作。3.公章刻制完成后，行政部門應及時將印章交付公司檔案室進行登記備案，并填寫《公章啟用登記表》。公章的啟用1.新公章啟用前，行政部門應在公司內部發布啟用通知，明確公章的名稱、啟用時間、使用范圍等信息。2.啟用后的公章應嚴格按照本制度規定的使用流程進行使用，確保公章使用的合法性、規范性和嚴肅性。公章的廢止1.因公司名稱變更、機構調整、印章損壞等原因需要廢止公章時，由行政部門填寫《公章廢止申請表》，報公司領導審批。2.審批通過后，行政部門應將廢止的公章及時交回公司檔案室進行封存，并在《公章啟用登記表》上注明廢止日期。3.對于廢止的公章，行政部門應定期進行清理，確保公章不被誤用或丟失。公章的保管保管原則1.公章實行專人保管制度，確保公章的安全存放和使用。2.公章保管人應具備高度的責任心和保密意識，不得擅自將公章轉借他人或帶出公司使用。保管職責1.行政公章保管人：負責行政公章的日常保管和使用登記工作，嚴格按照本制度規定的使用流程進行用印審批，并對用印文件的真實性、合法性進行審核。2.合同專用章保管人：負責合同專用章的日常保管和使用登記工作，嚴格按照合同審批流程進行用印審批，并對合同條款的完整性、準確性進行審核。3.財務專用章保管人：負責財務專用章的日常保管和使用登記工作，嚴格按照財務審批流程進行用印審批，并對財務文件的真實性、準確性進行審核。保管要求1.公章應存放在安全可靠的地方，如保險柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設施。2.公章保管人應定期對公章進行檢查，確保公章的完好無損。如發現公章有損壞、丟失等情況，應及時報告公司領導，并采取相應的措施進行處理。3.公章保管人因工作調動、離職等原因需要交接公章時，應填寫《公章交接登記表》，辦理公章交接手續。交接雙方應在登記表上簽字確認，確保公章交接的準確性和完整性。公章的使用使用流程1.用印申請：使用人如需使用公章，應填寫《用印申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數、用印時間等信息，并經相關部門負責人或公司領導審批。2.用印審批：審批人應根據公司相關規定及實際情況，對用印申請進行認真審核，確保用印事項合法、合規、合理。如審批通過，應在《用印申請表》上簽字同意；如審批不通過，應注明原因并退回用印申請。3.用印登記：公章保管人在收到經審批的《用印申請表》后，應認真核對用印申請內容與用印文件是否一致，并在《公章使用登記表》上進行詳細登記，包括用印日期、用印事項、用印文件名稱、份數、用印人等信息。4.用印蓋章：公章保管人在用印時，應嚴格按照用印申請內容進行蓋章，確保印章清晰、端正、完整。蓋章后，應在《用印申請表》上加蓋公章，并將用印文件留存一份歸檔。5.用印歸還：用印完畢后，用印人應及時將用印文件及《用印申請表》歸還公章保管人。公章保管人應認真核對歸還的文件及申請表是否齊全，并在《公章使用登記表》上注明用印文件歸還情況。使用范圍1.行政公章：主要用于公司各類文件、報告、通知、信函等的蓋章確認，以及公司對外簽訂的非合同類協議、證明等文件的蓋章。2.合同專用章：主要用于公司對外簽訂的各類合同、協議等法律文件的蓋章。3.財務專用章：主要用于公司財務報表、財務票據、稅務申報等財務文件的蓋章。使用限制1.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋公章。如因工作需要確需在空白文件上蓋章的，必須經公司領導批準，并在蓋章后對空白處進行標注或說明。2.嚴禁將公章用于與公司業務無關的事項或違反法律法規、公司規定的事項。3.嚴禁私自攜帶公章外出使用。如因特殊情況需要外出用印的，必須經公司領導批準，并由公章保管人陪同前往。公章的監督與檢查監督職責1.公司行政部門負責對公章的保管和使用情況進行定期監督檢查，確保公章使用符合本制度規定。2.公司審計部門負責對公章的使用情況進行不定期審計，檢查公章使用是否合規、合理，有無違規用印行為。檢查內容1.公章保管情況：檢查公章是否存放在安全可靠的地方，保管人是否嚴格履行保管職責。2.用印審批情況：檢查用印申請是否經過相關部門負責人或公司領導審批，審批流程是否規范。3.用印登記情況：檢查《公章使用登記表》登記是否詳細、準確，用印文件與申請表是否一致。4.用印蓋章情況：檢查用印蓋章是否清晰、端正、完整，是否符合用印申請內容。問題處理1.對于監督檢查中發現的問題，檢查人員應及時向公司領導報告，并提出整改意見。2.公章保管人或用印人應按照整改意見及時進行整改，確保公章使用符合本制度規定。如因違規用印給公司造成損失的，公司將依法追究相關責任人的責任。