合同檔案信息化管理制度一、總則（一）目的為加強公司合同檔案管理，提高合同檔案信息化水平，確保合同檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在業務活動中簽訂的各類合同檔案的信息化管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則：合同檔案由公司指定的檔案管理部門統一進行信息化管理，確保檔案的完整性和一致性。2.全程管理原則：對合同從起草、審批、簽訂、履行到終止的全過程進行檔案管理，實現合同檔案的全程跟蹤和動態管理。3.安全保密原則：采取有效的安全保密措施，確保合同檔案信息不泄露、不被篡改，保障公司的商業秘密和合法權益。4.便于利用原則：優化合同檔案信息化管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司各項工作提供及時、準確的檔案支持。二、合同檔案信息化管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善合同檔案信息化管理制度，明確工作流程和標準。2.負責合同檔案的收集、整理、掃描、存儲、保管和利用等信息化管理工作。3.建立合同檔案信息化管理系統，確保系統的安全穩定運行，及時更新和維護檔案數據。4.對各部門合同檔案信息化管理工作進行指導、監督和檢查，定期組織培訓，提高相關人員的業務水平。5.負責合同檔案的統計分析工作，為公司決策提供數據支持。（二）合同承辦部門職責1.負責本部門合同的起草、審核、簽訂、履行等工作，并及時將合同紙質文本及相關資料移交檔案管理部門。2.按照檔案管理部門的要求，對合同進行分類整理，確保合同資料的齊全、完整。3.協助檔案管理部門做好合同檔案的信息化錄入工作，提供準確的合同信息。4.嚴格遵守合同檔案信息化管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉讓合同檔案。（三）信息技術部門職責1.負責提供合同檔案信息化管理所需的技術支持和保障，確保系統的正常運行和數據安全。2.協助檔案管理部門進行系統功能優化和升級，滿足合同檔案管理工作的不斷發展需求。3.負責制定和實施系統安全策略，防范網絡攻擊、數據泄露等安全風險。三、合同檔案的收集與整理（一）收集范圍公司各部門簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、技術合同、借款合同等。（二）收集要求1.合同承辦部門應在合同簽訂后[X]個工作日內，將合同紙質文本一式兩份及相關附件（如補充協議、變更協議、授權委托書等）移交檔案管理部門。2.合同紙質文本應字跡清晰、內容完整，簽字蓋章齊全。附件應與合同正文相關聯，能夠反映合同的全貌。3.對于電子合同，合同承辦部門應按照檔案管理部門的要求，及時將電子合同及相關數據移交，并確保數據的真實性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循合同的形成規律，保持合同之間的有機聯系，按照合同類別、時間順序等進行分類整理。2.每份合同應單獨裝訂成冊，合同附件應附在相應合同正文之后，并按照附件順序依次排列。3.對于合同較多的部門，可以按照一定的標準進行細分，如按照項目名稱、客戶名稱等進行分類，便于查找和管理。（四）整理方法1.編號：檔案管理部門對每份合同進行編號，編號應具有唯一性，便于識別和查詢。編號規則為：[年份][部門代碼][合同順序號]，例如：202301001，表示2023年公司01部門的第1份合同。2.編目：編制合同檔案目錄，目錄應包括合同編號、合同名稱、簽訂日期、合同金額、對方單位名稱、合同承辦部門等信息。目錄應打印成冊，并與合同檔案一同存放。3.裝訂：將合同文本及附件按照編目順序依次排列，左側裝訂，裝訂應牢固、整齊，便于翻閱。四、合同檔案的掃描與存儲（一）掃描要求1.檔案管理部門應及時對收集到的合同檔案進行掃描，掃描分辨率應不低于[X]dpi，確保掃描圖像清晰可讀。2.掃描圖像應保持合同原文的完整性，包括簽字蓋章頁、附件等，不得遺漏任何內容。3.對于合同中的重要頁面（如涉及關鍵條款、金額、期限等），應進行單獨掃描，并標注頁碼。（二）存儲格式掃描后的合同檔案應以電子文檔形式存儲，存儲格式應為常用的PDF格式，確保文檔的通用性和穩定性。（三）存儲方式1.建立合同檔案專用存儲服務器，采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設備進行數據存儲，確保數據的安全性和可靠性。2.對合同檔案數據進行定期備份，備份數據應存儲在異地，以防止因自然災害、硬件故障等原因導致數據丟失。3.按照合同檔案的分類和編號，建立清晰的文件夾結構，將掃描后的合同文檔存儲在相應的文件夾中，便于查找和管理。五、合同檔案信息化管理系統（一）系統功能1.合同檔案錄入：支持合同基本信息（如合同編號、名稱、簽訂日期、金額、對方單位等）的錄入，以及合同正文、附件的上傳。2.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按合同編號、名稱、簽訂日期、對方單位等進行檢索，方便快速查找所需合同檔案。3.權限管理：設置不同的用戶角色和權限，確保只有授權人員能夠訪問和操作合同檔案信息，保障信息安全。4.統計分析：對合同檔案數據進行統計分析，生成各類報表，如合同簽訂數量、金額統計報表，合同履行情況報表等，為公司決策提供數據支持。5.流程管理：實現合同從起草、審批、簽訂到履行的全過程信息化管理，記錄每個環節的操作時間、人員等信息，便于跟蹤和監督。（二）系統操作流程1.用戶登錄：合同承辦部門、檔案管理部門等相關人員使用各自的賬號和密碼登錄合同檔案信息化管理系統。2.合同錄入：合同承辦部門人員在系統中錄入合同基本信息，并上傳合同正文及附件。錄入完成后，提交審核。3.審核流程：合同錄入提交后，按照公司合同審批流程進行審核。審核人員在系統中對合同進行審核，并填寫審核意見。審核通過后，合同進入檔案管理環節。4.檔案存儲：檔案管理部門人員對審核通過的合同進行掃描，并將掃描后的文檔存儲在系統中，同時更新合同檔案狀態。5.檔案檢索與利用：授權人員根據需要在系統中檢索合同檔案，進行查閱、下載等操作。（三）系統維護與更新1.信息技術部門負責合同檔案信息化管理系統的日常維護和技術支持，確保系統的穩定運行。2.定期對系統進行檢查和評估，根據公司業務發展和管理需求，及時對系統功能進行優化和升級。3.做好系統數據的維護工作，包括數據備份、恢復、清理等，確保數據的準確性和完整性。六、合同檔案的利用與借閱（一）利用原則1.合法合規原則：合同檔案的利用應符合國家法律法規和公司相關規定，不得用于非法目的。2.權限管理原則：嚴格按照用戶權限進行合同檔案的利用，未經授權人員不得訪問和使用合同檔案信息。3.登記備案原則：對合同檔案的利用情況進行登記備案，記錄利用時間、人員、用途等信息，便于追溯和管理。（二）利用方式1.在線查閱：授權人員通過合同檔案信息化管理系統在線查閱合同檔案，系統應記錄查閱時間和人員信息。2.下載打印：根據工作需要，經審批后，授權人員可以下載合同檔案的電子文檔，并進行打印。下載和打印的合同檔案應妥善保管，不得隨意傳播和泄露。3.復制摘抄：如需復制或摘抄合同檔案內容，應經檔案管理部門負責人批準，并在指定地點進行。復制摘抄的內容應與原件一致，不得擅自篡改。（三）借閱流程1.借閱申請：因工作需要借閱合同檔案的人員，應填寫《合同檔案借閱申請表》，注明借閱合同編號、名稱、借閱期限、用途等信息，并提交所在部門負責人審批。2.審批：部門負責人對借閱申請進行審核，簽署意見后報檔案管理部門負責人審批。檔案管理部門負責人根據申請情況，決定是否批準借閱。3.借閱登記：經批準后，檔案管理部門人員對借閱的合同檔案進行登記，記錄借閱時間、人員、合同編號等信息，并向借閱人員發放合同檔案。4.借閱歸還：借閱人員應在規定的借閱期限內歸還合同檔案，檔案管理部門人員對歸還的合同檔案進行檢查，如無損壞、丟失等情況，辦理歸還手續。如發現問題，應及時查明原因，并追究借閱人員的責任。七、合同檔案的安全與保密（一）安全措施1.建立健全合同檔案信息化安全管理制度，加強對系統、網絡、存儲設備等的安全管理。2.安裝防火墻、入侵檢測系統等安全防護軟件，防范網絡攻擊和惡意軟件入侵。3.定期對合同檔案數據進行備份，并將備份數據存儲在異地安全場所，防止數據丟失。4.對系統操作人員進行安全培訓，提高安全意識，規范操作流程，防止因操作失誤導致數據泄露或損壞。（二）保密措施1.嚴格控制合同檔案信息的訪問權限，根據工作需要設置不同的用戶角色和權限，確保只有授權人員能夠訪問和操作合同檔案信息。2.對涉及公司商業秘密和敏感信息的合同檔案，應采取加密存儲、傳輸等措施，防止信息泄露。3.與接觸合同檔案信息的人員簽訂保密協議，明確保密責任和義務，加強對保密人員的管理和監督。4.在合同檔案利用和借閱過程中，嚴格遵守保密規定，不得將合同檔案信息泄露給無關人員。八、合同檔案的銷毀（一）銷毀條件1.合同履行完畢，且無留存價值的。2.因法律法規、政策調整等原因，合同不再具有法律效力，且無留存必要的。3.經公司領導批準，需要銷毀的其他合同檔案。（二）銷毀流程1.鑒定：檔案管理部門定期對合同檔案進行清理和鑒定，確定需要銷毀的合同檔案清單。2.審批：將需要銷毀的合同檔案清單報公司領導審批，經批準后方可進行銷毀。3.銷毀實施：檔案管理部門按照審批意見，組織對合同檔案進行銷毀。銷毀方式可以采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式，確保合同檔案信息無法恢復。4.記錄備案：對合同檔案的銷毀過程進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息，并將記錄備案，以備查閱。九、監督與檢查（一）監督部門公司設立合同檔案信息化管理監督小組，由檔案管理部門、審計部門、法務部門等相關人員組成，負責對合同檔案信息化管理工作進行監督檢查。（二）檢查內容1.合同檔案信息化管理制度的執行情況，包括合同檔案的收集、整理、掃描、存儲、利用、借閱、銷毀等環節。2.合同檔案信息化管理系統的運行情況，包括系統功能是否正常、數據是否準確完整、安全措施是否到位等。3.各部門合同檔案信息化管理工作的開展情況，是否按照規定及時移交合同檔案、協助做好信息化錄入等工作。（三）檢查方式1.定期檢查：監督小組定期對合同檔案信息化管理工作進行全面檢查，檢查周期為每[X]個月一次。2.不定期抽查：根據工作需要，監督小組不定期對合同檔案信息化管理工作的某個環節或某個部門進行抽查。3.專項檢查：針對合同檔案信息化管理工作中出現的問題或重點事項，開展專項檢查，深入查找原因，提出改進措施。（四）問題整改1.對于檢查中發現的問題