公司材料采購與管理制度一、總則（一）目的為加強公司材料采購管理，規范采購行為，確保采購工作的高效、有序進行，保證公司生產經營活動所需材料的及時供應，降低采購成本，提高公司經濟效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門所需各類生產材料、辦公用品、設備零部件等物資的采購管理。（三）基本原則1.按需采購原則：依據公司生產經營計劃和實際需求，合理安排采購，避免盲目采購和積壓浪費。2.質量優先原則：確保所采購材料的質量符合公司要求和相關標準，優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商。3.成本控制原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。4.廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守法律法規和公司規章制度，廉潔奉公，杜絕不正當交易。二、采購組織與職責（一）采購決策機構公司成立采購管理委員會，由公司高層領導、相關部門負責人組成。采購管理委員會負責審議和決策重大采購事項，如采購戰略、采購預算、重要供應商選擇等。（二）采購部門職責1.采購計劃制定：根據公司各部門需求計劃，結合庫存情況，編制年度、季度、月度采購計劃。2.供應商開發與管理：負責供應商的開發、篩選、評估和管理，建立供應商檔案，定期對供應商進行考核。3.采購執行：按照采購計劃和審批后的采購申請，組織實施采購活動，簽訂采購合同，跟蹤采購訂單執行情況。4.采購成本控制：通過談判、招標等方式，降低采購成本，確保采購價格合理。5.采購質量控制：協同質量部門對采購材料進行驗收，確保所采購材料符合質量要求。6.采購信息管理：及時收集、整理和反饋采購相關信息，為公司決策提供依據。（三）需求部門職責1.需求計劃提交：各部門應根據生產經營需要，提前向采購部門提交準確、詳細的材料需求計劃，包括物資名稱、規格型號、數量、需求時間等。2.采購申請審批：對本部門的采購申請進行內部審批，確保采購申請的合理性和必要性。3.參與采購過程：協助采購部門進行供應商考察、樣品確認、合同評審等工作。4.驗收與使用：負責對采購回來的材料進行驗收，并在使用過程中及時反饋質量問題。（四）財務部門職責1.采購預算審核：參與采購預算的編制和審核，確保采購資金的合理安排。2.付款審核：對采購合同的付款條款進行審核，按照公司財務制度辦理付款手續。3.采購成本分析：協助采購部門進行采購成本分析，提供相關財務數據和建議。三、采購流程（一）采購申請1.各部門根據生產經營計劃和實際需求，填寫《采購申請表》，詳細注明物資名稱、規格型號、數量、需求時間、用途等信息，并經部門負責人審核簽字后提交給采購部門。2.對于緊急采購需求，需求部門應在申請表上注明“緊急”字樣，并說明緊急原因，經部門負責人和分管領導審批后，優先安排采購。（二）采購計劃編制采購部門收到各部門的采購申請后，結合庫存情況，進行綜合分析，編制采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規格型號、數量、采購時間、預計到貨時間等內容。（三）供應商選擇與評估1.采購部門根據采購物資的特點和要求，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行初步篩選，篩選標準包括供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。3.組織相關人員對篩選后的供應商進行實地考察，了解供應商的實際情況，包括生產設備、工藝流程、質量管理體系等。4.根據考察結果，對供應商進行綜合評估，建立供應商評估檔案，評估結果分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。5.優先選擇優秀等級的供應商進行合作，對于不合格供應商，應及時淘汰，并停止與其合作。（四）采購談判與合同簽訂1.采購部門根據采購計劃和供應商評估結果，選擇合適的供應商進行采購談判。談判前應充分了解市場行情和供應商報價，制定合理的談判策略。2.采購談判應圍繞采購物資的價格、質量、交貨期、售后服務等條款進行，爭取達成雙方都能接受的協議。3.談判達成一致后，采購部門起草采購合同，合同應明確雙方的權利和義務，包括物資名稱、規格型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式、違約責任等條款。4.采購合同經采購部門負責人審核后，提交給法務部門進行法律審核，確保合同的合法性和有效性。5.法律審核通過后，采購合同由公司法定代表人或其授權代表簽字蓋章，并加蓋公司合同專用章。合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發給相關部門。（五）采購訂單下達1.采購部門根據簽訂的采購合同，向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購物資的詳細信息、交貨時間、交貨地點等要求。2.在采購訂單下達后，采購部門應及時與供應商溝通，確認訂單的接收情況，并要求供應商提供訂單回執。（六）采購跟蹤與催貨1.采購部門應建立采購訂單跟蹤機制，定期跟蹤采購訂單的執行情況，及時掌握物資的生產進度、運輸情況等信息。2.對于預計不能按時交貨的訂單，采購部門應及時與供應商溝通，了解原因，并要求供應商采取措施確保按時交貨。如供應商仍無法按時交貨，采購部門應及時向公司領導匯報，并采取相應的應急措施，如尋找替代供應商、調整生產計劃等。（七）到貨驗收1.采購物資到貨前，采購部門應提前通知需求部門和質量部門做好驗收準備。2.物資到貨后，由需求部門和質量部門共同按照合同要求和相關標準進行驗收。驗收內容包括物資的數量、規格型號、外觀質量、性能指標等方面。3.對于驗收合格的物資，需求部門應在驗收單上簽字確認；對于驗收不合格的物資，質量部門應出具不合格報告，采購部門應及時與供應商溝通，要求供應商采取換貨、補貨、退貨等措施，并承擔相應的責任。（八）付款結算1.采購物資驗收合格后，采購部門應根據合同約定，及時整理付款資料，提交給財務部門進行付款申請。付款資料包括采購合同、驗收單、發票等。2.財務部門對付款資料進行審核，審核無誤后，按照公司財務制度辦理付款手續。付款方式應根據合同約定執行，如支票、匯票、電匯等。3.在付款過程中，財務部門應嚴格控制付款進度和金額，確保公司資金安全。四、采購預算管理（一）采購預算編制1.采購部門應根據公司年度生產經營計劃和各部門需求計劃，結合市場價格走勢和歷史采購數據，編制年度采購預算。2.年度采購預算應明確各項采購物資的預算金額、預算采購時間等內容，并經采購管理委員會審議通過后執行。3.在年度采購預算的基礎上，采購部門應根據實際需求和市場變化情況，編制季度和月度采購預算調整計劃，確保采購預算的合理性和準確性。（二）采購預算執行與控制1.采購部門應嚴格按照采購預算執行采購活動，不得超預算采購。如因特殊原因需要超預算采購，應提前提交追加預算申請，經采購管理委員會審批后執行。2.財務部門應加強對采購預算執行情況的監控，定期對采購支出進行統計和分析，及時發現和糾正預算執行過程中的偏差。3.對于采購預算執行情況較差的部門，采購管理委員會應進行專項檢查，并要求其說明原因，提出改進措施。五、采購風險管理（一）市場風險1.密切關注市場價格波動和供應情況，及時收集市場信息，分析市場趨勢，制定應對市場風險的策略。2.與供應商建立長期穩定的合作關系，通過簽訂框架協議、套期保值等方式，降低市場價格波動對采購成本的影響。（二）供應商風險1.加強對供應商的管理和評估，定期對供應商進行考核，確保供應商的供貨能力和產品質量穩定。2.建立供應商備選庫，在主要供應商出現問題時，能夠及時切換到備選供應商，保證物資供應的連續性。（三）合同風險1.采購合同應明確雙方的權利和義務，避免合同糾紛和法律風險。在簽訂合同前，應進行嚴格的法律審核。2.加強對合同執行情況的跟蹤和監督，確保合同雙方嚴格履行合同條款。如發現合同執行過程中出現問題，應及時采取措施解決。六、采購監督與考核（一）采購監督1.公司內部審計部門應定期對采購活動進行審計監督，檢查采購流程是否規范、采購行為是否合法合規、采購成本是否合理等。2.設立舉報郵箱和舉報電話，接受公司員工對采購過程中違規行為的舉報。對于舉報屬實的，給予舉報人一定的獎勵，并對違規人員進行嚴肅處理。（二）采購考核1.建立采購考核