10、合同管理一、合同簽訂管理（一）合同主體審查資質審核：對機械設備采購供應商、租賃公司、維修單位等合同相對方，嚴格審查其營業執照、資質證書、安全生產許可證等文件，確保具備相應的履約能力。如租賃公司需具備設備租賃資質，維修單位需有機械維修行業認可資質。信用調查：通過“信用中國”、行業信用平臺及企業過往合作記錄，調查合同相對方的信用狀況，避免與存在失信記錄、合同糾紛等不良情況的主體簽訂合同。（二）合同條款擬定核心條款明確：在采購合同中，明確設備型號、規格、數量、價格、質量標準、交貨時間與地點、驗收方式及質保期等；租賃合同中，約定租賃設備名稱、租賃期限、租金計算方式、設備維護責任、損壞賠償標準；維修合同中，確定維修范圍、維修費用、維修工期、質量保證條款等。風險條款設置：加入違約責任條款，明確雙方違約情形及賠償標準。如供應商逾期交貨需按日支付合同總價一定比例的違約金；租賃公司未按約定提供設備需承擔施工延誤損失；維修單位維修質量不達標需免費返修并賠償相關損失。同時，約定爭議解決方式為訴訟或仲裁及管轄地。（三）合同審批流程建立多級合同審批制度，由項目成本控制部門、法務部門、財務部門及項目負責人依次審核合同條款。成本部門審核合同金額是否符合預算，法務部門審查合同法律風險，財務部門確認支付條款合理性，審核通過后方可簽訂合同。二、合同履行管理（一）履約跟蹤與監督進度跟蹤：針對采購合同，跟蹤設備生產進度與運輸情況，確保按時交貨；租賃設備進場后，記錄設備到場時間、完好狀態；維修合同執行中，監督維修單位的維修進度與質量。定期檢查：每月組織相關人員對合同履行情況進行檢查，對比合同約定與實際執行情況，形成檢查記錄。如發現供應商未按合同約定提供設備配件，或維修單位未按時完成維修任務，及時發出書面整改通知。（二）合同款項支付管理支付審核：嚴格按照合同約定的支付節點和條件進行款項支付。支付前，由設備管理部門、成本控制部門共同審核設備驗收報告、維修質檢單等資料，確認符合支付條件后，提交財務部門辦理付款手續。支付臺賬：建立合同款項支付臺賬，詳細記錄每筆支付的時間、金額、對應合同條款及憑證號，便于財務核算與合同管理追溯。三、合同變更與索賠管理（一）合同變更控制變更申請：因施工計劃調整、設備型號變更等原因需變更合同時，由責任部門提出書面變更申請，說明變更原因、內容及對成本的影響。審批與協商：變更申請經項目負責人、成本控制部門、法務部門審批同意后，與合同相對方協商簽訂補充協議，明確變更后的權利義務及費用調整方式。如租賃設備使用時間延長，需重新核算租金并簽訂補充協議。（二）索賠與反索賠管理索賠處理：當合同相對方出現違約行為（如供應商提供設備質量不合格、租賃公司設備故障導致工期延誤）時，及時收集證據，按照合同約定向對方提出索賠，索賠金額以實際損失為依據。反索賠應對：對于合同相對方提出的索賠要求，組織相關部門進行調查核實，分析我方是否存在違約行為，如無違約則予以拒絕，如有責任則協商合理的賠償方案，減少經濟損失。四、合同檔案管理（一）檔案歸集指定專人負責合同檔案管理，將合同原件、補充協議、變更申請、驗收報告、支付憑證等相關資料按項目、合同類別分類歸檔，確保資料完整、清晰。（二）檔案借閱與保管建立合同