旅游接待結算管理制度一、總則1.目的為了加強公司旅游接待業務的結算管理，規范結算流程，確保公司財務數據的準確性和及時性，保障公司利益，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及旅游接待業務的部門及相關工作人員，包括但不限于市場部、接待部、財務部等。3.基本原則合法性原則：結算活動必須遵守國家法律法規和財務制度。準確性原則：確保結算數據真實、準確、完整，避免出現錯誤或遺漏。及時性原則：按照規定的時間節點完成結算工作，不得拖延。清晰性原則：結算流程和賬目應清晰明了，便于查詢和核對。二、旅游接待業務流程1.業務洽談市場部或相關業務部門與客戶就旅游接待需求進行溝通洽談，明確接待標準、行程安排、人數、費用等細節，并形成初步的業務意向。業務人員應及時將洽談情況反饋給接待部，以便做好接待準備工作。2.接待安排接待部根據業務洽談結果，制定詳細的接待計劃，包括車輛調度、酒店預訂、餐飲安排、導游服務等。在接待過程中，接待部應密切關注客戶需求，及時調整接待安排，確?？蛻魸M意度。3.費用確認接待工作完成后，接待部應及時與客戶核對各項費用，確保費用明細準確無誤。如客戶對費用有異議，接待部應與客戶協商解決，必要時可請市場部協助溝通。4.結算申請接待部根據費用確認結果，填寫《旅游接待結算申請表》，詳細列出各項費用明細、金額、結算方式等信息，并附上相關的業務單據，如發票、合同、行程單等?！堵糜谓哟Y算申請表》經接待部負責人審核簽字后，提交至財務部。5.財務審核財務部收到《旅游接待結算申請表》后，對申請內容進行審核。審核內容包括費用的合理性、發票的真實性、結算方式的合規性等。如發現問題，財務部應及時與接待部溝通，要求其補充或更正相關信息。審核無誤后，財務部在申請表上簽字確認。6.結算執行根據財務審核結果，財務部按照約定的結算方式進行結算。如采用銀行轉賬方式結算，財務部應及時提供準確的收款賬戶信息，確?？铐楉樌劫~。如采用現金結算，財務部應在規定的時間內安排專人與客戶進行現金交接，并辦理相關手續。三、結算內容及標準1.交通費用車輛租賃費用：根據實際租賃車輛的車型、天數、公里數等計算，以租賃合同約定的價格為準。機票費用：按照實際購買機票的價格結算，如有折扣或優惠，應提供相關憑證。2.住宿費用酒店住宿費用：根據預訂酒店的房型、入住天數等計算，以酒店實際收取的費用為準。如需升級房型或增加住宿天數，應提前與客戶溝通并取得同意，費用按照實際發生額結算。3.餐飲費用餐飲費用應根據接待標準和實際用餐人數進行結算，包括早餐、午餐、晚餐等。如有特殊餐飲需求，如特色餐、會議茶歇等，應提前與客戶確認費用標準，并按照實際發生額結算。4.導游服務費用導游服務費用根據導游的工作天數、服務質量等計算，以導游服務合同約定的價格為準。如因客戶原因導致導游服務時間增加或服務內容變更，應相應調整導游服務費用。5.其他費用其他與旅游接待業務相關的費用，如景點門票、活動策劃費、物料費等，應按照實際發生額結算，并提供相關發票或憑證。四、結算方式1.銀行轉賬對于金額較大的結算款項，原則上采用銀行轉賬方式進行結算。財務部應在收到客戶付款后的[X]個工作日內，將款項轉入公司指定的銀行賬戶，并及時與客戶核對轉賬信息。2.現金結算對于金額較小或客戶要求采用現金結算的款項，可采用現金結算方式。現金結算應在雙方約定的時間和地點進行，由財務部安排專人與客戶進行現金交接，并開具收款收據。收款收據應注明收款日期、金額、用途、付款人等信息，并加蓋公司財務專用章。3.支票結算在符合相關規定的情況下，可采用支票結算方式。財務部應在收到客戶支票后的[X]個工作日內，將支票存入銀行，并及時與客戶核對支票到賬情況。五、結算周期1.短期結算對于單次旅游接待業務，結算周期一般為接待工作完成后的[X]個工作日內。接待部應在規定時間內提交結算申請，財務部應在收到申請后的[X]個工作日內完成審核并進行結算。2.長期合作客戶結算對于與公司有長期合作關系的客戶，可根據雙方約定的結算周期進行結算，如每月、每季度或每半年結算一次。具體結算周期應在合作協議中明確約定。六、結算審批流程1.接待部初審接待部負責人收到《旅游接待結算申請表》后，應對申請內容進行初審，重點審核費用明細的準確性、業務單據的完整性以及與客戶溝通的情況。初審無誤后，在申請表上簽字確認。2.財務部審核財務部收到經接待部初審的《旅游接待結算申請表》后，對費用的合理性、發票的真實性、結算方式的合規性等進行審核。審核過程中如發現問題，應及時與接待部溝通，要求其補充或更正相關信息。審核無誤后，財務部在申請表上簽字確認。3.分管領導審批財務部審核通過的《旅游接待結算申請表》，應提交至分管領導進行審批。分管領導應對結算金額、業務情況等進行全面審查，審批通過后在申請表上簽字。4.總經理審批對于金額較大或涉及重要客戶的旅游接待結算申請，還需提交總經理進行審批。總經理根據公司整體業務情況和財務狀況進行最終決策，審批通過后在申請表上簽字。七、結算檔案管理1.檔案內容旅游接待結算檔案應包括《旅游接待結算申請表》、相關業務單據（如發票、合同、行程單等）、結算憑證（如銀行轉賬記錄、現金收款收據等）以及其他與結算相關的資料。2.檔案整理財務部應定期對旅游接待結算檔案進行整理，按照結算時間順序進行編號，并將相關資料裝訂成冊。3.檔案保管結算檔案應妥善保管，保存期限按照公司財務檔案管理制度執行。一般情況下，結算檔案應保存[X]年，以備后續查詢和審計使用。4.檔案查閱因工作需要查閱結算檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，經相關領導審批后，方可查閱。查閱檔案時應在指定地點進行，不得擅自復印、拍照或帶出檔案資料。八、監督與檢查1.內部審計公司內部審計部門應定期對旅游接待結算業務進行審計，檢查結算流程的執行情況、費用的合理性、結算數據的準確性等。對于審計中發現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.財務檢查財務部應加強對旅游接待結算業務的日常檢查，定期對結算賬目進行核對，確保結算工作的規范和準確。如發現異常情況，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。3.客戶反饋公司應重視客戶對旅游接待結算工作的反饋意見，及時處理客戶提出的問題和投訴。對于客戶反饋的結算問題，應認真調查核實，并將處理結果及時反饋給客戶。九、違規處理1.對于在旅游接待結算工作中違反本制度規定的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰對于因工作失誤導致結算數據錯誤或延誤的，給予責任人警告處分，并責令其及時糾正錯誤。對于故意虛報費用、偽造業務單據等違規行為，除追回違規款項外，給予責任人記過以上處分，并視情節嚴重程度追究其法律責任。對于因違規操作給公司造成經濟損失的，責任人應承擔相應的賠償責任。