旅游公司采購管理制度一、總則（一）目的為規范旅游公司采購管理工作，確保采購活動的順利進行，保障公司業務的正常開展，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有采購活動，包括但不限于旅游產品采購、物資采購、服務采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和公司相關規定。2.效益原則：在保證采購質量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。3.公開透明原則：采購過程應公開、公正、透明，接受公司內部監督。4.誠實守信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系。二、采購組織與職責（一）采購部門1.采購部經理負責采購部的整體管理工作，制定采購工作計劃和目標。審核采購申請，制定采購策略和預算。管理采購團隊，監督采購工作的執行情況。協調與其他部門的關系，解決采購過程中的問題。2.采購專員根據采購申請，尋找、篩選、評估供應商。與供應商進行商務談判，簽訂采購合同。跟進采購訂單的執行情況，確保按時、按質、按量到貨。收集、整理采購相關信息，建立供應商檔案。（二）其他部門1.需求部門根據業務需要，提出采購申請，明確采購需求。參與采購過程中的技術、質量等方面的評審。協助采購部門驗收采購物資或服務。2.財務部門審核采購預算，監督采購資金的使用。負責采購合同的付款審核和支付。對采購成本進行核算和分析。3.質量控制部門參與采購物資或服務的質量檢驗和驗收工作。對采購質量問題進行調查和處理。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據業務需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物資或服務的名稱、規格、數量、質量要求、預計采購時間等信息。2.《采購申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部經理對采購申請進行審核，評估采購的必要性、合理性和可行性。2.對于金額較大或重要的采購項目，需提交公司領導審批。3.經審批通過的采購申請，由采購部門安排采購工作。（三）供應商選擇與評估1.采購專員根據采購申請，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行初步篩選，收集其資質證明、業績情況、產品質量、價格水平、售后服務等信息。3.組織相關部門對篩選后的供應商進行實地考察或評估，填寫《供應商評估表》。4.根據評估結果，確定合格供應商名單，并建立供應商檔案。（四）采購談判與合同簽訂1.采購專員與選定的供應商進行商務談判，就采購價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款達成一致。2.根據談判結果，起草采購合同，明確雙方的權利和義務。3.采購合同經法務部門審核后，提交公司領導簽字蓋章。4.將簽訂后的采購合同副本分發給相關部門，作為采購執行和監督的依據。（五）采購訂單下達1.采購專員根據采購合同，填寫《采購訂單》，明確采購物資或服務的詳細信息、交貨時間、交貨地點等。2.《采購訂單》經采購部經理審核后，發送給供應商。（六）采購執行與跟蹤1.供應商按照采購訂單的要求組織生產或提供服務，并及時反饋生產進度和預計交貨時間。2.采購專員定期跟蹤采購訂單的執行情況，與供應商保持溝通，協調解決可能出現的問題。3.如遇供應商無法按時交貨或出現質量問題，采購專員應及時采取措施，如催促供應商加快進度、要求更換產品或服務等，并向采購部經理匯報。（七）驗收與付款1.采購物資或服務到貨后，需求部門組織質量控制部門等相關人員進行驗收。2.驗收合格后，填寫《驗收單》，并提交至采購部門。3.采購部門根據《驗收單》和采購合同，辦理付款申請手續。4.財務部門對付款申請進行審核，審核通過后按照合同約定支付貨款。四、采購預算管理（一）預算編制1.采購部門根據公司年度經營計劃和業務需求，編制年度采購預算草案。2.年度采購預算草案應包括采購項目、采購金額、采購時間等詳細信息，并經相關部門審核。3.財務部門對采購預算草案進行匯總和平衡，報公司領導審批后確定年度采購預算。（二）預算執行1.采購部門應嚴格按照年度采購預算執行采購工作，不得超預算采購。2.如因業務發展需要調整采購預算，需由需求部門提出申請，經采購部門和財務部門審核后，報公司領導審批。（三）預算監控與分析1.財務部門定期對采購預算的執行情況進行監控，及時發現和解決預算執行過程中出現的問題。2.采購部門應定期對采購預算的執行情況進行分析，總結經驗教訓，提出改進措施，不斷提高預算管理水平。五、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門定期對采購過程中可能存在的風險進行識別，如供應商違約風險、質量風險、價格波動風險、法律風險等。2.針對識別出的風險，分析其產生的原因和可能造成的影響。（二）風險評估1.采用定性與定量相結合的方法，對識別出的風險進行評估，確定風險的等級。2.根據風險評估結果，制定相應的風險應對策略。（三）風險應對1.供應商違約風險選擇信譽良好、實力較強的供應商，并在采購合同中明確違約責任。定期對供應商進行評估和考核，及時發現和解決供應商可能出現的問題。建立供應商備用機制，如尋找多家供應商，以應對供應商突發違約情況。2.質量風險在采購合同中明確質量標準和驗收條款，加強對采購物資或服務的質量檢驗和驗收。要求供應商提供質量保證文件，如質量認證證書、檢測報告等。對出現質量問題的供應商進行嚴肅處理，如扣除貨款、終止合作等。3.價格波動風險關注市場價格動態，與供應商協商簽訂價格調整條款，如采用固定價格、浮動價格等方式。建立價格預警機制，當市場價格波動較大時，及時調整采購策略。4.法律風險采購合同應符合法律法規的要求，確保合同的合法性和有效性。加強對采購人員的法律培訓，提高其法律意識和風險防范能力。遇到重大法律問題時，及時咨詢公司法律顧問或專業律師。六、采購績效評估（一）評估指標1.采購成本：采購物資或服務的實際采購價格與預算價格的差異率。2.采購質量：采購物資或服務的驗收合格率。3.采購效率：采購訂單的按時交貨率、采購周期等。4.供應商管理：供應商的滿意度、供應商投訴率等。（二）評估方法1.定期收集采購相關數據，如采購發票、驗收報告、供應商反饋等。2.根據評估指標，對采購績效進行量化評估，計算各項指標的得分。3.采用自評、上級評價、相關部門評價等相結合的方式，綜合評估采購人員的工作績效。（三）評估結果應用1.將采購績效評估結果與采購人員的薪酬、獎金、晉升等掛鉤，激勵采購人員提高工作績效。2.根據評估結果，總結采購工作中的經驗教訓，提出改進措施，不斷優化采購管理流程。七、采購檔案管理（一）檔案內容1.采購申請文件，包括《采購申請表》及相關審批文件。2.采購合同，包括采購合同文本、補充協議等。3.采購訂單，包括《采購訂單》及相關變更記錄。4.供應商資料，包括供應商資質證明、評估報告、合作記錄等。5.驗收文件，包括《驗收單》、質量檢驗報告等。6.付款憑證，包括發票、付款申請單、付款記錄等。7.其他與采購相關的文件，如談判記錄、會議紀要等。（二）檔案整理與歸檔1.采購專員負責采購檔案的整理和歸檔工作，確保檔案資料的完整性和準確性。2.按照檔案管理的要求，對采購檔案進行分類、編號、裝訂，并建立電子檔案目錄。3.采購檔案應妥善保管，保存期限按照公司檔案管理制度執行。（三）檔案查閱與借閱1.公司內部人員因工作需要查閱采購檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，經部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.因特殊情況需要