公司資質復印件管理制度一、總則（一）目的為加強公司資質復印件的管理，規范資質復印件的使用流程，確保公司資質信息的安全與保密，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在涉及使用公司資質復印件的各類業務活動中。（三）定義1.公司資質復印件：指公司營業執照副本復印件、資質證書復印件、安全生產許可證復印件等各類證明公司經營資格和能力的文件副本。2.使用部門：指因工作需要申請使用公司資質復印件的公司內部部門。3.保管部門：指負責公司資質原件及復印件日常保管的部門，目前暫定為[保管部門名稱]。二、職責分工（一）保管部門職責1.負責公司資質原件及復印件的統一保管，建立資質檔案，記錄資質文件的名稱、編號、頒發日期、有效期等詳細信息。2.對資質復印件的使用情況進行登記，包括使用部門、使用日期、用途、份數等。3.定期對資質檔案進行整理和核對，確保資質文件的完整性和準確性。4.嚴格按照本制度規定的流程審批資質復印件的使用申請，對不符合規定的申請予以拒絕。5.負責資質復印件的復印、蓋章等工作，確保復印件與原件一致，并妥善保管蓋章設備和印章。（二）使用部門職責1.根據工作需要，提前向保管部門提交資質復印件使用申請，明確使用用途、使用期限、所需份數等信息。2.對使用的資質復印件進行妥善保管，不得擅自轉借、轉讓或用于申請用途以外的其他事項。3.使用完畢后，及時將資質復印件歸還保管部門，并辦理歸還手續。4.如發現資質復印件丟失、損壞或信息泄露等情況，應立即向保管部門報告，并采取相應的補救措施。（三）審批部門職責1.根據使用部門的申請，對資質復印件的使用必要性、安全性等進行審核。2.對于涉及重要業務或敏感項目的資質復印件使用申請，應進行重點審批，并提出明確的審批意見。3.在審批過程中，如發現問題或疑問，應及時與使用部門和保管部門溝通核實。三、資質復印件的獲取與保管（一）獲取1.公司資質原件由保管部門負責從相關頒發機構領取，并進行妥善保管。2.如需復印資質文件，應由保管部門統一安排復印，確保復印件清晰、完整，與原件一致。3.復印過程中，應使用公司指定的復印機或委托具有資質的專業復印機構進行復印，避免因復印設備問題導致復印件質量不佳或信息泄露。（二）保管1.保管部門應設立專門的資質檔案柜，對資質原件及復印件進行分類存放，確保存放環境安全、干燥、通風。2.資質檔案應建立電子臺賬，詳細記錄資質文件的名稱、編號、頒發日期、有效期、領取時間、歸還時間、使用部門及用途等信息，便于查詢和管理。3.定期對資質檔案進行盤點，核對紙質檔案與電子臺賬的一致性，如發現差異應及時查明原因并進行處理。4.資質原件應嚴格限制接觸人員，未經批準，任何人不得擅自查閱、借閱或復印資質原件。5.對于已過期或不再使用的資質文件，保管部門應按照公司檔案管理規定進行妥善處理，確保資質信息的安全銷毀。四、資質復印件的使用流程（一）申請1.使用部門如需使用公司資質復印件，應填寫《公司資質復印件使用申請表》（以下簡稱《申請表》），詳細注明使用用途、使用期限、所需份數等信息。2.《申請表》應由使用部門負責人簽字確認，并加蓋部門公章。3.將填寫完整的《申請表》提交至保管部門。（二）審批1.保管部門收到《申請表》后，應首先對申請信息進行初步審核，檢查申請內容是否完整、準確，使用用途是否合理。2.對于一般性業務的資質復印件使用申請，保管部門負責人可直接審批；對于涉及重要業務、大額合同、重大項目投標等情況的申請，應提交公司分管領導進行審批。3.審批人應在《申請表》上簽署審批意見，明確是否同意使用以及使用的具體要求和注意事項。（三）領取1.使用部門憑審批通過的《申請表》到保管部門領取資質復印件。2.保管部門在發放資質復印件時，應與使用部門辦理交接手續，雙方在《資質復印件領取登記表》上簽字確認領取日期、份數、文件名稱等信息。3.如使用部門需要對資質復印件進行蓋章，保管部門應按照規定的蓋章流程進行操作，確保蓋章清晰、位置準確，并在蓋章后進行登記。（四）使用1.使用部門應嚴格按照申請用途使用資質復印件，不得擅自更改使用用途或擴大使用范圍。2.在使用過程中，應妥善保管資質復印件，防止丟失、損壞或被盜用。如因特殊情況需要臨時轉借他人使用，必須提前向保管部門報告，并辦理相關轉借手續。3.使用部門應對資質復印件的使用情況進行記錄，包括使用時間、地點、使用人等信息，以備日后查詢和核對。（五）歸還1.使用完畢后，使用部門應及時將資質復印件歸還保管部門，并在《資質復印件領取登記表》上注明歸還日期。2.保管部門在收到歸還的資質復印件后，應進行認真核對，檢查復印件是否完整、有無損壞或涂改等情況。如發現問題，應及時與使用部門溝通核實，并要求使用部門做出書面說明。3.對于不再使用的資質復印件，保管部門應按照公司檔案管理規定進行整理歸檔，確保資質信息的妥善保存。五、資質復印件的保密管理（一）保密責任1.公司全體員工均有保守公司資質信息秘密的義務，不得向任何無關人員泄露公司資質復印件的內容及使用情況。2.使用部門在使用資質復印件過程中，應采取必要的保密措施，防止資質信息被不當獲取或使用。3.保管部門應加強對資質復印件的保密管理，嚴格控制接觸資質文件的人員范圍，確保資質信息的安全。（二）保密措施1.資質復印件應存放在安全可靠的地方，如專門的檔案柜或保險柜，并設置必要的防盜、防火、防潮等設施。2.在使用資質復印件時，應盡量減少復印件的傳遞范圍，如需多人使用，應采取專人傳遞或集中使用的方式，避免資質信息在傳遞過程中泄露。3.對于涉及公司商業秘密或敏感信息的資質復印件，使用部門應在使用完畢后及時銷毀，不得隨意丟棄或留存。4.嚴禁通過互聯網、電子郵件等方式傳輸公司資質復印件，如因工作需要必須傳輸，應采取加密傳輸等安全措施，并確保接收方具備相應的保密條件。（三）違規處理1.如發現員工違反本制度規定，泄露公司資質信息秘密，公司將視情節輕重給予相應的紀律處分，包括警告、罰款、降職、辭退等。2.如因員工違規行為給公司造成經濟損失或其他不良影響的，公司將依法追究其法律責任，并要求其承擔相應的賠償責任。六、監督與檢查（一）定期檢查1.保管部門應定期對資質復印件的保管情況進行自查，檢查資質檔案的完整性、準確性，以及資質復印件的使用登記情況等。2.公司內部審計部門應定期對公司資質復印件管理制度的執行情況進行審計檢查，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）不定期抽查1.公司領導或相關部門負責人有權不定期對公司資質復印件的使用和保管情況進行抽查，了解制度執行情況，發現問題及時糾正。2.對于抽查中發現的違規行為，應按照本制度規定進行嚴肅處理，并及時通報公司全體員工，以起到警示作用。七、附則（一）解釋權本制度由公司[解釋部門名稱]負責解釋。（二）修訂與廢止1.本制度將根據國家法律法規、公司業務