子公司零星采購管理制度一、總則（一）目的為規范子公司零星采購行為，加強采購管理，提高采購效率，降低采購成本，確保采購物資和服務符合公司需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于子公司各部門及下屬分支機構的零星采購活動，包括但不限于辦公用品、辦公設備耗材、小型維修服務、日常行政用品等金額較小的采購事項。（三）基本原則1.合規性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及公司相關規定，確保采購過程合法合規。2.經濟性原則：在滿足需求的前提下，充分考慮成本效益，選擇性價比最優的物資和服務。3.及時性原則：及時響應各部門的采購需求，確保物資和服務按時供應，不影響公司正常運營。4.透明性原則：采購過程應公開、公平、公正，接受公司內部監督。二、采購職責分工（一）需求部門1.負責提出本部門的零星采購需求，詳細填寫采購申請單，注明采購物資或服務的名稱、規格、數量、用途等信息。2.對采購申請的必要性和合理性負責，并配合采購部門進行供應商選擇、采購合同簽訂及驗收等工作。（二）采購部門1.負責組織實施零星采購工作，根據需求部門提交的采購申請單，進行市場調研、供應商篩選、詢價、比價、議價等工作。2.選擇合適的供應商，簽訂采購合同或采購協議，并跟蹤合同執行情況，確保采購任務按時完成。3.建立和維護供應商檔案，定期對供應商進行評估和管理。（三）財務部門1.負責審核采購申請單及采購合同，確保采購資金的合理性和合規性。2.辦理采購款項的支付手續，對采購費用進行核算和賬務處理。3.參與采購成本的分析和控制工作。（四）驗收部門1.負責對采購物資和服務進行驗收，確保其質量、規格、數量等符合采購合同要求。2.填寫驗收報告，對驗收結果負責。如發現問題，及時通知采購部門與供應商協商解決。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據工作需要，填寫《零星采購申請單》，經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。2.《零星采購申請單》應詳細注明采購項目的名稱、規格型號、數量、預算金額、需求日期等內容。對于緊急采購需求，應在申請單上注明“緊急”字樣，并說明原因。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請單后，對其進行初步審核，檢查申請內容是否完整、合理，預算金額是否在規定范圍內。2.對于金額較小的常規采購申請（具體金額標準由子公司根據實際情況確定），由采購部門負責人直接審批；對于金額較大或特殊的采購申請，需提交子公司分管領導審批。3.審批通過后的采購申請單由采購部門留存一份，作為采購依據，其余聯次返還需求部門。（三）供應商選擇與采購實施1.采購部門根據采購申請單的要求，通過多種渠道進行供應商選擇。可參考供應商的信譽、產品質量、價格、售后服務等因素，從公司合格供應商名錄中選擇合適的供應商，也可通過市場調研開發新的供應商。2.對于多家供應商提供的相同物資或服務，采購部門應進行詢價、比價和議價。向供應商發送詢價函，要求其在規定時間內提供報價單。對比各供應商的報價、產品質量、交貨期等條件，選擇最優供應商。3.確定供應商后，采購部門與供應商簽訂采購合同或采購協議。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括物資或服務的名稱、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。4.采購部門根據采購合同的要求，跟蹤供應商的生產進度和交貨情況，確保物資和服務按時、按質、按量供應。如遇供應商無法按時交貨或產品質量問題，采購部門應及時與供應商溝通協調，采取相應的解決措施。（四）驗收與付款1.物資或服務到貨后，采購部門應及時通知驗收部門進行驗收。驗收部門按照采購合同的要求，對物資的數量、規格、質量等進行檢驗，填寫《驗收報告》。2.如驗收合格，驗收部門在《驗收報告》上簽字確認；如發現問題，應在報告中詳細注明，并及時通知采購部門與供應商協商解決。供應商根據協商結果進行補貨、換貨或退款等處理。3.財務部門根據采購合同、驗收報告及發票等相關憑證，辦理采購款項的支付手續。對于符合公司付款規定的采購業務，應在規定時間內支付貨款。4.采購部門應及時將采購合同執行情況、驗收情況等相關資料整理歸檔，以便日后查詢和審計。四、采購預算管理（一）預算編制1.子公司各部門應根據年度工作計劃和實際需求，編制本部門的零星采購預算。采購預算應明確采購項目的名稱、規格、數量、預算金額等內容，并按季度進行分解。2.采購部門匯總各部門的采購預算，結合子公司年度經營目標和財務狀況，編制子公司年度零星采購預算草案，提交至財務部門審核。3.財務部門對采購預算草案進行審核，重點審核預算的合理性、準確性和合規性。根據審核意見，采購部門對預算草案進行調整和完善，形成正式的年度零星采購預算，報子公司管理層審批。（二）預算執行與控制1.各部門應嚴格按照批準的采購預算執行采購活動，不得超預算采購。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照預算編制和審批程序辦理相關手續。2.采購部門應定期對采購預算執行情況進行分析和監控，及時發現和解決預算執行過程中存在的問題。對于預算執行偏差較大的項目，應及時向子公司管理層報告，并提出改進措施。3.財務部門負責對采購預算執行情況進行監督和檢查，確保采購資金的合理使用。對違反預算規定的采購行為，財務部門有權拒絕付款，并及時向子公司管理層匯報。五、供應商管理（一）供應商開發1.采購部門應根據公司業務發展需要，積極開發新的供應商。通過市場調研、行業推薦、網絡搜索等方式，收集潛在供應商的信息。2.對潛在供應商進行初步篩選，評估其資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面的情況。符合基本要求的供應商，列入供應商候選名單。3.采購部門組織相關人員對候選供應商進行實地考察，深入了解其生產經營狀況、質量管理體系、環保情況等。考察結束后，填寫《供應商考察報告》，提出是否選擇該供應商的建議。（二）供應商準入1.對于經考察合格的供應商，采購部門填寫《供應商準入申請表》，提交至采購部門負責人、財務部門負責人及子公司分管領導審批。2.審批通過后，采購部門與供應商簽訂《供應商合作協議》，明確雙方的權利和義務，建立合作關系。同時，將供應商信息錄入公司供應商管理系統，建立供應商檔案。（三）供應商評估與管理1.采購部門定期對供應商進行評估，評估內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務、合作配合度等方面。評估周期可根據實際情況確定，一般為每季度或每半年進行一次。2.采購人員根據日常采購業務中與供應商的合作情況，填寫《供應商評估表》。采購部門匯總評估結果，對供應商進行分類管理。對于表現優秀的供應商，給予適當的獎勵和優先合作機會；對于表現不佳的供應商，發出書面警告，要求其限期整改；如整改后仍不符合要求，取消其供應商資格。3.采購部門應定期更新供應商檔案信息，確保檔案內容的準確性和完整性。同時，關注供應商的經營狀況和市場動態，及時調整供應商管理策略。六、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應識別零星采購過程中可能存在的風險，包括但不限于供應商違約風險、質量風險、價格波動風險、法律合規風險等。2.對識別出的風險進行評估，分析其發生的可能性和影響程度。根據風險評估結果，確定風險等級，為制定風險應對措施提供依據。（二）風險應對措施1.供應商違約風險：選擇信譽良好、實力較強的供應商，簽訂詳細的采購合同，明確違約責任。加強對供應商的日常管理和監督，及時跟蹤合同執行情況，如發現供應商有違約跡象，及時采取措施進行糾正或追究其責任。2.質量風險：在采購合同中明確質量標準和驗收條款，加強驗收環節的管理。要求供應商提供質量合格證明文件，對采購物資進行嚴格檢驗。對于質量不合格的物資，及時與供應商協商退換貨或采取其他補救措施。3.價格波動風險：關注市場價格動態，與供應商協商合理的價格調整機制。對于價格波動較大的物資，可采用套期保值等方式進行風險防范。同時，合理安排采購計劃，避免因價格波動造成采購成本增加。4.法律合規風險：加強對采購人員的法律法規培訓，提高其法律意識。在采購活動中，嚴格遵守國家法律法規及公司相關規定，確保采購合同的合法性和有效性。對于重大采購項目，可咨詢公司法律顧問的意見。七、監督與審計（一）內部監督1.公司內部審計部門定期對子公司零星采購活動進行審計監督，檢查采購流程是否合規、采購合同是否有效、采購資金使用是否合理等。2.采購部門應定期向公司管理層匯報零星采購工作情況，接受管理層的監督和指導。同時，積極配合內部審計部門的審計工作，提供相關資料和信息。（二）外部審計1.子公司應按照國家法律法規和公司要求，接受外部審計機構的審計。外部審計機構將對子公司零星采購活動進行全面審計，