公司接待室物品管理制度一、總則1.目的為加強公司接待室物品的管理，確保物品的正常使用和妥善保管，提升接待室的服務質量和形象，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部各部門使用接待室進行來訪接待、商務洽談等活動時對接待室物品的管理。3.管理原則接待室物品管理遵循“統一管理、合理配置、節約使用、責任到人”的原則，確保物品的完好、整潔和有序。二、接待室物品配置標準1.辦公家具（1）接待桌椅：根據接待室空間大小配備適量舒適、整潔的接待桌椅，確保來訪人員能夠舒適就座。（2）文件柜：設置文件柜用于存放接待相關文件、資料、檔案等，文件柜應保持完好無損，便于分類存放和查找。2.辦公用品（1）文具：配備足夠數量的書寫工具，如鋼筆、中性筆、鉛筆等，以及便簽紙、筆記本、訂書機、訂書釘、回形針、膠水等常用文具。（2）紙張：準備A4、A3等常用規格的打印紙、復印紙，滿足日常文件打印、復印需求。（3）電子設備：配備電腦、打印機、復印機、傳真機等辦公設備，確保設備性能良好，能夠正常運行。電腦應安裝必要的辦公軟件，如Word、Excel、PowerPoint等。3.通訊設備配備固定電話，并確保線路暢通，方便接待過程中的內外聯絡。如有需要，可配備移動電話用于緊急聯絡，移動電話應定期充電并保持話費充足。4.茶具用品根據接待規格和頻率，配備相應的茶具，如茶杯、茶壺、茶盤、茶葉等。茶具應保持清潔衛生，茶葉種類可根據不同需求進行配置。5.綠植花卉在接待室適當擺放綠植花卉，如綠蘿、吊蘭、富貴竹等，起到美化環境、凈化空氣的作用。綠植花卉應定期澆水、修剪，保持良好的生長狀態。6.其他物品根據實際需要，可配備垃圾桶、煙灰缸（如需）、紙巾盒、名片夾等物品，為接待工作提供便利。三、接待室物品采購1.采購申請各部門因工作需要采購接待室物品時，應填寫《接待室物品采購申請表》，詳細注明采購物品的名稱、規格、數量、用途等信息，并提交至行政部門。2.審批流程（1）行政部門收到采購申請后，對申請內容進行審核，核實物品需求的合理性和必要性。（2）審核通過后，將采購申請提交至財務部門，由財務部門根據公司預算情況進行審批。（3）財務部門審批通過后，采購申請返回行政部門，由行政部門負責組織采購。3.采購實施行政部門根據審批后的采購申請，選擇合適的供應商進行采購。采購過程中應遵循“貨比三家”的原則，確保采購物品的質量、價格合理。采購完成后，行政部門應及時組織驗收，確保采購物品符合要求。四、接待室物品領用1.領用流程（1）各部門因接待工作需要領用接待室物品時，應填寫《接待室物品領用登記表》，注明領用物品的名稱、規格、數量、領用時間、預計歸還時間等信息，并提交至行政部門。（2）行政部門對領用申請進行審核，審核通過后予以發放物品，并在《接待室物品領用登記表》上簽字確認。2.領用限制（1）接待室物品原則上僅供公司內部各部門在接待工作中使用，嚴禁私自挪用或轉借他人。（2）領用人員應根據實際需求合理領用物品，避免浪費。對于貴重物品或消耗量大的物品，行政部門可根據情況進行限量領用。3.歸還要求（1）領用人員使用完畢后，應及時將物品歸還至接待室，并在《接待室物品領用登記表》上注明歸還時間。（2）行政部門定期對歸還的物品進行檢查，如發現物品有損壞或丟失，應根據情況要求領用人員進行賠償。五、接待室物品保管1.專人負責指定專人負責接待室物品的日常保管工作，保管人員應熟悉接待室物品的種類、數量、存放位置等情況，確保物品的安全和完整。2.存放管理（1）接待室物品應分類存放，擺放整齊有序，便于查找和使用。例如，辦公用品應存放在文件柜或抽屜內，茶具用品應放置在專門的茶具柜中，綠植花卉應擺放在合適的位置。（2）對于貴重物品或易損物品，應采取特殊的保管措施，如單獨存放、加鎖保管等，以防丟失或損壞。3.定期盤點行政部門定期對接待室物品進行盤點，確保賬物相符。盤點周期可根據實際情況設定為每月或每季度一次。盤點過程中如發現問題，應及時查明原因并進行處理。4.清潔維護保管人員應定期對接待室物品進行清潔維護，保持物品的整潔衛生。例如，定期擦拭辦公家具、電子設備，清洗茶具用品，修剪綠植花卉等。六、接待室物品使用規范1.辦公家具使用（1）接待桌椅應保持整潔，不得隨意刻畫、損壞。使用過程中應輕拿輕放，避免碰撞。（2）文件柜應按照分類存放文件、資料，不得隨意堆放，確保文件查找方便。同時，應注意保持文件柜的鎖具完好，防止文件丟失。2.辦公用品使用（1）文具應按需使用，節約用紙。打印、復印文件時，應合理排版，避免浪費紙張。（2）電子設備應按照操作規程正確使用，定期進行維護保養，確保設備正常運行。如發現設備故障，應及時報告行政部門進行維修。3.通訊設備使用（1）固定電話應在鈴響三聲內接聽，使用文明用語，準確記錄通話內容。如需轉接電話，應及時轉接，并告知對方相關信息。（2）移動電話應保持關機或靜音狀態，避免在接待過程中影響工作。如有緊急情況需要接聽電話，應盡量縮短通話時間，并向來訪人員表示歉意。4.茶具用品使用（1）茶具在使用前應進行清洗消毒，確保衛生。使用后應及時清洗，晾干后妥善存放。（2）茶葉應適量取用，避免浪費。如需添加茶葉，應使用專用的工具，防止茶葉散落。5.綠植花卉使用（1）不得隨意踐踏、損壞綠植花卉，不得在綠植花卉上晾曬物品或放置其他雜物。（2）如需移動或更換綠植花卉的位置，應小心操作，避免損傷植物。七、接待室物品損壞賠償1.賠償范圍因使用不當、保管不善等原因造成接待室物品損壞或丟失的，相關責任人應按照物品的實際價值進行賠償。2.賠償流程（1）行政部門發現物品損壞或丟失后，應及時查明原因，確定責任人。（2）行政部門向責任人發出《接待室物品損壞賠償通知單》，注明物品名稱、規格、數量、損壞情況、賠償金額等信息。（3）責任人應在接到通知單后的[X]個工作日內，將賠償款項交至財務部門。財務部門在收到賠償款后，出具收款憑證。（4）行政部門根據賠償情況，對接待室物品進行補充或更換，確保接待室物品的正常使用。八、接待室物品報廢處理1.報廢條件（1）物品已損壞且無法修復，影響正常使用的。（2）物品已達到使用年限，無維修價值的。（3）因技術更新或其他原因，物品已不再適用的。2.報廢申請行政部門定期對接待室物品進行清查，對于符合報廢條件的物品，應填寫《接待室物品報廢申請表》，詳細說明物品名稱、規格、數量、購置時間、報廢原因等信息，并提交至公司領導審批。3.審批流程（1）公司領導對報廢申請進行審核，確認物品確實已無使用價值且符合報廢條件后，予以批準。（2）經批準的報廢申請返回行政部門，由行政部門負責組織報廢物品的處理。4.報廢處理方式對于可回收利用的報廢物品，行政部門應聯系專業的回收公司進行回收處理；對于不可回收的報廢物品，應按照環保要求進行妥善處理，避免對環境造成污染。九、監督與檢查1.行政部門監督行政部門負責對各部門接待室物品的使用、保管情況進行定期檢查和不定期抽查，發現問題及時督促整改。2.內部審計監督公司內部審計部門定期對接待室物品管理情況進行審計，檢查物品采購、領用、保管