單位檔案室建設管理制度一、總則（一）目的為加強單位檔案室建設，規范檔案管理工作，提高檔案利用效率，保障檔案的完整與安全，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于單位內部各部門及全體員工在檔案形成、整理、歸檔、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統一管理原則單位檔案工作實行集中統一管理，確保檔案的完整性、系統性和準確性。2.真實性原則檔案內容應真實反映單位各項工作的實際情況，嚴禁弄虛作假。3.安全性原則采取有效措施，保障檔案實體和信息的安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。4.方便利用原則優化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，滿足單位各項工作對檔案的需求。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，制定并組織實施單位檔案管理制度。2.負責收集、整理、保管單位各類檔案，建立健全檔案檢索體系，確保檔案的完整與安全。3.對檔案進行鑒定、銷毀，定期對檔案進行清查、統計。4.開展檔案編研工作，開發利用檔案信息資源，為單位各項工作提供服務。5.負責對各部門檔案工作進行業務指導，組織檔案業務培訓和交流活動。（二）各部門檔案管理職責1.負責本部門各類文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作，確保歸檔文件材料的齊全、完整、準確。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案工作的日常管理，按照檔案室要求定期移交檔案。3.配合檔案室做好檔案的鑒定、銷毀、清查等工作，接受檔案室的業務指導和監督檢查。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.文書檔案包括單位在行政管理、業務管理等活動中形成的各類文件材料，如請示、報告、通知、決定、合同等。2.人事檔案涵蓋員工的個人基本信息、履歷、考核、培訓、薪酬、獎懲等方面的文件材料。3.財務檔案包含會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務方面的檔案。4.業務檔案根據單位業務特點，分為不同類別的業務檔案，如工程項目檔案、產品研發檔案、市場銷售檔案等。5.科技檔案涉及單位科研、技術改造、設備儀器等方面的檔案，如科研項目立項報告、技術圖紙、設備說明書等。6.聲像檔案包括照片、錄音、錄像等反映單位重要活動、事件的聲像資料。（二）編號規則1.文書檔案編號采用年度保管期限流水號的形式。例如，2023永久001，表示2023年度形成的永久保管的文書檔案第1件。2.人事檔案編號按照員工工號進行編號，確保一人一檔，編號唯一。3.財務檔案編號根據會計年度、檔案類別等進行編號，如2023會計憑證001，表示2023年度的第1冊會計憑證。4.業務檔案編號結合業務特點和年份等因素進行編號，例如，工程項目檔案可按照項目名稱年份序號的方式編號，如“XX項目2023001”。5.科技檔案編號根據科研項目、設備儀器等的標識進行編號，保持編號的系統性和連續性。6.聲像檔案編號按照形成時間順序編號，同時注明主題、拍攝時間、地點等信息，如“20230501會議照片會議室XX公司重要會議”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各部門在履行職責過程中形成的各類文件材料，包括紙質文件、電子文件、圖表、數據等。2.單位在對外交往中收到的與本單位有關的文件、信函、合同等。3.員工個人提交的與工作相關的各類材料，如工作總結、調研報告、培訓證書等。4.聲像資料、實物檔案等特殊載體檔案。（二）收集要求1.各部門應在文件材料形成后及時收集，確保齊全、完整。2.對于重要文件材料，應實行雙套制歸檔，即同時保存紙質和電子版本。3.收集的電子文件應格式規范、元數據完整，符合長期保存要求。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值和保管期限進行整理。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、問題等進行分類，對每份文件進行編號、編目，填寫卷內文件目錄和備考表，裝訂成卷。2.人事檔案按照檔案內容的分類標準，對各類材料進行排序、編目，裝入檔案袋或檔案盒。3.財務檔案按照會計憑證、賬簿、報表等類別，分別進行整理裝訂。4.業務檔案根據不同業務類型的特點，制定相應的整理方法，確保檔案的系統性和規范性。5.科技檔案按照項目、專業等進行分類整理，建立檔案目錄和索引。6.聲像檔案對照片、錄音、錄像等進行分類編號，注明拍攝時間、地點、人物、內容等信息，并制作相應的文字說明。五、檔案的歸檔與移交（一）歸檔時間1.文書檔案一般在次年上半年完成上一年度文件材料的歸檔工作。2.人事檔案員工離職后，應在規定時間內將其檔案整理歸檔。3.財務檔案會計年度終了后，按照國家有關規定及時整理歸檔。4.業務檔案根據業務項目的完成情況，及時歸檔相關文件材料。5.科技檔案項目完成或設備儀器驗收后，應在規定時間內歸檔。6.聲像檔案活動結束或事件發生后，應及時整理歸檔。（二）歸檔流程1.各部門兼職檔案員對本部門形成的文件材料進行初步整理，填寫檔案移交清單。2.將整理好的檔案及移交清單一并提交至檔案室。3.檔案室對接收的檔案進行審核，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。4.審核通過后，檔案室辦理檔案接收手續，將檔案入庫保管。（三）移交要求1.移交的檔案應符合整理規范和質量要求，做到齊全、完整、準確。2.移交清單應詳細注明檔案的名稱、數量、類別、年度等信息，雙方簽字確認。3.電子檔案移交時，應確保數據的完整性和可讀性，按照規定格式存儲和移交。六、檔案的保管（一）保管場所1.檔案室應具備專門的檔案庫房，庫房應保持整潔、通風、干燥，溫度和濕度適宜。2.庫房內應安裝防火、防盜、防蟲、防潮、防塵、防鼠等設施設備，確保檔案安全。3.設立檔案查閱室、辦公室等功能區域，滿足檔案整理、查閱、辦公等需求。（二）檔案存放1.按照檔案分類和編號順序，將檔案存放于檔案架、檔案柜等存儲設備中，標識清晰，便于查找。2.不同類別、保管期限的檔案應分開存放，避免混淆。3.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲介質上，定期進行備份，并異地存放。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。具體保管期限根據檔案的重要性和價值確定，按照國家有關規定執行。（四）檔案清查1.檔案室每年應對檔案進行一次全面清查，核實檔案的數量、質量、保管狀況等。2.清查過程中發現的問題，應及時采取措施進行處理，并記錄清查情況。3.對清查結果進行總結分析，針對存在的問題提出改進措施，不斷完善檔案管理工作。七、檔案的利用（一）利用原則1.嚴格遵守國家有關法律法規和單位檔案管理制度，確保檔案利用的合法性、規范性。2.既要滿足單位各項工作對檔案的需求，又要保障檔案的安全與保密。3.實行檔案利用登記制度，對利用情況進行詳細記錄。（二）利用范圍1.單位內部各部門因工作需要查閱檔案。2.員工個人因辦理相關業務需要查閱本人檔案。3.外單位因工作需要查閱單位檔案的，應按照規定辦理審批手續。（三）利用手續1.單位內部查閱查閱人填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人審批后，到檔案室查閱。2.員工個人查閱本人檔案員工本人持有效身份證件，填寫檔案查閱申請表，經檔案室負責人審批后查閱。3.外單位查閱外單位查閱檔案應提前提交查閱申請函，說明查閱目的、范圍、時間等，經單位分管領導審批同意后，方可查閱。查閱時應指定專人陪同，嚴格遵守檔案查閱規定。（四）利用方式1.檔案查閱可在檔案室查閱室進行查閱，如需復印、摘錄檔案內容，應經檔案室負責人同意，并按照規定辦理手續。2.檔案借閱因工作需要長期使用檔案的，可辦理檔案借閱手續。借閱期限一般不超過[具體期限]，到期應及時歸還。借閱人應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負責人、業務骨干等組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據檔案的保管期限、重要程度、現實利用價值等因素進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，經鑒定小組審核后，提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.編制檔案銷毀清冊，詳細注明檔案的名稱、數量、年度、保管期限等信息。2.銷毀清冊經單位分管領導審批后，按照規定的方式進行銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人監銷，確保銷毀徹底，并在銷毀清冊上簽字確認。4.銷毀后的檔案信息應從相關存儲設備中徹底刪除，防止信息泄露。九、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案信息化管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理效率和服務水平。（二）電子檔案管理1.電子文件的形成、辦理過程應符合電子文件管理規范，確保電子文件的真實性、完整性、可用性和安全性。2.對歸檔的電子文件進行格式轉換、元數據著錄等處理，按照檔案分類編號規則進行存儲和管理。3.定期對電子檔案進行備份，備份數據應存儲在不同介質上，并異地存放。4.加強電子檔案的安全防護，設置訪問權限，防止電子檔案被非法篡改、刪除或泄露。（三）信息化系統應用1.利用檔案信息化管理系統實現檔案的快速檢索和高效利用，為單位內部各