公司收發(fā)聯(lián)系函管理制度一、總則1.目的為了規(guī)范公司收發(fā)聯(lián)系函的管理流程，提高公司內(nèi)部溝通效率，確保信息傳遞的準(zhǔn)確性、及時性和有效性，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門之間以及公司與外部單位之間收發(fā)聯(lián)系函的管理。3.定義收發(fā)聯(lián)系函是指公司各部門之間或公司與外部單位之間就工作事項、業(yè)務(wù)往來、信息溝通等進行書面交流的文件。包括但不限于公函、便函、通知、報告、請示、批復(fù)等。4.管理原則準(zhǔn)確性原則：聯(lián)系函內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、清晰地表達事項，避免模糊、歧義或錯誤信息。及時性原則：收發(fā)聯(lián)系函應(yīng)及時處理，確保信息傳遞的及時性，避免因延誤造成工作影響。完整性原則：聯(lián)系函應(yīng)包含必要的信息，如標(biāo)題、編號、主送單位、正文、附件、落款等，確保內(nèi)容完整。合規(guī)性原則：收發(fā)聯(lián)系函應(yīng)符合國家法律法規(guī)、公司規(guī)章制度以及相關(guān)業(yè)務(wù)要求。5.職責(zé)分工行政部門負責(zé)制定、修訂和完善公司收發(fā)聯(lián)系函管理制度。負責(zé)公司收發(fā)聯(lián)系函的統(tǒng)一編號、登記、歸檔和保管工作。負責(zé)對公司內(nèi)部各部門之間收發(fā)聯(lián)系函的傳遞和跟蹤，確保及時送達和處理。負責(zé)對公司與外部單位之間收發(fā)聯(lián)系函的收發(fā)、登記、轉(zhuǎn)辦和歸檔工作。各部門負責(zé)本部門收發(fā)聯(lián)系函的起草、審核、簽發(fā)和發(fā)送工作。負責(zé)接收并及時處理來自其他部門或外部單位的聯(lián)系函，確保工作的順利開展。負責(zé)對本部門收發(fā)聯(lián)系函的整理和歸檔工作，定期移交行政部門。二、聯(lián)系函的起草與審核1.起草要求內(nèi)容明確：聯(lián)系函應(yīng)主題明確，內(nèi)容具體，針對性強，避免無關(guān)內(nèi)容或冗長表述。格式規(guī)范：參照公司公文格式要求，使用統(tǒng)一的紙張、字體、字號和排版方式。語言簡潔：文字簡潔明了，表達準(zhǔn)確，避免使用生僻詞匯、模糊用語或歧義性語句。邏輯清晰：按照合理的邏輯順序組織內(nèi)容，先闡述背景和目的，再說明事項和要求，最后明確結(jié)論或下一步行動。2.審核流程部門內(nèi)部審核：聯(lián)系函起草完成后，起草人所在部門負責(zé)人應(yīng)進行審核，重點審核內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，格式是否規(guī)范，語言是否通順，邏輯是否清晰等。審核通過后，在聯(lián)系函上簽署審核意見并簽名。跨部門審核：涉及多個部門的聯(lián)系函，起草部門應(yīng)組織相關(guān)部門進行聯(lián)合會審，共同審核聯(lián)系函內(nèi)容，確保各部門之間的工作銜接和協(xié)調(diào)一致。審核通過后，各相關(guān)部門負責(zé)人在聯(lián)系函上簽署審核意見并簽名。終審：重要的聯(lián)系函或涉及公司重大事項的聯(lián)系函，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理終審。終審?fù)ㄟ^后，在聯(lián)系函上簽署終審意見并簽名。三、聯(lián)系函的編號與登記1.編號規(guī)則公司收發(fā)聯(lián)系函采用統(tǒng)一的編號規(guī)則，編號格式為：[公司簡稱][年份][序號]。例如：[ABC公司][20XX][001]，其中“ABC公司”為公司簡稱，“20XX”為年份，“001”為序號，序號按照自然順序依次編排。2.登記內(nèi)容行政部門應(yīng)建立《公司收發(fā)聯(lián)系函登記簿》，對每一份聯(lián)系函進行詳細登記。登記內(nèi)容包括編號、收（發(fā)）文日期、收（發(fā)）文單位、標(biāo)題、密級、正文、附件、處理情況等。收文登記時，應(yīng)注明聯(lián)系函的來源渠道，如郵寄、專人送達、電子郵件等；發(fā)文登記時，應(yīng)記錄聯(lián)系函的發(fā)送方式，如郵寄、專人送達、電子郵件等，并填寫收件單位的詳細地址、聯(lián)系人及聯(lián)系電話等信息。四、聯(lián)系函的發(fā)送與傳遞1.發(fā)送方式郵寄：對于重要的、需要留存書面證據(jù)的聯(lián)系函，應(yīng)采用郵寄方式發(fā)送。選擇具有良好信譽的快遞公司，并確保快遞單上填寫的信息準(zhǔn)確無誤。在郵寄聯(lián)系函時，應(yīng)留存快遞單號，并及時跟蹤快遞送達情況。專人送達：對于緊急且重要的聯(lián)系函，可安排專人送達。專人送達時，應(yīng)填寫《聯(lián)系函送達回執(zhí)》，由收件人簽字確認收到聯(lián)系函，并注明簽收日期。電子郵件：對于一般性的、時效性要求較高的聯(lián)系函，可通過電子郵件發(fā)送。發(fā)送電子郵件時，應(yīng)在郵件主題中注明聯(lián)系函的編號和標(biāo)題，并在郵件正文中粘貼聯(lián)系函的掃描件或電子文檔。同時，應(yīng)記錄郵件發(fā)送的時間、收件人郵箱地址等信息。在發(fā)送電子郵件后，應(yīng)及時與收件人確認是否收到郵件，確保信息傳遞的準(zhǔn)確性。2.傳遞流程發(fā)文傳遞：行政部門收到已審核簽發(fā)的聯(lián)系函后，應(yīng)按照規(guī)定的發(fā)送方式及時進行發(fā)送。對于需要多個部門傳閱的聯(lián)系函，行政部門應(yīng)按照傳閱順序依次傳遞給各部門，并做好傳閱記錄。傳閱記錄應(yīng)包括傳閱部門、傳閱人、傳閱日期等信息。收文傳遞：行政部門收到外部單位或其他部門發(fā)來的聯(lián)系函后，應(yīng)及時進行登記，并按照聯(lián)系函的內(nèi)容和要求，迅速轉(zhuǎn)交給相關(guān)部門辦理。對于需要多個部門會辦的聯(lián)系函，行政部門應(yīng)組織相關(guān)部門進行協(xié)商處理，并跟蹤會辦進度，確保工作順利推進。五、聯(lián)系函的處理與反饋1.處理要求及時處理：各部門收到聯(lián)系函后，應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)進行處理，不得拖延。一般情況下，應(yīng)在收到聯(lián)系函后的[X]個工作日內(nèi)給予回復(fù)或處理意見。認真辦理：承辦部門應(yīng)認真對待聯(lián)系函所涉及的事項，按照要求進行辦理，并確保辦理結(jié)果符合規(guī)定和實際情況。對于需要多個部門協(xié)同辦理的聯(lián)系函，主辦部門應(yīng)主動牽頭組織協(xié)調(diào)，相關(guān)部門應(yīng)積極配合，共同推進工作。明確回復(fù)：回復(fù)聯(lián)系函時，應(yīng)針對來函內(nèi)容進行明確答復(fù)，不得避重就輕或含糊其辭。回復(fù)內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，并加蓋本部門公章或公司公章。2.反饋流程承辦部門反饋：承辦部門處理完聯(lián)系函后，應(yīng)及時將處理結(jié)果反饋給行政部門。反饋方式可采用書面回復(fù)、電子郵件、電話溝通等形式，但重要事項應(yīng)采用書面回復(fù)，并加蓋本部門公章。行政部門跟蹤：行政部門收到承辦部門的反饋后，應(yīng)及時進行跟蹤和督促，確保聯(lián)系函所涉及的事項得到妥善處理。對于未能按時反饋或處理結(jié)果不符合要求的部門，行政部門應(yīng)及時進行提醒和協(xié)調(diào)，必要時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。歸檔保存：行政部門應(yīng)將聯(lián)系函的處理結(jié)果及相關(guān)資料進行整理歸檔，以便日后查閱和參考。歸檔內(nèi)容包括聯(lián)系函原件、處理過程中的往來文件、回復(fù)函件等。六、聯(lián)系函的保密管理1.密級劃分根據(jù)聯(lián)系函的內(nèi)容敏感程度和重要性，將聯(lián)系函劃分為絕密、機密、秘密三個密級。絕密：涉及公司核心商業(yè)秘密、重大決策、重要客戶信息等，一旦泄露將對公司造成極其嚴(yán)重損失的聯(lián)系函。機密：涉及公司重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、技術(shù)資料、內(nèi)部管理規(guī)定等，泄露后可能對公司業(yè)務(wù)發(fā)展產(chǎn)生較大影響的聯(lián)系函。秘密：涉及公司一般性業(yè)務(wù)信息、工作安排、人事變動等，泄露后可能對公司工作秩序或形象造成一定影響的聯(lián)系函。2.保密措施人員管理：接觸和處理涉及保密內(nèi)容聯(lián)系函的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。同時，公司應(yīng)加強對相關(guān)人員的保密教育和培訓(xùn)，提高保密意識。文件管理：對涉及保密內(nèi)容的聯(lián)系函，應(yīng)嚴(yán)格按照密級要求進行保管，存放于專門的保密文件柜中，并設(shè)置必要的安全防護措施。查閱和借閱保密聯(lián)系函時，應(yīng)履行嚴(yán)格的審批手續(xù)，確保文件的安全。傳遞管理：傳遞涉及保密內(nèi)容的聯(lián)系函時，應(yīng)采用專人送達、加密郵寄或加密電子郵件等安全可靠的方式，并確保傳遞過程中的保密性。嚴(yán)禁通過普通郵寄、公共網(wǎng)絡(luò)等不安全渠道傳遞保密信息。銷毀管理：對于不再需要留存的涉及保密內(nèi)容的聯(lián)系函，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀人、聯(lián)系函編號及標(biāo)題等信息。七、聯(lián)系函的歸檔與保管1.歸檔范圍公司收發(fā)的各類聯(lián)系函，包括公函、便函、通知、報告、請示、批復(fù)等，均應(yīng)進行歸檔。聯(lián)系函的附件、處理過程中的往來文件、回復(fù)函件等相關(guān)資料，也應(yīng)一并歸檔。2.歸檔要求歸檔的聯(lián)系函應(yīng)保持原件的完整性和真實性，不得擅自修改、涂抹或刪除。歸檔文件應(yīng)按照編號順序進行排列，并編制相應(yīng)的目錄，便于查閱和檢索。對于電子文檔形式的聯(lián)系函，應(yīng)進行備份存儲，并確保存儲介質(zhì)的安全性和可靠性。同時，應(yīng)建立電子文檔索引，方便快速查找和使用。3.保管期限聯(lián)系函的保管期限根據(jù)其重要程度和性質(zhì)確定，一般分為長期保管和短期保管。涉及公司核心業(yè)務(wù)、重大決策、重要歷史資料等重要聯(lián)系函，應(yīng)長期保管，保管期限為[X]年。一般性的聯(lián)系函，保管期限為[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)行政部門審核同意，可按照規(guī)定的程序進行銷毀。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查行政部門負責(zé)定期對公司收發(fā)聯(lián)系函的管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括聯(lián)系函的起草、審核、編號、登記、發(fā)送、處理、反饋、歸檔等環(huán)節(jié)。監(jiān)督檢查可采用定期檢查和不定期抽查相結(jié)合的方式進行。定期檢查每[季度/半年/年度]進行一次，不定期抽查根據(jù)工作需要隨時進行。對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時發(fā)出整改通知，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。2.考核機制公司將收發(fā)聯(lián)系函的管理工作納入部門績效考核體系，對在聯(lián)系函