嚴格代理機構(gòu)管理制度一、總則（一）目的為加強公司對代理機構(gòu)的管理，規(guī)范代理機構(gòu)的行為，確保代理工作的順利開展，維護公司的合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司委托的所有代理機構(gòu)，包括但不限于廣告代理、銷售代理、法務(wù)代理等各類代理服務(wù)機構(gòu)。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則代理機構(gòu)的行為必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范以及公司的相關(guān)規(guī)定。2.誠實守信原則代理機構(gòu)應(yīng)秉持誠實守信的態(tài)度，如實履行代理職責，不得隱瞞或虛報重要信息。3.專業(yè)高效原則要求代理機構(gòu)具備相應(yīng)的專業(yè)能力和經(jīng)驗，能夠高效地完成代理工作，為公司創(chuàng)造價值。4.監(jiān)督考核原則公司對代理機構(gòu)進行全程監(jiān)督，并定期進行考核評估，確保代理工作質(zhì)量。二、代理機構(gòu)的選擇與準入（一）選擇標準1.資質(zhì)信譽代理機構(gòu)應(yīng)具備合法有效的營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書，且在以往經(jīng)營過程中無不良記錄，信譽良好。2.專業(yè)能力具備與代理業(yè)務(wù)相匹配的專業(yè)團隊，包括專業(yè)的業(yè)務(wù)人員、技術(shù)人員等，能夠提供高質(zhì)量的代理服務(wù)。3.經(jīng)驗業(yè)績有類似代理業(yè)務(wù)的成功經(jīng)驗和業(yè)績案例，能夠證明其具備完成公司委托代理工作的能力。4.財務(wù)狀況財務(wù)狀況良好，具有一定的資金實力，能夠承擔代理業(yè)務(wù)過程中的各項費用和風險。（二）選擇流程1.需求提出公司各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，向人事總監(jiān)提交代理機構(gòu)需求申請，說明代理業(yè)務(wù)的內(nèi)容、要求、預算等相關(guān)信息。2.初步篩選人事總監(jiān)組織相關(guān)人員對申請的代理機構(gòu)進行初步篩選，根據(jù)選擇標準確定符合基本條件的候選機構(gòu)名單。3.盡職調(diào)查對候選代理機構(gòu)進行盡職調(diào)查，包括實地考察其辦公場所、人員配置、業(yè)務(wù)流程等，查閱其相關(guān)資質(zhì)文件、業(yè)績證明、財務(wù)報表等資料，了解其實際情況。4.綜合評估組織公司內(nèi)部相關(guān)部門人員對候選代理機構(gòu)進行綜合評估，從專業(yè)能力、經(jīng)驗業(yè)績、價格合理性、服務(wù)承諾等方面進行打分，根據(jù)評估結(jié)果確定擬合作的代理機構(gòu)。5.審批決策將擬合作的代理機構(gòu)情況及評估結(jié)果報公司管理層審批，經(jīng)批準后確定最終合作的代理機構(gòu)。（三）準入手續(xù)1.代理機構(gòu)確定后，由人事總監(jiān)與其簽訂委托代理合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、代理業(yè)務(wù)范圍、服務(wù)期限、費用支付方式等條款。2.代理機構(gòu)應(yīng)按照合同要求提交相關(guān)資料，如營業(yè)執(zhí)照副本復印件、資質(zhì)證書復印件、法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書等，辦理準入手續(xù)。3.公司為代理機構(gòu)建立檔案，記錄其基本信息、合同內(nèi)容、服務(wù)情況等，以便進行管理和查詢。三、代理機構(gòu)的職責與義務(wù)（一）業(yè)務(wù)執(zhí)行1.代理機構(gòu)應(yīng)按照委托代理合同的約定，認真履行代理職責，制定詳細的代理工作計劃，并嚴格按照計劃執(zhí)行。2.在代理業(yè)務(wù)過程中，代理機構(gòu)應(yīng)保持與公司的密切溝通，及時匯報工作進展情況、遇到的問題及解決方案，接受公司的指導和監(jiān)督。3.嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范以及公司的相關(guān)規(guī)定，不得從事違法違規(guī)行為，不得損害公司的利益。（二）信息保密1.代理機構(gòu)應(yīng)對在代理業(yè)務(wù)過程中知悉的公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等予以保密，不得向任何第三方披露或使用。2.在代理工作結(jié)束后，代理機構(gòu)應(yīng)將涉及公司機密的文件、資料等歸還公司，并銷毀其留存的副本，確保信息不被泄露。（三）費用管理1.代理機構(gòu)應(yīng)按照委托代理合同約定的費用標準和支付方式收取服務(wù)費用，不得擅自提高費用標準或改變支付方式。2.對代理業(yè)務(wù)過程中發(fā)生的各項費用，應(yīng)如實記錄，提供詳細的費用清單，并按照公司要求進行報銷。費用支出應(yīng)合理合規(guī)，不得虛報、冒領(lǐng)費用。（四）人員管理1.代理機構(gòu)應(yīng)建立健全內(nèi)部人員管理制度，加強對代理業(yè)務(wù)人員的培訓、考核和管理，確保其具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)。2.代理機構(gòu)參與公司代理業(yè)務(wù)的人員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，如有人員變動，應(yīng)提前通知公司，并保證新更換的人員具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)能力和經(jīng)驗。四、監(jiān)督與考核（一）日常監(jiān)督1.公司指定專人負責對代理機構(gòu)的日常工作進行監(jiān)督，定期檢查代理機構(gòu)的工作進展情況、業(yè)務(wù)執(zhí)行情況、信息保密情況等。2.監(jiān)督人員應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)代理機構(gòu)在工作中存在的問題，并要求其限期整改。對整改不力或拒不整改的，應(yīng)及時向人事總監(jiān)匯報。（二）定期考核1.人事總監(jiān)負責組織對代理機構(gòu)進行定期考核，考核周期為[考核周期時長]。考核內(nèi)容包括代理業(yè)務(wù)完成情況、服務(wù)質(zhì)量、費用管理、人員管理、信息保密等方面。2.考核方式采用定量考核與定性考核相結(jié)合的方式，通過代理機構(gòu)提交的工作報告、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶反饋等資料進行量化評分，同時結(jié)合公司日常監(jiān)督情況進行定性評價。3.根據(jù)考核結(jié)果，對代理機構(gòu)進行排名，分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。（三）考核結(jié)果應(yīng)用1.對于考核結(jié)果為優(yōu)秀的代理機構(gòu)，公司給予一定的獎勵，如增加合作機會、提高費用標準等，并在公司內(nèi)部進行通報表揚。2.對于考核結(jié)果為良好的代理機構(gòu)，公司提出改進建議，要求其在今后的工作中加以改進，以提高服務(wù)質(zhì)量。3.對于考核結(jié)果為合格的代理機構(gòu)，公司進行警示談話，要求其限期整改，如整改后仍未達到要求，可考慮終止合作。4.對于考核結(jié)果為不合格的代理機構(gòu)，公司將按照委托代理合同的約定，終止合作關(guān)系，并依法追究其違約責任。五、激勵與約束（一）激勵措施1.設(shè)立代理業(yè)務(wù)專項獎勵基金，對在代理業(yè)務(wù)中表現(xiàn)突出、為公司做出重大貢獻的代理機構(gòu)給予額外的獎勵。2.對于長期與公司合作良好、服務(wù)質(zhì)量高的代理機構(gòu)，在后續(xù)的合作中給予優(yōu)先考慮，如優(yōu)先選擇其承擔新的代理項目、給予更優(yōu)惠的合作條件等。3.定期組織代理機構(gòu)交流活動，分享優(yōu)秀經(jīng)驗和案例，促進代理機構(gòu)之間的學習與合作，同時增強代理機構(gòu)與公司之間的溝通與信任。（二）約束措施1.嚴格執(zhí)行委托代理合同條款，對代理機構(gòu)違反合同約定的行為，按照合同約定追究其違約責任，要求其承擔相應(yīng)的經(jīng)濟賠償責任。2.建立代理機構(gòu)信用檔案，將代理機構(gòu)的違規(guī)行為、考核結(jié)果等信息記錄在案，并向行業(yè)內(nèi)其他企業(yè)進行通報，降低其信用評級，限制其市場拓展。3.對于嚴重違反法律法規(guī)或公司規(guī)定、給公司造成重大損失的代理機構(gòu)，依法提起訴訟，追究其法律責任。六、合同管理（一）合同簽訂1.委托代理合同由公司人事總監(jiān)負責起草，經(jīng)公司法律顧問審核后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與代理機構(gòu)簽訂。2.合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、代理業(yè)務(wù)范圍、服務(wù)期限、費用標準及支付方式、保密條款、違約責任、爭議解決方式等主要條款，確保合同內(nèi)容完整、準確、合法有效。（二）合同履行1.合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴格按照合同約定履行各自的義務(wù)。公司應(yīng)按照合同約定及時向代理機構(gòu)提供必要的支持和協(xié)助，代理機構(gòu)應(yīng)按照合同要求按時、高質(zhì)量地完成代理業(yè)務(wù)。2.在合同履行過程中，如發(fā)生變更或解除合同的情況，雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議，明確變更或解除的原因、時間、條件及雙方的權(quán)利義務(wù)等。（三）合同終止1.委托代理合同期滿或雙方按照合同約定提前終止合同的，合同即行終止。2.合同終止后，代理機構(gòu)應(yīng)按照合同約定及公司要求，辦理相關(guān)的交接手續(xù)，如歸還公司資料、結(jié)清費用、匯報工作進展等。公司應(yīng)對代理機構(gòu)的工作進行總結(jié)評價，并存檔備案。七、爭議解決（一）協(xié)商解決代理機構(gòu)與公司在合作過程中如發(fā)生爭議，應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決，雙方應(yīng)本著互諒互讓的原則，尋求達成一致的解決方案。（二）仲裁或訴訟如協(xié)商不成，可根據(jù)委托代理合同的