會計檔案相關管理制度總則目的為了加強公司會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整、有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》及國家有關法律法規(guī)，結合公司實際情況，制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會計檔案管理。定義會計檔案是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映公司經(jīng)濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。管理原則會計檔案管理遵循統(tǒng)一領導、分級管理的原則，確保會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。會計檔案的內(nèi)容會計憑證包括原始憑證和記賬憑證，是記錄公司經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生和完成情況的書面證明，是登記賬簿的依據(jù)。會計賬簿包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿，全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄公司經(jīng)濟業(yè)務。財務會計報告包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告，是公司對外提供財務狀況和經(jīng)營成果的書面文件。其他會計資料包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。會計檔案的歸檔歸檔范圍每年形成的會計檔案，都應按照本制度規(guī)定進行整理、立卷、歸檔。歸檔時間會計年度終了后，由會計機構編制會計檔案移交清冊，在當年內(nèi)及時將會計檔案移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。因工作需要確需推遲移交的，應當經(jīng)單位檔案管理機構同意。單位檔案管理機構應當自會計年度終了后[X]個月內(nèi)接收移交的會計檔案。歸檔要求1.會計憑證應按記賬憑證編號順序，連同所附的原始憑證、原始憑證匯總表，折疊整齊，按期裝訂成冊，并加具封面，注明單位名稱、年度、月份、起訖日期、憑證種類、起訖號碼，由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或蓋章。2.會計賬簿應在年度終了后，將各賬戶的余額結轉下年，在摘要欄注明“結轉下年”字樣；在下一會計年度新建有關會計賬簿的第一行余額欄內(nèi)填寫上年結轉的余額，并在摘要欄注明“上年結轉”字樣。3.財務會計報告應按規(guī)定期限編制完成，并由單位負責人、主管會計工作的負責人、會計機構負責人（會計主管人員）簽名并蓋章；設置總會計師的單位，還須由總會計師簽名并蓋章。4.其他會計資料應按照相關規(guī)定進行整理、編號、裝訂，確保資料的完整性和準確性。會計檔案的保管保管期限會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為[X]年和[X]年。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。具體保管期限如下：1.永久：年度財務會計報告、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書。2.[X]年：會計憑證、會計賬簿、會計檔案移交清冊。3.[X]年：月度、季度、半年度財務會計報告、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表。保管地點公司應設立專門的會計檔案保管庫房，配備必要的安全防護設施，確保會計檔案的安全。會計檔案可采用紙質(zhì)形式或電子形式進行保管。采用電子形式保管的會計檔案，應滿足國家有關電子檔案管理的要求，并定期進行備份。保管要求1.檔案管理人員應定期對會計檔案進行檢查、核對，確保檔案的安全、完整。2.對紙質(zhì)會計檔案，應保持卷內(nèi)材料的整齊、清潔，不得隨意抽取、涂改、污損。3.對電子會計檔案，應定期進行殺毒、維護，確保數(shù)據(jù)的安全、可用。4.會計檔案不得外借，如有特殊需要，經(jīng)本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。會計檔案的查閱與復制查閱權限公司內(nèi)部人員查閱會計檔案，需經(jīng)會計主管人員或財務負責人批準；外部單位查閱會計檔案，需持有單位介紹信，并經(jīng)公司負責人批準。查閱程序查閱人員應填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、日期、查閱理由等內(nèi)容，經(jīng)批準后，由檔案管理人員陪同查閱。查閱人員不得擅自將會計檔案攜帶外出或復制、拍照、錄像等，如有特殊需要，應另行辦理審批手續(xù)。復制規(guī)定如需復制會計檔案，應經(jīng)會計主管人員或財務負責人批準，并在《會計檔案查閱申請表》中注明復制內(nèi)容、用途等信息。復制的會計檔案應與原件一致，并由檔案管理人員在復制件上加蓋“已核對與原件一致”印章，注明復制日期、份數(shù)等信息。會計檔案的銷毀銷毀條件保管期滿的會計檔案，除本制度規(guī)定不得銷毀的情形外，可以按照以下程序銷毀：1.由公司檔案管理機構會同會計機構提出銷毀意見，編制《會計檔案銷毀清冊》，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.公司負責人在《會計檔案銷毀清冊》上簽署意見。3.銷毀會計檔案時，應當由檔案管理機構和會計機構共同派員監(jiān)銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。不得銷毀的情形1.保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質(zhì)會計檔案應當單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉存，保管到未了事項完結時為止。2.正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。銷毀程序1.監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應當按照《會計檔案銷毀清冊》所列內(nèi)容進行清點核對；在會計檔案銷毀后，應當在《會計檔案銷毀清冊》上簽名或蓋章。2.會計檔案銷毀后，檔案管理人員應將《會計檔案銷毀清冊》永久保存。會計檔案的信息化管理電子會計檔案的管理要求1.公司應采用符合國家統(tǒng)一標準的會計核算系統(tǒng)進行會計核算，并按照電子檔案管理的要求，及時將電子會計檔案進行歸檔保存。2.電子會計檔案應具備完整性、可用性、安全性，能夠準確、完整地反映公司經(jīng)濟業(yè)務活動。3.電子會計檔案的存儲介質(zhì)應定期進行檢查、維護，確保數(shù)據(jù)的安全、可靠。電子會計檔案的備份與恢復1.公司應定期對電子會計檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。2.備份數(shù)據(jù)應定期進行恢復測試，確保在需要時能夠及時恢復數(shù)據(jù)。電子會計檔案的利用與安全1.公司應建立電子會計檔案查閱、復制登記制度，確保電子會計檔案的使用符合規(guī)定。2.公司應加強對電子會計檔案的安全管理，采取必要的安全防護措施，防止電子會計檔案被篡改、丟失、泄露等。會計檔案管理的監(jiān)督與檢查監(jiān)督檢查部門公司內(nèi)部審計部門負責對會計檔案管理工作進行定期或不定期的監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容1.會計檔案的歸檔、保管、查閱、復制、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.會計檔案的安全防護措施是否到位，是否存在毀損、散失、泄密等情況。3.電子會計檔案的管理是否符合信息化管理要求。檢查結果處理對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。整改完成后，應進行復查，確保問題得到徹底解決。對違反本制度規(guī)定的行