物業門禁卡管理制度

物業門禁卡管理制度一、總則1.目的為加強本高端小區的安全管理，保障業主的人身和財產安全，規范門禁卡的管理與使用，特制定本制度。本制度旨在確保小區門禁系統有效運行，提升物業管理服務質量，為業主創造一個安全、舒適、有序的居住環境。2.適用范圍本制度適用于本高端小區內所有業主、物業使用人、物業工作人員以及其他因工作或服務需要進入小區的相關人員。涉及門禁卡的申請、發放、使用、掛失、補辦、回收等管理環節均遵循本制度規定。3.管理原則-安全性原則：門禁卡管理以保障小區安全為首要目標，嚴格控制人員和車輛進出，防止未經授權的人員進入小區。-規范性原則：建立規范的門禁卡管理流程，明確各環節的操作標準和責任，確保管理工作的一致性和準確性。-服務性原則：在保障安全的前提下，盡可能為業主和物業使用人提供便捷的門禁卡使用服務，滿足正常的生活和工作需求。二、門禁卡類型及功能1.業主門禁卡-發放對象：小區內已完成房屋產權登記或合法租賃關系的業主及其家庭成員。-功能：業主門禁卡具有開啟小區大門、單元樓門以及地下車庫入口道閘等權限，方便業主自由出入小區及相關區域。部分高端業主門禁卡還可集成電梯樓層權限功能，業主刷卡后可直達自家所在樓層。2.租戶門禁卡-發放對象：與業主簽訂合法租賃合同的租戶，需業主向物業公司進行備案確認。-功能：租戶門禁卡權限與業主門禁卡基本相同，但在某些特殊區域（如小區會所等需業主專屬權限的場所）可能受到限制，具體權限根據業主與租戶的約定以及物業公司規定而定。3.物業工作人員門禁卡-發放對象：物業公司在職員工，包括客服人員、維修人員、保安人員、保潔人員等。-功能：根據不同崗位需求設置相應權限。保安人員門禁卡具備開啟小區各出入口、巡邏區域通道以及監控室等權限；維修人員門禁卡除正常進入小區通道權限外，還可根據工作任務需要，在授權范圍內開啟相關設備房、管道井等；客服人員門禁卡主要用于進入小區辦公區域以及業主公共活動區域；保潔人員門禁卡用于進入小區公共區域和負責的清潔區域。4.臨時訪客門禁卡-發放對象：因探訪業主或其他合理事由臨時進入小區的人員。-功能：臨時訪客門禁卡僅在規定的時間段內有效，可開啟小區大門進入小區，但無法進入單元樓，需在業主帶領或通過與業主確認身份后，由保安協助方可進入相應單元樓。5.特殊人員門禁卡-發放對象：包括但不限于小區內的醫護人員、快遞員、送餐員等因工作需要經常出入小區的人員。此類人員需向物業公司提交相關證明材料并經審核通過后，方可辦理特殊人員門禁卡。-功能：特殊人員門禁卡權限根據其工作性質和服務范圍設定，一般可進入小區指定的服務區域，但在進入單元樓等敏感區域時需經過嚴格的身份核實和登記。三、門禁卡申請流程1.業主門禁卡申請-提交資料：業主申請門禁卡時，需攜帶本人身份證、房屋產權證明（或購房合同）原件及復印件至物業公司客服中心辦理。如為業主家庭成員申請，還需提供家庭成員關系證明（如戶口本、結婚證等）。-填寫申請表：業主在客服中心領取《門禁卡申請表》，如實填寫業主姓名、房屋地址、聯系方式、申請門禁卡數量及使用人信息等內容，并簽字確認。-審核與制卡：物業公司客服人員對業主提交的資料進行審核，確認無誤后將相關信息錄入門禁卡管理系統，并提交制卡申請。制卡部門根據申請信息制作門禁卡，一般在[X]個工作日內完成制卡。-領取門禁卡：業主接到物業公司通知后，憑有效身份證件至客服中心領取門禁卡。領取時需在《門禁卡領取登記表》上簽字確認，注明領取日期、門禁卡編號等信息。2.租戶門禁卡申請-業主備案：租戶申請門禁卡前，業主需提前向物業公司客服中心提交租戶租賃合同復印件，并填寫《租戶信息備案表》，注明租戶姓名、聯系方式、租賃房屋地址、租賃期限等信息。-租戶申請：租戶攜帶本人身份證原件及復印件、業主簽字確認的《租戶信息備案表》至物業公司客服中心，領取并填寫《門禁卡申請表》，注明申請門禁卡的相關信息。-審核與制卡：物業公司客服人員對租戶提交的資料進行審核，核實租戶與業主的租賃關系及相關信息。審核通過后，按照業主設定的權限為租戶制作門禁卡，制卡時間同業主門禁卡。-領取門禁卡：租戶憑有效身份證件至客服中心領取門禁卡，領取流程與業主相同，需在《門禁卡領取登記表》上簽字確認。3.物業工作人員門禁卡申請-入職申請：新員工入職時，由所在部門負責人向物業公司行政部門提交《門禁卡申請表》，注明員工姓名、崗位、所屬部門、需要的門禁卡權限等信息。-審核與制卡：行政部門對申請信息進行審核，根據公司崗位權限規定和工作實際需求，確認門禁卡權限設置。審核通過后，將申請信息轉至制卡部門制作門禁卡，一般在員工入職[X]個工作日內完成制卡并發放至員工所在部門。-領取與培訓：員工所在部門負責人領取門禁卡后，將門禁卡發放給員工，并組織員工學習門禁卡使用規定和相關安全知識。員工需在《門禁卡領取登記表》上簽字確認，明確知曉門禁卡的使用方法和注意事項。4.臨時訪客門禁卡申請-業主確認：訪客到達小區門口時，保安通過門禁系統呼叫業主，業主在確認訪客身份后，告知保安允許訪客進入，并提供訪客姓名、聯系方式等信息。-登記與發卡：保安在《臨時訪客登記本》上詳細記錄訪客姓名、身份證號碼、聯系方式、來訪時間、拜訪業主房屋地址等信息，并為訪客發放臨時訪客門禁卡。訪客需在登記本上簽字確認收到門禁卡。-限時使用：臨時訪客門禁卡有效時間根據業主與訪客約定或物業公司規定設定，一般不超過[X]小時。訪客離開小區時，需將門禁卡交回保安室，保安在登記本上記錄訪客離開時間。5.特殊人員門禁卡申請-提交資料：特殊人員申請門禁卡時，需向物業公司客服中心提交本人身份證原件及復印件、工作單位證明（如工作證、營業執照副本復印件等）、服務合同或合作協議（如有）等相關證明材料。-填寫申請表：特殊人員在客服中心領取《門禁卡申請表》，填寫個人信息、工作單位信息、服務區域、申請門禁卡權限等內容，并簽字確認。-審核與制卡：物業公司客服人員對特殊人員提交的資料進行審核，根據其工作性質和服務內容，評估并設定門禁卡權限。審核通過后，將申請信息轉至制卡部門制作門禁卡，制卡時間一般為[X]個工作日。-領取門禁卡：特殊人員憑有效身份證件至客服中心領取門禁卡，領取時需在《門禁卡領取登記表》上簽字確認，并接受物業公司關于門禁卡使用規定和小區安全管理要求的培訓。四、門禁卡使用規定1.正常使用-業主、物業使用人及其他持有有效門禁卡的人員應妥善保管門禁卡，不得轉借、轉讓或私自復制給他人使用。在使用門禁卡時，應在規定的感應區域內刷卡，確保門禁系統正常識別，開啟相應通道。-業主和物業使用人應注意門禁卡的使用頻率和方式，避免因頻繁刷卡或不當操作損壞門禁卡和門禁設備。如發現門禁卡無法正常使用，應及時前往物業公司客服中心進行咨詢和處理。-物業工作人員在執行工作任務時，應嚴格按照規定權限使用門禁卡，不得擅自超越權限進入非工作需要的區域。使用門禁卡后，應及時關閉相應通道，確保小區安全。2.特殊情況處理-如遇門禁系統故障或其他緊急情況導致門禁卡無法正常使用時，業主和物業使用人應保持冷靜，及時聯系小區保安或物業公司客服人員。保安和客服人員應迅速到達現場，核實身份后協助業主和物業使用人進入小區或相關區域，并做好記錄。-對于因工作需要臨時進入小區的消防、救護、公安等特殊應急車輛和人員，小區保安應在核實其身份和任務后，迅速開啟門禁系統，確保其順利進入小區執行任務。同時，保安應做好相關記錄，并及時向物業公司報告情況。3.禁止行為-嚴禁任何人員以任何方式破壞門禁系統、門禁卡或私自改裝門禁設備，以獲取非法進入小區的權限。如發現有此類行為，物業公司將依法追究相關人員的法律責任，并要求其承擔相應的經濟賠償責任。-禁止使用過期或已掛失的門禁卡進入小區。對于故意使用無效門禁卡試圖進入小區的人員，小區保安有權進行制止，并按照相關規定進行處理。五、門禁卡掛失與補辦1.掛失流程-業主、物業使用人或物業工作人員發現門禁卡丟失或被盜后，應立即撥打物業公司客服電話或前往客服中心進行掛失。掛失時需提供本人有效身份證件、門禁卡編號（如有）、房屋地址（業主和物業使用人）或所屬部門（物業工作人員）等信息。-物業公司客服人員在接到掛失申請后，應立即在門禁卡管理系統中對掛失門禁卡進行鎖定操作，使其失去使用權限，防止他人冒用。同時，客服人員應詳細記錄掛失申請人的信息、掛失時間等內容，并告知申請人掛失手續已辦理完成。2.補辦流程-掛失后需要補辦門禁卡的，申請人需按照門禁卡申請流程重新提交相關資料和填寫《門禁卡申請表》。補辦業主門禁卡和租戶門禁卡的，需繳納相應的補辦費用，具體費用標準按照物業公司規定執行。-物業公司制卡部門在收到補辦申請后，按照正常制卡流程為申請人制作新的門禁卡，一般在[X]個工作日內完成制卡。申請人憑有效身份證件至客服中心領取補辦的門禁卡，并在《門禁卡領取登記表》上簽字確認。六、門禁卡回收1.業主與租戶門禁卡回收-業主房屋產權發生變更或租戶租賃關系結束時，業主或租戶應主動將門禁卡交回物業公司客服中心。客服人員在收回門禁卡后，應在門禁卡管理系統中對相關信息進行注銷處理，并在《門禁卡回收登記表》上記錄回收日期、門禁卡編號、業主或租戶姓名、房屋地址等信息。-如業主或租戶未主動交回門禁卡，物業公司在核實相關情況后，有權通過電話、短信等方式通知其限期交回。如逾期仍未交回，物業公司將對門禁卡進行掛失處理，并保留追究相關責任的權利。2.物業工作人員門禁卡回收-物業工作人員離職時，所在部門負責人應及時收回其門禁卡，并交至物業公司行政部門。行政部門在收到門禁卡后，在門禁卡管理系統中對該門禁卡進行注銷操作，并在《門禁卡回收登記表》上記錄回收日期、門禁卡編號、員工姓名、所屬部門等信息。-如物業工作人員因崗位調動等原因不再需要原門禁卡權限，所在部門負責人應及時將門禁卡交至行政部門，由行政部門根據新崗位需求重新調整門禁卡權限或進行回收處理。七、監督與檢查1.物業公司內部監督-物業公司行政部門負責對門禁卡管理制度的執行情況進行定期監督檢查，檢查內容包括門禁卡申請流程是否規范、權限設置是否合理、門禁卡使用記錄是否完整等。行政部門應定期對門禁卡管理系統的數據進行備份和審查，確保數據的準確性和安全性。-物業公司客服中心應建立門禁卡使用情況的投訴處理機制，及時受理業主和物業使用人關于門禁卡管理的投訴和建議。對于投訴問題，客服中心應及時進行調查核實，并將處理結果反饋給投訴人。如發現門禁卡管理工作存在問題，應及時通知相關部門進行整改。2.業主監督-鼓勵業主對門禁卡管理工作進行監督，如發現有違反門禁卡管理制度的行為或安全隱患，業主可向物業公司客服中心或業主委員會進行反映。物業公司應重視業主的監督意見，及時進行處理和反饋，不斷改進門禁卡管理工作。-物業公司應定期向業主公布門禁卡管理工作的相關信息，包括門禁卡申請數量、掛失補辦情況、門禁系統維護記錄等，接受業主的監督和檢查，增強管理工作的透明度。八、處罰措施1.對業主和物業使用人的處罰-對于違反門禁卡使用規定，轉借、轉讓或私自復制門禁卡給他人使用的業主和物業使用人，物業公司將視情節輕重給予警告、暫停門禁卡使用權限[X]天至[X]個月等處罰措施，并要求其立即改正違規行為。如因違規行為導致小區安全事故或造成其他不良后果的，物業公司將依法追究相關人員的法律責任，并要求其承擔相應的經濟賠償責任。-對于故意破壞門禁系統、門禁卡或私自改裝門禁設備的業主和物業使用人，物業公司將要求其承擔修復或更換設備的費用，并按照相關法律法規進行處理。同時，物業公司有權暫停其門禁卡使用權限，直至問題解決。2.對物業工作人員的處罰-物業工作人員如違反門禁卡管理制度，擅自超越權限使用門禁卡或泄露門禁卡信息，物業公司將視情節輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處罰措施。如因違規行為給公司或業主造成損失的，物業工作人員應承擔相應的賠償責任。-對于在門禁卡管理工作中存在失職、瀆職行為的物業工作人員，如未按規定流程辦理門禁卡申請、掛失、補辦