中藥管理入庫管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司中藥管理，規(guī)范中藥入庫流程，確保入庫中藥的質(zhì)量、數(shù)量準(zhǔn)確無誤，保障公司運(yùn)營的正常開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有中藥的采購入庫管理工作，包括中藥材、中藥飲片及中成藥等。3.職責(zé)分工采購部門：負(fù)責(zé)中藥采購計(jì)劃的制定與執(zhí)行，選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同，并確保采購的中藥符合質(zhì)量要求和交貨期。質(zhì)量驗(yàn)收部門：依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，對入庫中藥進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收，判定是否合格，并出具驗(yàn)收報告。倉庫管理部門：負(fù)責(zé)中藥入庫的數(shù)量清點(diǎn)、入庫存儲及相關(guān)記錄工作，確保中藥存儲安全、有序。財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購發(fā)票、入庫單等相關(guān)憑證，辦理付款手續(xù)，并對中藥采購成本進(jìn)行核算與管理。二、采購管理1.采購計(jì)劃采購部門應(yīng)根據(jù)公司的生產(chǎn)經(jīng)營需求、庫存狀況及市場供應(yīng)情況，定期編制中藥采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確中藥的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨時間等詳細(xì)信息。在編制采購計(jì)劃時，應(yīng)充分考慮中藥的季節(jié)性、產(chǎn)地供應(yīng)等因素，確保采購的及時性和合理性。同時，要與質(zhì)量驗(yàn)收部門、倉庫管理部門溝通協(xié)調(diào)，避免盲目采購造成庫存積壓或缺貨現(xiàn)象。2.供應(yīng)商選擇建立合格供應(yīng)商名錄，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制等方面進(jìn)行評估和審核。選擇具有合法經(jīng)營資質(zhì)、良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定且能提供優(yōu)質(zhì)售后服務(wù)的供應(yīng)商。定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。對于考核不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時采取措施，如警告、暫停合作或取消合作資格等。3.采購合同采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括中藥的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等條款。在簽訂合同前，應(yīng)將合同草本提交給相關(guān)部門審核，確保合同條款符合法律法規(guī)及公司規(guī)定要求。審核通過后，由授權(quán)代表簽字蓋章生效。采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時跟蹤合同執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。如遇合同變更或糾紛，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并按照公司相關(guān)規(guī)定辦理變更或處理手續(xù)。三、入庫驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備質(zhì)量驗(yàn)收部門在收到采購部門的到貨通知后，應(yīng)安排具備相應(yīng)資質(zhì)和經(jīng)驗(yàn)的驗(yàn)收人員進(jìn)行驗(yàn)收工作，并準(zhǔn)備好必要的驗(yàn)收工具和文件，如驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)報告表格等。倉庫管理部門應(yīng)提前清理倉庫存儲空間，確保有足夠的場地和貨架用于存放待驗(yàn)中藥，并做好驗(yàn)收場地的清潔衛(wèi)生工作。2.數(shù)量驗(yàn)收倉庫管理部門驗(yàn)收人員依據(jù)送貨單、采購合同等憑證，對到貨中藥的數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)核對。清點(diǎn)時應(yīng)注意包裝是否完好，標(biāo)識是否清晰準(zhǔn)確，數(shù)量是否與單據(jù)一致。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符，應(yīng)及時與送貨人員或供應(yīng)商溝通核實(shí)，并做好記錄。對于短缺或損壞的中藥，應(yīng)要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)補(bǔ)足或更換。3.質(zhì)量驗(yàn)收質(zhì)量驗(yàn)收人員按照國家藥品標(biāo)準(zhǔn)、地方炮制規(guī)范及公司內(nèi)部質(zhì)量控制要求，對入庫中藥的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)內(nèi)容包括中藥材的外觀性狀、色澤、氣味、含水量、雜質(zhì)含量等，中藥飲片的炮制方法、片型、厚度、色澤、氣味、含水量、有效成分含量等，中成藥的外觀、劑型、規(guī)格、含量測定等。質(zhì)量驗(yàn)收可采用抽樣檢驗(yàn)的方式進(jìn)行，抽樣應(yīng)具有代表性。對于貴重中藥、毒性中藥等特殊品種，應(yīng)逐批進(jìn)行檢驗(yàn)。驗(yàn)收合格的中藥，質(zhì)量驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收報告上簽字確認(rèn)，并加蓋質(zhì)量驗(yàn)收專用章；驗(yàn)收不合格的中藥，應(yīng)出具不合格報告，注明不合格原因，并及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。4.驗(yàn)收記錄驗(yàn)收人員應(yīng)詳細(xì)記錄中藥的驗(yàn)收情況，包括到貨日期、供應(yīng)商名稱、中藥名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量驗(yàn)收結(jié)果、驗(yàn)收人員簽名等信息。驗(yàn)收記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，保存期限應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)及公司規(guī)定要求。驗(yàn)收記錄應(yīng)及時整理歸檔，以便日后查詢和追溯。同時，應(yīng)定期對驗(yàn)收記錄進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，總結(jié)驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的問題，為改進(jìn)采購和質(zhì)量管理工作提供依據(jù)。四、入庫存儲1.分區(qū)分類存放倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)中藥的特性、用途、儲存條件等因素，對入庫中藥進(jìn)行分區(qū)分類存放。例如，將中藥材、中藥飲片及中成藥分別存放；將易串味的中藥與其他中藥分開存放；將毒性中藥、麻醉中藥等特殊管理的中藥設(shè)置專門的儲存區(qū)域，并嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。在每個存放區(qū)域設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，注明區(qū)域名稱、存放中藥的類別等信息，便于查找和管理。2.存儲條件控制根據(jù)不同中藥的儲存要求，控制倉庫的溫度、濕度、通風(fēng)等環(huán)境條件。對于需要冷藏、冷凍保存的中藥，應(yīng)配備相應(yīng)的冷藏、冷凍設(shè)備，并確保設(shè)備正常運(yùn)行。定期對倉庫的溫濕度等環(huán)境條件進(jìn)行監(jiān)測和記錄，發(fā)現(xiàn)異常情況及時采取措施進(jìn)行調(diào)整，確保中藥儲存環(huán)境符合要求。3.庫存盤點(diǎn)倉庫管理部門應(yīng)定期對庫存中藥進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，每年進(jìn)行一次年終盤點(diǎn)。在盤點(diǎn)前，應(yīng)制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、方法、人員分工等內(nèi)容。盤點(diǎn)過程中，應(yīng)認(rèn)真核對中藥的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等信息，如實(shí)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。對于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧情況，應(yīng)及時查明原因，填寫盤點(diǎn)盈虧報告表，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。如因管理不善造成的損失，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、入庫流程1.到貨通知采購部門在中藥到貨前，應(yīng)提前通知質(zhì)量驗(yàn)收部門和倉庫管理部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。到貨通知應(yīng)包括中藥的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨時間、供應(yīng)商等信息。2.初步核對倉庫管理部門驗(yàn)收人員在收到貨物后，首先對送貨單與采購合同進(jìn)行初步核對，檢查送貨單上的信息是否與合同一致，如中藥名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等。核對無誤后，在送貨單上簽字確認(rèn)，并安排貨物暫存待驗(yàn)區(qū)。3.質(zhì)量驗(yàn)收質(zhì)量驗(yàn)收人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對入庫中藥進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。檢驗(yàn)合格的，在驗(yàn)收報告上簽字蓋章，并出具合格證明；檢驗(yàn)不合格的，出具不合格報告，并及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。4.數(shù)量驗(yàn)收倉庫管理部門驗(yàn)收人員在質(zhì)量驗(yàn)收合格后，再次對中藥的數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)核對，確保數(shù)量準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符，按照數(shù)量驗(yàn)收的相關(guān)規(guī)定處理。5.入庫登記數(shù)量驗(yàn)收無誤后，倉庫管理部門驗(yàn)收人員根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果填寫入庫單，入庫單應(yīng)包括中藥的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商、入庫日期、質(zhì)量驗(yàn)收情況等信息。入庫單經(jīng)質(zhì)量驗(yàn)收人員、倉庫管理部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，一聯(lián)倉庫留存作為庫存管理依據(jù)，一聯(lián)交采購部門作為付款結(jié)算憑證，一聯(lián)交財務(wù)部門作為賬務(wù)處理依據(jù)。6.入庫存儲倉庫管理部門根據(jù)入庫單將中藥搬運(yùn)至相應(yīng)的存儲區(qū)域進(jìn)行存放，并按照分區(qū)分類存放的原則進(jìn)行合理擺放。同時，更新庫存臺賬，確保庫存信息準(zhǔn)確反映實(shí)際庫存情況。六、特殊中藥管理1.毒性中藥管理毒性中藥的采購、驗(yàn)收、儲存、保管等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。采購毒性中藥必須從具有合法資質(zhì)的供應(yīng)商處購進(jìn)，并索取合法有效的票據(jù)。毒性中藥入庫時，必須雙人驗(yàn)收，驗(yàn)收人員應(yīng)逐件檢查包裝、標(biāo)簽、說明書等是否符合規(guī)定要求，同時對數(shù)量進(jìn)行仔細(xì)核對。驗(yàn)收合格后，在入庫單上簽字確認(rèn)，并注明“雙人驗(yàn)收”字樣。毒性中藥應(yīng)專庫或?qū)９翊娣?，?shí)行雙人雙鎖管理。倉庫管理人員應(yīng)定期對毒性中藥的庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。使用毒性中藥時，必須嚴(yán)格按照《醫(yī)療用毒性藥品管理辦法》等相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批、調(diào)配和使用，做好詳細(xì)記錄，并保存?zhèn)洳椤?.麻醉中藥管理麻醉中藥的采購、運(yùn)輸、儲存、保管等應(yīng)嚴(yán)格遵守國家麻醉藥品管理的法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定。采購麻醉中藥必須向具有麻醉藥品經(jīng)營資質(zhì)的單位購進(jìn)，并辦理合法有效的采購手續(xù)。麻醉中藥到貨后，必須由專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、包裝、質(zhì)量等是否符合要求。驗(yàn)收合格后，填寫麻醉中藥驗(yàn)收記錄，驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。麻醉中藥應(yīng)存放在設(shè)有防盜設(shè)施的專用倉庫或?qū)９駜?nèi)，實(shí)行雙人雙鎖管理。倉庫管理人員應(yīng)定期對麻醉中藥的庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。使用麻醉中藥時，必須嚴(yán)格按照麻醉藥品使用管理制度進(jìn)行審批、調(diào)配和使用，做好詳細(xì)記錄，并保存?zhèn)洳椤Ｓ涗泝?nèi)容應(yīng)包括患者姓名、性別、年齡、病歷號、疾病名稱、藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、使用日期、處方醫(yī)生簽名等信息。3.貴重中藥管理貴重中藥是指價格昂貴、資源稀缺或具有特殊功效的中藥品種。對于貴重中藥的采購、驗(yàn)收、儲存等環(huán)節(jié)應(yīng)加強(qiáng)管理，確保其質(zhì)量和安全。貴重中藥采購時，應(yīng)選擇信譽(yù)良好、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商，并簽訂詳細(xì)的采購合同。合同中應(yīng)明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨期、驗(yàn)收方式等條款。貴重中藥到貨后，應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)驗(yàn)收，驗(yàn)收人員應(yīng)仔細(xì)檢查其外觀性狀、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合要求。驗(yàn)收合格后，填寫貴重中藥驗(yàn)收記錄，驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。貴重中藥應(yīng)存放在專門的保險柜或?qū)９駜?nèi)，實(shí)行專人管理。倉庫管理人員應(yīng)定期對貴重中藥的庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。同時，應(yīng)建立貴重中藥出入庫臺賬，詳細(xì)記錄其出入庫時間、數(shù)量、用途等信息。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對中藥管理入庫工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購、驗(yàn)收、存儲等環(huán)節(jié)的制度執(zhí)行情況，是否存在違規(guī)操作、弄虛作假等問題。質(zhì)量驗(yàn)收部門應(yīng)加強(qiáng)對入庫中藥質(zhì)量的日常監(jiān)督檢查，確保入庫中藥質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)要求。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。倉庫管理部門應(yīng)定期對庫存中藥進(jìn)行自查，檢查庫存數(shù)量、質(zhì)量、存儲條件等是否符合要求，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.外部檢查積極配合藥品監(jiān)督管理部門等相關(guān)外部機(jī)構(gòu)的檢查，