企業員工入檔管理制度一、總則（一）目的為了加強公司員工檔案管理，確保員工檔案的完整性、準確性和保密性，為公司人力資源管理提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）管理原則1.集中統一原則：公司員工檔案由人力資源部門集中統一管理。2.真實準確原則：員工檔案內容必須真實、準確、完整，如實反映員工的工作經歷、業績表現等情況。3.保密原則：嚴格遵守檔案管理的保密規定，確保員工檔案信息不被泄露。二、員工檔案內容（一）個人基本信息1.員工入職時填寫的《員工登記表》，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯系方式等。2.身份證、學歷證書、學位證書、專業技術資格證書、職業資格證書等相關證件的復印件。（二）工作經歷1.以往工作單位的名稱、職位、工作時間、工作職責及業績等。2.離職證明或解除勞動關系證明。（三）勞動合同員工與公司簽訂的勞動合同文本。（四）培訓記錄1.參加公司內部培訓、外部培訓的記錄，包括培訓課程名稱、培訓時間、培訓效果評估等。2.培訓證書復印件。（五）績效考核記錄1.月度、季度、年度績效考核結果及評價意見。2.績效改進計劃及完成情況。（六）獎懲記錄1.公司內部的獎勵，如優秀員工、創新獎、團隊協作獎等的表彰文件及獎勵證書復印件。2.違紀違規行為的處罰決定，包括警告、罰款、降職、辭退等。（七）薪酬福利記錄1.工資調整記錄、獎金發放記錄等。2.社保、公積金繳納記錄。（八）職業發展記錄1.員工的職業規劃、晉升申請及審批記錄。2.崗位調動記錄。（九）其他重要資料1.員工的述職報告、工作總結。2.參加公司重要項目的相關資料。3.員工認為有必要歸檔的其他資料。三、員工檔案建立與接收（一）新員工入職檔案建立1.新員工入職時，人力資源部門負責發放《員工登記表》，指導員工如實填寫。2.員工應在入職后[X]個工作日內，將個人基本信息相關證件復印件、學歷證書、學位證書等資料提交至人力資源部門。3.人力資源部門對新員工提交的資料進行審核，確保資料真實、完整。審核無誤后，為新員工建立個人檔案，并將相關資料整理歸檔。（二）員工檔案接收1.對于從外部調入公司的員工，原工作單位應將其檔案密封后轉至公司人力資源部門。2.人力資源部門收到員工檔案后，應認真核對檔案內容與轉遞清單是否一致，檢查檔案是否有破損、涂改等情況。如發現問題，應及時與原單位溝通解決。3.核對無誤后，將調入員工的檔案與公司內部檔案合并整理，更新員工檔案信息。四、員工檔案保管（一）檔案保管方式1.公司設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案安全存放。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關規定。（二）檔案分類存放1.員工檔案按照部門、崗位、入職時間等進行分類存放，便于查找和管理。2.建立電子檔案目錄，對紙質檔案和電子檔案進行統一編號，確保檔案編號的唯一性和系統性。（三）檔案定期檢查1.人力資源部門定期對員工檔案進行檢查，每年至少進行[X]次全面檢查，重點檢查檔案的完整性、準確性、保密性等情況。2.檢查過程中發現檔案有損壞、丟失等情況，應及時采取補救措施，并查明原因，追究相關人員的責任。（四）檔案保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守檔案保密制度，未經授權不得擅自查閱、借閱、復印員工檔案。2.查閱檔案必須履行審批手續，填寫《檔案查閱申請表》，經部門負責人、人力資源部門負責人批準后方可查閱。查閱檔案時，應在指定地點進行，不得將檔案帶出公司。3.借閱檔案必須嚴格限定借閱期限，借閱人應按時歸還檔案。如因工作需要延長借閱期限，應辦理續借手續。4.嚴禁在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等，如有特殊情況需要對檔案進行處理，應報人力資源部門負責人批準，并做好記錄。五、員工檔案查閱與借閱（一）查閱權限1.員工本人有權查閱自己的檔案，但應提前向人力資源部門預約，經同意后在指定時間和地點查閱。2.公司內部因工作需要查閱員工檔案的，應由查閱人所在部門負責人填寫《檔案查閱申請表》，說明查閱原因和查閱內容，經人力資源部門負責人批準后方可查閱。3.外部單位因工作需要查閱員工檔案的，必須持有單位介紹信，經公司總經理批準后，由人力資源部門安排專人陪同查閱。（二）借閱權限1.公司內部因工作需要借閱員工檔案的，應由借閱人所在部門負責人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限和歸還時間，經人力資源部門負責人批準后方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應辦理續借手續。3.借閱人應妥善保管所借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自復印、摘抄檔案內容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失等情況，借閱人應承擔相應責任。（三）查閱與借閱記錄1.人力資源部門應建立檔案查閱與借閱登記臺賬，詳細記錄查閱人、借閱人、查閱時間、查閱內容、借閱期限、歸還時間等信息。2.查閱與借閱登記臺賬應妥善保存，以備查詢。六、員工檔案信息變更（一）信息變更范圍員工個人基本信息、工作經歷、勞動合同、培訓記錄、績效考核記錄、獎懲記錄、薪酬福利記錄、職業發展記錄等檔案內容發生變更時，應及時更新檔案信息。（二）信息變更流程1.員工本人如需變更檔案信息，應填寫《員工檔案信息變更申請表》，并提交相關證明材料。2.所在部門負責人對變更申請進行審核，簽署意見后報人力資源部門。3.人力資源部門對變更申請及證明材料進行審核，審核無誤后對檔案信息進行更新，并將變更情況記錄在檔案中。（三）信息變更通知1.人力資源部門應及時將員工檔案信息變更情況通知相關部門，確保各部門掌握員工最新信息。2.對于涉及薪酬福利、績效考核等重要信息變更的，人力資源部門應在變更后的[X]個工作日內將相關信息傳達給財務部門、績效部門等相關部門。七、員工檔案轉出（一）轉出條件1.員工離職、退休、調出公司等情況時，應辦理檔案轉出手續。2.員工檔案轉出前，應確保檔案內容完整、準確，不存在未處理的問題。（二）轉出流程1.員工本人或所在部門向人力資源部門提出檔案轉出申請，填寫《員工檔案轉出申請表》。2.人力資源部門對檔案轉出申請進行審核，審核通過后開具《檔案轉遞通知單》。3.檔案管理人員按照《檔案轉遞通知單》的要求，將員工檔案密封后通過機要交通或專人送達接收單位。4.檔案轉出后，人力資源部門應及時更新員工檔案管理系統中的相關信息，并將檔案轉出情況記錄在檔案中。（三）轉出注意事項1.檔案轉出時，應確保檔案的完整性和保密性，不得泄露員工檔案信息。2.接收單位應在收到檔案后的[X]個工作日內將檔案接收情況反饋給公