oem代工采購管理制度一、總則（一）目的為規范公司OEM代工采購活動，確保采購工作的順利進行，保障產品質量，降低采購成本，提高公司經濟效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有OEM代工采購項目，包括原材料采購、零部件采購、生產設備采購等相關采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及相關政策要求。2.公平公正原則：在采購過程中，應公平對待所有供應商，確保采購活動公正透明。3.質量優先原則：優先選擇能夠提供高質量產品和服務的供應商，確保所采購的產品符合公司要求。4.成本效益原則：在保證產品質量的前提下，通過合理的采購策略降低采購成本，提高公司經濟效益。5.誠實守信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系，確保采購活動的順利進行。二、采購流程（一）采購需求提出1.生產部門：根據生產計劃和訂單需求，提前向采購部門提交采購申請，詳細說明所需采購物品的名稱、規格、數量、交貨時間等信息。2.其他部門：如研發部門、銷售部門等因工作需要提出采購需求時，應填寫采購申請單，并經部門負責人審核后提交給采購部門。（二）采購申請審批1.采購部門：收到采購申請后，對申請內容進行初步審核，包括采購需求的合理性、必要性、預算等方面。2.財務部門：審核采購申請的預算情況，確保采購費用在公司預算范圍內。3.分管領導：對采購申請進行審批，根據公司實際情況決定是否批準該采購申請。（三）供應商選擇與評估1.供應商開發采購部門根據采購需求，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，收集其基本信息，包括公司概況、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。2.供應商評估采購部門組織相關人員對篩選后的供應商進行實地考察和評估，評估內容包括供應商的生產環境、質量管理體系、生產設備、人員素質等方面。要求供應商提供樣品，進行質量檢測和試用，評估其產品質量是否符合公司要求。與供應商進行商務談判，了解其價格、交貨期、付款方式等方面的情況，并進行綜合評估。3.供應商選擇根據供應商評估結果，采購部門選擇合適的供應商，并與其簽訂采購合同。在選擇供應商時，應優先選擇具有良好信譽、產品質量可靠、價格合理、交貨期有保障的供應商。（四）采購合同簽訂1.合同起草：采購部門根據與供應商談判達成的協議，起草采購合同，明確雙方的權利和義務，包括采購物品的名稱、規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式、違約責任等條款。2.合同審核采購部門將起草好的采購合同提交給法務部門進行審核，確保合同條款符合法律法規要求。財務部門對合同中的付款方式、結算周期等條款進行審核，確保公司財務風險可控。其他相關部門根據各自職責對合同中涉及本部門業務的條款進行審核。3.合同簽訂：經審核通過的采購合同，由公司法定代表人或其授權代表與供應商簽訂。（五）采購訂單下達1.采購部門：根據采購合同，向供應商下達采購訂單，明確采購物品的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息。2.供應商確認：供應商收到采購訂單后，應及時確認訂單內容，并按照訂單要求組織生產和發貨。（六）采購過程跟蹤1.采購部門：定期與供應商溝通，了解采購訂單的執行情況，包括生產進度、質量控制、發貨安排等方面的情況。2.催貨：如發現供應商未能按時交貨或出現其他問題，采購部門應及時與供應商溝通，了解原因，并要求其采取措施解決問題。如供應商仍無法按時交貨，采購部門應及時向上級領導匯報，并采取相應的措施，如調整生產計劃、尋找替代供應商等。3.質量檢驗：在采購物品到貨前，采購部門應通知質量檢驗部門做好檢驗準備工作。質量檢驗部門按照相關標準和要求對采購物品進行檢驗，確保其質量符合公司要求。如發現質量問題，應及時與供應商溝通，要求其采取措施解決問題，如換貨、退貨等。（七）采購驗收1.驗收準備：采購物品到貨前，采購部門應通知相關部門做好驗收準備工作，包括制定驗收方案、準備驗收工具等。2.驗收實施質量檢驗部門按照驗收方案對采購物品進行驗收，包括外觀檢查、數量核對、質量檢測等方面的內容。其他相關部門根據各自職責對采購物品進行驗收，如生產部門對采購的原材料、零部件進行試用，確認其是否符合生產要求。3.驗收報告：驗收合格后，質量檢驗部門應出具驗收報告，說明采購物品的驗收情況。如驗收不合格，應出具不合格報告，并詳細說明不合格原因及處理建議。（八）采購付款1.發票審核：采購部門收到供應商開具的發票后，應及時進行審核，確保發票內容與采購合同一致，發票金額準確無誤。2.付款申請：采購部門根據合同約定和驗收情況，填寫付款申請單，經部門負責人審核后提交給財務部門。3.財務審核：財務部門對付款申請進行審核，包括發票審核、合同條款核對、資金安排等方面的內容。如審核通過，財務部門按照公司財務制度辦理付款手續。三、采購風險管理（一）風險識別1.市場風險：市場價格波動、原材料供應短缺等因素可能導致采購成本上升或采購物品無法按時供應。2.質量風險：供應商提供的產品質量不符合公司要求，可能導致產品質量問題，影響公司聲譽和市場競爭力。3.供應商風險：供應商破產、倒閉、違約等情況可能導致采購合同無法履行，影響公司生產經營活動。4.法律風險：采購活動可能涉及法律法規問題，如合同糾紛、知識產權糾紛等，可能給公司帶來法律風險。（二）風險評估1.采購部門：對識別出的采購風險進行評估，分析其發生的可能性和影響程度。2.相關部門：組織相關部門對采購風險進行討論和評估，共同制定風險應對措施。（三）風險應對1.市場風險應對建立市場價格監測機制，及時了解市場價格動態，合理安排采購計劃，避免因價格波動導致采購成本上升。與供應商簽訂長期合作協議，鎖定采購價格，降低市場價格波動風險。尋找多個供應商，建立供應商儲備庫，確保在原材料供應短缺時能夠及時找到替代供應商。2.質量風險應對加強對供應商的質量管理，定期對供應商進行評估和審核，確保其質量管理體系符合公司要求。要求供應商提供質量保證文件，如質量檢驗報告、產品合格證等，并在采購合同中明確質量違約責任。加強采購物品的檢驗檢測工作，嚴格按照質量標準進行驗收，確保采購物品質量符合公司要求。3.供應商風險應對對供應商進行全面的盡職調查，了解其經營狀況、財務狀況、信譽情況等，降低供應商風險。與供應商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，包括違約責任、爭議解決方式等條款，確保在供應商出現違約情況時能夠維護公司合法權益。定期與供應商溝通，了解其經營情況，及時發現潛在風險，并采取相應的措施進行防范。4.法律風險應對加強對采購人員的法律法規培訓，提高其法律意識和風險防范能力。在采購合同簽訂前，要求法務部門對合同條款進行審核，確保合同內容符合法律法規要求。建立健全合同管理制度，加強對采購合同的簽訂、履行、變更、解除等環節的管理，防范合同糾紛風險。四、采購績效評估（一）評估指標1.采購成本：包括采購價格、運輸費用、倉儲費用等方面的成本，評估采購部門是否通過合理的采購策略降低了采購成本。2.采購質量：評估采購物品的質量是否符合公司要求，是否因采購質量問題導致生產延誤或產品質量問題。3.采購效率：包括采購周期、交貨期等方面的指標，評估采購部門是否能夠及時完成采購任務，確保生產經營活動的順利進行。4.供應商管理：評估采購部門對供應商的管理水平，包括供應商開發、評估、選擇、合作等方面的工作。5.合同執行情況：評估采購合同的執行情況，包括合同簽訂、訂單下達、交貨驗收、付款等環節的執行情況。（二）評估方法1.定期評估：采購部門定期對采購績效進行評估，一般每季度或每半年進行一次。2.數據分析：通過對采購數據的分析，如采購成本、采購數量、交貨期等數據，評估采購績效。3.問卷調查：向相關部門發放問卷調查，了解他們對采購部門工作的滿意度和意見建議。4.實地考察：對供應商進行實地考察，了解采購物品的質量情況和供應商的合作情況。（三）評估結果應用1.績效獎勵：對采購績效優秀的部門和個人進行獎勵，激勵采購人員提高工作效率和質量。2.績效改進：根據評估結果，分析采購工作中存在的問題和不足，制定改進措施，不斷提高采購績效。3.人員調整：對采購績效較差的人員進行培訓和輔導，如仍無法提高績效，可考慮進行人員調整。五、采購人員管理（一）人員招聘1.招聘需求：采購部門根據工作需要，提出采購人員招聘需求，明確招聘崗位、崗位職責、任職要求等信息。2.招聘渠道：通過多種渠道招聘采購人員，如招聘網站、人才市場、校園招聘、內部推薦等。3.招聘流程發布招聘信息，吸引潛在候選人應聘。對候選人進行簡歷篩選，確定面試名單。組織面試，包括筆試、面試、實際操作等環節，全面了解候選人的專業知識、工作經驗、溝通能力、團隊協作能力等方面的情況。對面試合格的候選人進行背景調查，核實其學歷、工作經歷、信用記錄等信息。根據面試和背景調查結果，確定錄用人員，并辦理入職手續。（二）人員培訓1.培訓計劃：采購部門根據采購人員的崗位需求和職業發展規劃，制定年度培訓計劃，明確培訓內容、培訓方式、培訓時間等信息。2.培訓內容專業知識培訓：包括采購法律法規、采購流程、采購技巧、供應商管理等方面的知識。技能培訓：如談判技巧、溝通技巧、數據分析能力等方面的技能培訓。職業道德培訓：加強采購人員的職業道德教育，提高其廉潔自律意識和職業操守。3.培訓方式內部培訓：由公司內部的專業人員或邀請外部專家進行培訓。外部培訓：選派采購人員參加外部培訓機構舉辦的培訓課程。在線學習：利用網絡平臺提供的在線學習資源，讓采購人員自主學習。（三）人員考核1.考核指標：根據采購人員的崗位職責和工作要求，制定考核指標，包括工作業績、工作態度、團隊協作等方面的指標。2.考核周期：一般每半年或每年對采購人員進行一次考核。3.考核方式上級評價：由采購人員的上級領導對其工作表現進行評價。同事評價：征求采購人員同事的意見，了解其在團隊協作方面的表現。自我評價：采購人員對自己的工作表現進行自我評價。4.考核結果應用績效獎勵：根據考核結果，對表現優秀的采購人員進行獎勵。績效改進：對考核結果不理想的采購人員，制定績效改進計劃，幫助其提高工作績效。人員晉升：考核結果作為采購人員晉升的重要依據之一。（四）人員離職管理1.